Planer for et nytt Trøndelagsarkiv Privatarkivkonferansen i Oslo 12. mars 2018 Jens Rønning IKA Trøndelag IKS

Bakgrunn Kommune- og regionreform skaper utfordringer for IKA Trøndelag pga selskapsform og økonomi Ny fylkeskommune – nye muligheter Kommunenes og fylkeskommunenes etterslep på digitale arkiver Kommunenes og fylkeskommunens behov for utvikling av digitale tjenester Utfordringer innen privatarkivområdet

IKAs utfordringer Færre og større eiere betyr reduserte inntekter Endringer i eierstruktur skal vedtas i alle kommunestyrer og i fylkestinget

Ny fylkeskommune – nye muligheter? Ny selskapsform som gir mer fleksibilitet i tilknytningsformen Et selskap som i større grad kan yte tjenester innen digitalisering og drift til kommunene Utvikling, f.eks. digitale løsninger? Felles driftsløsninger? Løsninger på utfordringer ved nytt personverndirektiv? Felles anbud og innkjøp?

Mandat gitt av fylkesrådmannen: Vedtak: Det nedsettes en prosjektgruppe som utreder og legger fram forslag om etablering av et regionarkiv for kommunal sektor i Trøndelag. Mandat: Prosjektgruppen skal utrede hvordan Trøndelag fylkeskommune kan ta en sentral rolle i etablering av en alternativ regional arkivinstitusjon for kommunal sektor i Trøndelag. Prosjektet skal utrede selskaps- og organisasjonsform, eierskapsstruktur, finansiering og oppgaver.

Prosjektorganisering: Styringsgruppe - Knut Aspås, prosjekteier Direktør for Økonomi og digitalisering i Trøndelag fylkeskommune - Petter Lindset Styremedlem i IKA Trøndelag og rådmann i Meldal kommune - Stig Roald Amundsen Rådmann Selbu kommune - Anne Mette Dørum KS-sentralt - Glenn Paulsen IKT-sjef Trøndelag fylkeskommune

Prosjektorganisering: Arbeidsgruppe: - Camilla Tveiten, prosjektleder - Sopra Steria - Stein Eriksen - Arkivleder Trøndelag fylkeskommune - Jens Rønning - IKA Trøndelag IKS Utvidet prosjektgruppe: - Britt Brevik – Ørland kommune - Knut Arild Knudsen – Trondheim byarkiv - Eva Lauglo - KS Trøndelag - Lisa Torill Christiansen – Steinkjer kommune - Synnøve Wiseth – IKA Trøndelag (tillitsvalgt)

Prosjektorganisering: Arbeidsgruppe privatarkiv: - Kristin Storvig – Trøndelag fylkeskommune - Knut Wiik – Trøndelag fylkeskommune - Turid Nilsen - MiST - Jens Rønning – IKA Trøndelag - Tone Stakvik – IKA Trøndelag

Prosjektorganisering: Referansegruppe: - IKA Øst – Børge Strand - Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane – Arnt Ola Fidjestøl - Bergen kommune – Kjetil Århus - Østfold fylkeskommune – Wibekke Skjødt Danielsen - Arkivverket – Espen Sjøvoll

Status mars 2018: Arbeidsgruppa jevnlige møter Styringsdokument Budsjett Tildelt midler fra Arkivverket, IKA og fylkeskommunen Utvidet arbeidsgruppe to møter - Utredet mulige arbeidsoppgaver

Status mars 2018: Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​   Status mars 2018: Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​ Intern-kontroll og informasjonssikkerhet​ Kurs​ Bevare​ Prosess-kartlegging​ Ordne​ Arkivplan​ Rådgiver og veileder​ Formidle​ Integrasjon​ Felles bortsettings-arkiv​  ​ BK plan​ Pådriver innen nye trender/informasjon​ Uttrekk​ Teknologi​ Saks- og arkivsystem mot fagsystemene for kommunene​ Personvern/ombud​ Tilgjengelig og utadrettet​ Kontroll og god-kjenning (data-kvalitet)​ Finansierings- og utviklingsmidler​ Digitalisering og bortsettings-arkiv​ RIS og ROS analyser​ Høringsinstans​ Vedlikehold​ Prosessdesign​ Avtaleverk​ Sikringslager​ Bistand innkjøp​

Status mars 2018: Arbeidsgruppa privatarkiv - Møte med Kultur og folkehelse 10. januar - Forankre privatarkivoppgaver som del av utredningen - Deltakere fra Kultur og folkehelse inn i prosjektgruppa - Kartlegge behov og utrede oppgaver - Samarbeidspartnere og samarbeidsformer

Status mars 2018: Koordinator​ Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​   Status mars 2018: Koordinator​ Kompetansesenter​ Depot​ Utvikling​ Drift​ Følge opp og revidere regional bevaringsplan​ ​ Vedlikeholde samhandlingsavtale​ Kurs​ Bevare papirbasert og digitalt skapt privatarkiv​ Initiativtaker og samarbeidspartner​ Ordning av arkiv​ Digitalisering​ Rådgiver og veileder​ Formidle​ Utviklingsprosjekter​  ​ Pådriver innen nye trender/informasjon​ Arkivløsninger for organisasjoner og bedrifter​ Tilgjengelig og utadrettet​ Finansierings- og utviklingsmidler​ Høringsinstans​

  Utredningsoppgaver: Utrede forvaltningsansvar, oppgaver og tjenesteportefølje Utrede selskapsform, finansiering og eierstruktur Utrede organisasjonen, dens grenser og samarbeidsflater Bestemme beslutningsløp for anbefalt nytt regionalt arkiv