Veileder i interkommunalt IKT-samarbeid Mars 2006 Om veilederen: Dokumenterte erfaringer fra prosjekter i Høykom-porteføljen er samlet. Referansegruppe av kommuner har gitt viktige innspill. Viktige fellestrekk og erfaringer er systematisert. Tilgjengeliggjort erfaringer og kunnskap i brosjyre og i nettstedet www.iktsamarbeid.no Dette er en start. Veilederen kan forbedres og videreutvikles med flere erfaringer fra nye samarbeid …

Bakgrunn – virkemiddel i fornyingsarbeidet Bl.a. Innen Høykom-porteføljen finnes mange eksempler på regionalt/inter-kommunalt samarbeid om: Bredbåndsetablering og nettdrift Drift av basis IKT-funksjoner Anvendelser knyttet til andre støttefunksjoner og til kjerneområder Etter hvert mye erfaring (selv om de færreste samarbeid har lang historie) – men lite erfaringsspredning. Kommuner under press: voksende digital kompetanse hos brukerne; økt service- og brukerorientering; digitalisering av arbeidsprosesser og bruker-dialog; IKT stadig mer ”forretningskritisk”; behov for profesjonalisering av kommunenes IKT-funksjoner Interkommunalt IKT-samarbeid som virkemiddel i fornyingsarbeidet. Problemstilling: hvordan utnytte foregangskommunenes erfaringer? Interkommunalt IKT-samarbeid som en smart strategi, i sær for små kommuner. FAD og KS: ønskelig med flere samarbeid. Initiativ til en veileder og en konferanse, som egnede virkemidler for å spre erfaringer og stimulere til flere samarbeid.

Hovedproblemstillinger knyttet til IKT-samarbeid Kommuner som vil inngå samarbeid, må stille seg følgende spørsmål: Hvorfor: Motivasjon/argumentasjon for samarbeid Hvem: Hvem skal en samarbeide med? Hvem skal delta i prosessen? Hva: Ambisjonsnivå - hva skal oppnås? Hvordan: Type prosess? Forankring. Organisering av samarbeidet Hva så: Gevinstrealisering. Videreutvikling: en dynamisk prosess.

Hvorfor IKT-samarbeid? Få til å etablere infrastruktur Kunne tilby krevende IT-tjenester Mulighet for tjenestesamarbeid og arbeidsdeling Strategiske gevinster Regional identitet Økt kvalitet Mer robust IT-drift tjenestekvalitet Høyere Lavere innkjøpskostnad (større volum) Rimeligere IT-drift (stordrift) Reduserte kostnader Utgangspunkt

Ulike tilnærminger Ovenfra og ned Bredt anlagt samarbeid, strategisk orientert ”Instrumentelt” syn på IKT-funksjonene Ett samarbeidsområde Smalt anlagt; strategisk - som en ”demonstrator” Drevet av ildsjeler på ett område Nedenfra og opp Typisk drevet av IT-ansvarlige Pragmatisk; ”vi begynner, og ser hva vi får til sammen...”

Avgjørende for valg av samarbeidsmodell Behov for politisk styring Ønske om struktur, ryddighet og gjensidig forpliktelse/langsiktighet Forhold til markedet utenfor samarbeidet De berørte ansattes rettigheter Tidsperspektiv (Kortsiktig) ad hoc samarbeid, ”pilot”, vinne erfaringer/en ting om gangen; Langsiktig men begrenset samarbeid; Omfattende og lansiktig samarbeid med sterk regional visjon; (Kortsiktig) samarbeid og samordning som oppryddingsøvelse på vei til felles outsourcing til markedsaktør Partnerskap / prosjektsamarbeid Vertskommune- samarbeid IKS AS KL §27 Lokal forankring/ styring Struktur, forpliktelse, ryddighet

Samarbeid om tjenesteproduksjon Modellvalg I praksis mange alternativer og muligheter for å kombinere (juridiske) modeller, for eksempel slik: Prosjektbasert samarbeid Funksjonssamarbeid Samarbeid om tjenesteproduksjon Verts- Kommune KL §27 Outsourcings- partner (AS) Drift av et fagsystem Drift av enkeltsystem IKS Drift av basis IT-ressurser Kommunalt eid AS Kommunikasjonstjenester

Forutsetninger og suksesskriterier I Ift samarbeidets utgangspunkt: Tradisjon for samarbeid mellom partene er ofte en fordel. Regional forankring og identitet viktig - Regionrådet kan være en sentral aktør. Lokal forankring nødvendig – både politisk og administrativt. God (bredbånds)infrastruktur mellom kommunehusene er nødvendig. Egalitet i samarbeidet: alle deltakere må oppnå gevinster. Det må være enighet om ambisjonsnivå. Samarbeidet bør ha fokus på konkrete samarbeidsområder og gevinster hele veien. Samarbeidsetableringen er krevende. Aktørene må ha vilje og evne til å gjennomføre. Ift. prosessen: Ryddige og åpne prosesser er viktig. Det er viktig løpende å forankre og involvere (alle berørte parter). Den enkelte kommune bør lære av de (samarbeidsparter) som gjør det bedre, harmoniser strategier, og sett kjepphester på stallen. Ha med tilstrekkelig fagkunnskap i planleggingen.

Forutsetninger og suksesskriterier II En god prosjektmodell er nødvendig. IKT-samarbeid utfordrer viktige områder som datasikkerhet og personvern. Involver Datatilsynet gjennom hele prosessen. Sørg for avklarte samarbeidsprinsipper, for eksempel hvordan lokaliserings-spørsmål skal håndteres. Søk råd fra de som har gjort det før. Ift valgene og beslutningene: Sørg for at partene opprettholder bestillerkompetansen i den nye modellen. Tydeliggjør de ulike rollene og hva de innebærer. Beskriv gevinstene, men undervurder ikke kostnadene. Vær bevisst på regelverkene og implikasjonene. Ift den løpende driften av samarbeidet: Behold ryddigheten i rollene eier-bestiller-utfører. Sørg for ryddige prinsipper for kostnadsfordeling. Etabler klare bestillingsrutiner, håndtering av leveringskvalitet (SLA-avtaler) og sanksjonsmekanismer. Sørg for læring: evaluer samarbeidet regelmessig.