Gevinstrealisering – hva og hvorfor? En enkel innføring «En selvstendig og nyskapende kommunesektor»

Innovasjon og gevinstrealisering henger sammen Gevinster skapes når mennesker utfører tjenester og arbeidsprosesser på nye måter Gevinstrealisering handler om å drive organisasjonen gjennom en endring Identifisere gevinster, planlegge, måle/følge opp, og hente ut gevinster

Hva er gevinstrealisering? handler om aktiviteter som gjennomføres for å oppnå gevinster. Gevinst er verdier, positive effekter som oppnås ved å ta nye løsninger i bruk

Kelloggs logiske modell som grunnlag for en gevinstrealiseringsprosess INPUT/INNSATS Hva må vi gjøre og levere? OUTPUT/EFFEKT/NYTTE Hva får vi ut av det som er levert på kort og lang sikt? Når ekspertene lager en trapp - lager brukerne en sti HVORDAN kan vi oppnå dette?

Strategiske gevinster Den logiske modellen - utvidet. Og kjernen i det som gjør gevinstrealisering vanskelig Aktiviteter Leveranser Nødvendigendringer Effektmål Strategiske gevinster Visjon Det er lett å glemme disse… De aktiviteter og leveranser som gjøres enten i prosjekter eller i linjen kobles gjerne direkte mot de virkningene man ønsker at leveransene skal ha. Man glemmer ofte det må gjøres endringer i organisasjonen for å nyttiggjøre seg leveransene – for å få effekt. Organisasjonen må være i stand til å ta opp i seg de endringer som kreves for å få effekt. Dette krever forankring i linjen, og praktisk, langsiktig endringsarbeid. HVORDAN kan vi oppnå dette?

Det finnes gevinstrealiseringsmetodikk som hjelper deg med å Sikre at du realiserer de gevinstene du identifiserte ved oppstart Vurdere hvilke gevinster som er realistisk å hente ut Vurdere hva som må til for at verdier skal kunne hentes ut. Er det for eksempel behov for ekstra aktiviteter inn i tiltaket for å sikre at det er mulig å hente ut gevinstene? Vurdere om det er verdt å iverksette disse aktivitetene for å få ut resterende gevinster Vurder om dere i det hele tatt skal iverksette tiltak om man ikke får hentet ut nytten som var tiltenkt Kilde: Direktoratet for økonomistyring

Hovedkriterier for god praksis Sette mål for prosjektene(effektmål) Kartlegge berørte grupper Nullpunktsmåling Lønnsomhetsanalyse Identifisere endringstiltak for å kunne realisere gevinster Ansvar og frister for oppfølging av gevinster Måle forventede gevinster Kilde: Direktoratet for økonomistyring

Dagens tjeneste og arbeidsprosess Ny tjeneste og arbeidsprosess Gevinster kan realiseres ved å endre på tjenester og arbeidsprosesser Dagens tjeneste og arbeidsprosess Slik jobber vi i dag Ny tjeneste og arbeidsprosess Slik skal vi jobbe Endring Endring som ny måte å jobbe på medfører Gevinst Positiv effekt av endringen Kommunen benytter papirbasert kommunikasjon Kommunen innfører elektroniske PLO-meldinger Meldingsflyten digitaliseres og automatiseres Frigjort tid Bedre tjenester

Fra Veikart for tjenesteinnovasjon www.ks.no/veikart

I KS` Gevinstkokebok brukes dette som eksempler på gevinster

Gevinster kan også være Unngåtte kostnader Nye løsninger som bygger opp under f.eks investering i forebyggende tiltak Utsatt innleggelse i institusjon Tid Redusert kjøretid i hjemmetjenesten Redusert saksbehandling Kvalitet Bedre arbeidsprosesser Økt egenmestring og livskvalitet Bedre tjenester

Hvorfor? Hvordan ellers vite om vi når de målene vi har satt oss? Økt kvalitet på tjenestene og mer fornøyde innbyggere Læring og trivsel i organisasjonen

«Alle» er opptatt av gevinstrealisering «Alle» er opptatt av gevinstrealisering. Her er en hvorforanalyse fra Østre Toten kommune HVORDAN kan vi oppnå dette?

«En selvstendig og nyskapende kommunesektor» Identifisere gevinster Nullpunktsmåling Interessentanalyse Gevinstrealiseringsplan «En selvstendig og nyskapende kommunesektor»

Hvordan identifisere gevinster som kan forventes av et prosjekt Hvordan identifisere gevinster som kan forventes av et prosjekt? Seks spørsmål dere bør stille dere Hva er problemet og hva vil vi oppnå? Hvilke tiltak er relevante? Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene? Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt? Hvilket tiltak anbefales og hvorfor? Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring? «fra Utredningsinstruksen»

Hva er nullpunktet? For å måle gevinster må dere vite hvor dere starter fra Hva er dagens situasjon? Hva blir utviklingen fremover dersom ingen tiltak blir iverksatt? Ikke tenk utviklingen fremover som status quo. Forsøk å basere det på framskrivninger e.l. Utviklingen framover er referansen som resultatene skal sammenlignes med. Det skal brukes som sammenligningsgrunnlag for å identifisere og beskrive nytte- og kostnadsvirkninger i senere faser.

Når du skal planlegge gevinstrealiseringen bør du lage en interessentanalyse Identifiser de som blir berørt av endringen Beskriv hvordan interessenten blir berørt av endringen Vurder interessentens betydning for prosjektet Vurder interessentens holdning til prosjektet Beskriv hvordan interessenten skal håndteres -gjerne utfra dens påvirkningsmulighet og holdning til tiltaket/gevinstene

En gevinstrealiseringsplan bør inneholde -se også konkret eksempel under verktøy Oversikt over hvilke gevinster som skal måles og evalueres Oversikt over roller og ansvar som skal bidra til å realisere gevinstene Konkrete tiltak som anses nødvendig i organisasjonen for at gevinster kan tas ut (endringsprosesser, kompetanseheving, omorganisering etc.) Hvordan og når målingene skal utføres Oversikt over ressurser som kreves for å måle og evaluere gevinstene Nullpunktsmålinger som forbedringene vil bli vurdert ut fra

Eksempel på gevinstanalyse og gevinstrealiseringsplan i Prosjektportalen

«En selvstendig og nyskapende kommunesektor» Hvor finner du mer informasjon og gevinstrealiseringsverktøy? I Veikart for tjenesteinnovasjon: http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/veikart-for-tjenesteinnovasjon2/verktoy/ I KS Gevinstkokebok http://www.ks.no/contentassets/af1d839033564d188081b64e8eec02a8/13224-ks-kommit-gevinstkokebok.pdf «En selvstendig og nyskapende kommunesektor»