Ledermøte 29. september 2016

Agenda 1.Godkjenning av referat fra møte nr. 4referat fra møte nr. 4 2.Økonomi – Regnskapsrapport, utestående avgifterRegnskapsrapport 3.Budsjett 2017 – Mal og prosess 4.Profilbilder – innsamling/ fotograf? 5.Epost/ arkiv- løsning – struktur? 6.Velkommen til Sagene IF kurs – status og innspill 7.Info fra daglig leder + oppfølging av tidligere vedtak

Økonomi - Regnskapsrapport Vedtak møte nr. 1: Det skal legges fram månedsrapporter på avdelingsnivå på alle LG- møter. Rapportene skal inneholde budsjettet. Regnskapsrapport pr avdeling tom august ligger vedlagt

Økonomi - Regnskapsrapport

Økonomi – utstående avgifter Vedtak møte nr. 1: LG skal få lister over utestående treningsavgifter på personnivå på alle LG- møter (Alternativ 1). Lister pr. avdeling pr. 25/9 ligger vedlagt. PS! Skal ikke distribueres!

Økonomi – utstående avgifter

Økonomi – oppfølging av vedtak Vedtak møte nr. 2: Avdelingene får frist til 15. september med å å gjennom sine saker å avgjøre: – Hvilke saker kan avdelingen selv purre opp? – Hvilke saker skal avskrives som tap? – Hvilke saker skal sendes til inkasso? Haster!

Økonomi – vedtak Regnskapsrapporten og rapport over utstående pr august tas til orientering og følges opp i det enkelte arbeidsutvalg. Avdelingslederne skal sørge for at det gis rask tilbakemelding på inkassolistene til DL. Det er enighet om at det stilles krav om at alle avdelinger skal ha en medlemsansvarlig og at alle lagledere skal delta på Klubbadmin kurs fom 1. januar 2017.

Budsjett 2017 Ny mal: I tråd med Sagene Ifs strategi har styrets AU laget en ny mal for budsjettet. Malen er laget for å forenkle budsjettarbeidet og gjøre budsjettet til et bedre styringsverktøy for avdelingene. Malen ligger i sakspapirene, den gjennomgås og forklares på møtet.

Budsjett 2017 Prosess: 1.AU møte 27/9 – vedta ny budsjettmal 2.Sende ut malen til avdelingene med frist for innlevering 1. november. 3.AU- møte 25/10 – vedta utkast til hovedlagets avdelinger 4.Styremøte 15/11 – diskutere første utkast av budsjettet i styret 5.Styremøte 13/12 – endelig budsjett vedtas

Budsjett – vedtak Avdelingslederne skal påse at forslag til budsjett for avdelingen sendes inn til fristen 1. november. Daglig leder skal bistå alle avdelinger med det de måtte trenge i budsjettarbeidet. Fotball og innebandy skal lage et budsjett for sin senioravdeling og et for sin junioravdeling.

Profilbilder Sagene IF holder på å utvikle en grafisk profil for klubben, og det er Mette Sollie som gjør jobben for oss. Status pt: – Ferdigstilt den grunnleggende profilen (logo, farger, skrifttyper/stiler….) – Laget noe materiell (lue, skjerf, flaske, plakat, banner, mappe, visittkort). For å komme videre er det behov for signatur/ profilbilder fra hver enkelt avdeling: – Minimum 300 dpi – Samtykke fra de det er bilde av, spesielt barn

Profilbilder – oppfølging vedtak Oppfølging av vedtak møte nr. 4: DL skal hente inn tilbud fra fotograf på gjennomføring av oppdraget. – Beste tilbudet hittil: 2 kvelder a 3 timer, inneidrettene ene kvelden/ uteidrettene andre kvelden, til sammen 40 bilder ferdig redigert = kr. Avdelingslederne skal fortsette arbeidet med å hente inn bilder fra sin aktivitet fram til neste LG- møte. – Status?

