Saksgangen i ansettelsessaker Pr oktober 2011

Ansettelsessak/rekruttering En ansettelsessak skal dokumentere ansettelsesprosessen og at: - lover og retningslinjer blir fulgt - ansettelsen følger formelle prosedyrer - ansettelsen kan begrunnes - stillingen har et klart definert innhold - innsyn blir sikret i offentlige ansettelser.

 Første punkt er å opprette en arkivsak i EDB Sak og Arkiv ESA. Dette er referansen i Visma Enterprise HRM. Hver ansettelsessak defineres som èn arkivsak.  Ansettelsessaken er forløperen til det som skal bli en personalmappe  Innholdet i en ansettelsessak kan omfatte følgende:

 Vedtak/korrespondanse om opprettelse av stilling – stillingsvurdering/kravspesifikasjon  Stillingsannonse  Søknader med vedlegg  Bekreftelse for mottatte søknader (kvitteringsliste fra HRM)  Søkerliste – utvidet og forenklet  Innkalling til intervju  Notater/vurderinger fra intervjuet

 Uttale fra tillitsvalgte og evt. andre uttaleinstanser  Referanser / konsulentvurderinger  Innstilling/ansettelsesvedtak  Uttalelser om ansettelsen  Tilbud om ansettelse  Bekreftelse/avslag fra søker som fikk tilbud  Orientering til øvrige søkere om at stillingen er besatt  Eventuelt klage på ansettelsen

Journalføring av ansettelsessaker  Det meste av korrespondanse/dokumentasjon blir registrert i Visma Enterprise HRM. Dette fagsystemet er imidlertid ikke godkjent av Riksarkivaren og følgende MÅ registreres i Sak og arkivsystemet ESA:  Annonsen  Forenklet søkerliste (offentlig)  Utvidet søkerliste (u.off. alle søkere inkl. CV)  Administrativ ansettelse (innstilling)  Den øvrige dokumentasjonen arkivlegges i saken og følger bevaring/kassasjonsrutine beskrevet lenger nede.

Journalføring av lederstillinger  Når det utlyses lederstillinger skal i tillegg alle søknadene journalføres.  I Telemark fylkeskommune er følgende stillinger definert som lederstillinger: Fylkesrådmannen og hans/hennes lederteam i tillegg til virksomhetsledere.

Når den foretrukne kandidaten har akseptert tilbudet og tiltrådt, opprettes personalmappe og følgende overføres til den:  Søknad med vedlegg  Tilbud om ansettelse  Svar på stillingstilbudet  Husk kopi av annonsen til personalmappen (trenger ikke journalføres)

SaksarkivPersonalarkiv Arkivsak i emnebasert arkivArkivsak i objektarkivet Ansettelsessak: Personalmappe: Utlysningstekst Kopi av annonsen Søknaden (u.off. ofl §25)Søknaden med vedlegg (u.off. ofl §25) Søkerliste Foreløpig svar om mottatt søknad og eventuelt tidspunkt for avgjørelse (kvitteringsliste) Eventuelle innkallinger til intervju Ansettelsessvedtak – innstilling Uttalelse fra tillitsvalgte Brev til søkerne om resultatetBrev til søkeren om resultatet av ansettelsen av ansettelsen Svarbrev fra søker Aksept fra søker

Bevaring / kassasjon av ansettelsessaker Følgende skal alltid bevares etter at dokumentasjon er overført personalmappe: annonse, søkerlister (utvidet), innstilling og søknader til de 3 øverste kategorier i organet. For Telemark fylkeskommune betyr det fylkesrådmannen og hans/hennes lederstab i tillegg til virksomhetsledere. Øvrige søknader og annen dokumentasjon som ikke har rettslig verdi kasseres etter 10 år. Vedlegg til søknader kan kasseres evt returneres når ansettelsessaken avsluttes.

Når ansettelse allikevel ikke trår i kraft I slike tilfelle bør man bevare korrespondansen som sier noe om hvorfor det ikke ble noe av. Det samme gjelder stillinger man bestemmer seg for å opprette/lyse ut for deretter å trekke de tilbake.

TELEMARK FYLKESKOMMUNE Hvor finner man TFK sine regler og rutiner? Slusa På finner man arkiv og journalføringsrutiner. Her ligger også link til det mest aktuelle regelverk som berører arkiv.