Profilbilder – vedtak Alle avdelinger ønsker å samle inn bilder selv, ingen avdelinger ønsker å benytte seg av tilbudet fra fotograf. Avdelingene har frist fram til siste LG- møte før jul med å sende inn sine bilder.

Epost/ arkivløsning Google Aps for bedrifter er valgt som klubbens skyløsning for arkiv og epost. Målet er at klubben skal jobbe mest mulig å flytte mest mulig over i skyen (epost, kalendere, dokumenter, arkiv, bilder….) DL vil sette opp løsningen og gjøre den klar til bruk ila høsten, og trenger da noen innspill fra avdelingene: – Hvem/ hvilke roller hos deg trenger sageneif.com adresse? – Hvem/ hvilke roller hos deg trenger tilgang til hvilke dokumenter? – Hvilke kalendere har dere behov for og hvem/ hvilke roller bør ha tilgang til å endre dem? – Hvordan bør mappestrukturen se ut? – Hva tenker dere at skal/ må arkiveres?

Epost/ arkivløsning Vedtak 25/8: Avdelingslederne skal diskutere spørsmålene i eget arbeidsutvalg. Saken settes opp for ny diskusjon på møte i ledergruppa 29. september. Innspill avdelingene? Forslag til struktur ligger vedlagt

Epost/ arkiv løsning – vedtak Forslag til struktur for oppsett av epost/ arkivløsning i Google Aps vedtas. Innspill: – Det skal lages sageneif.com adresser til alle med roller i klubben, adressen skal knyttes til rolle og ikke til navn. – DL skal lage overordnet mappestruktur og bestemme hvem som har tilgang til denne. Avdelingene skal selv bestemme struktur i egen mappe og hvem som har tilgang til den. – De kalenderne vi har i dag skal overføres til Google Aps. – DL skal utarbeide en oversikt over hva som skal arkiveres.

Velkommen til Sagene IF Styrets arbeidsutvalg: Utvikle kurs for nye tillitsvalgte Kursplan vedtatt – fair-play, identitet, lover og regler…. Inger (sjef), Einar og DL jobber med saken – se vedlagte tanker Første kurs kjøres 18. oktober. Inger trenger innspill fra avdelingene.

Velkommen til Sagene IF – vedtak Fair- play kortet er bra, men ordet ”inkludere” bør byttes ut med noe enklere og det bør komme klarere fram at reglene gjelder alle. Avdelingslederne skal påse at samtlige tillitsvalgte i deres avdeling får tilbud om å delta på en av de to oppsatte kursene i høst. Det er enighet om at kurset gjøres obligatorisk for tillitsvalgte fom 1. januar 2017.

Info fra daglig leder 1.Info fra styret - Protokoll fra AU – møte 27/9 ligger her.her 2.Strategi – Artikkel status publisert, i mål med Voldsløkka nordArtikkel status 3.Kursplanen høsten 2016 – viktige kurs fremover!Kursplanen høsten Skoleprosjektene – Søknad KUD, møte Lilleborg skole. 5.Neste styre/ AU- møte 25/10 – saker til agendaen? 6.Neste LG- møte 31/10 – saker til agendaen?

To- do! 1.Levere budsjett for 2017 innen 1. november 2.Sende inn kandidat til sportslig utvalg innen 1. september 3.Sende inn gjennomgang av inkassosaker innen 15. september. 4.Gjennomgå regnskapsrapporten i ditt eget arbeidsutvalg. 5.Purre på de medlemmene som ikke har betalt. 6.Informere egne tillitsvalgte om kursene i kursplanen og sørge for at de som har behov for det deltar på kurs. 7.Undersøke om det finne midler til skoleprosjektet i egen særkrets/ forbund. 8.Legge inn avdelingens aktivitet i årshjulet til Sagene IF innen 1. november. 9.Diskutere spørsmålene knyttet til nytt arkiv/ epostsystem i egen avdeling og ta med innspillene på ledermøtet 29. september. 10.Finne fram profilbilder for avdelingen til LG- møte 29. september. 11.Sette opp sakene om anti- doping policy og hvordan fylle alle verv i eget arbeidsutvalg.