Oppstart og avslutning av prosjekter Prosjektleder Olav Torp Ass.prosjektleder Tor Inge Johansen

Kjøreplan Innledning –Bakgrunn og mål –Deltagere Prosessen Resultater –Forskningsrapport –Tips og råd til prosjektleder inkl. CD

Bakgrunn ” Oppstart av prosjekter er en kritisk fase, og den oppleves av mange som svært ustrukturert, til tross for de erfaringene som gjøres fra gang til gang. Søkelyset rettes mot hvordan man kan sikre en best mulig oppstart av prosjekter, uavhengig av fag og bransjer.” Vedtak i styremøte 11.juni 2002 å gjennomføre prosjekt med følgende problemstilling: ”Finne ut hvordan man kan sikre en god oppstart av prosjekter.”

Målsetning:  etablere en generisk oppstartprosess for prosjekter  lage noen enkle hjelpemidler på noen prioriterte konkrete fokusområder innen oppstart av prosjekter  produsere en forskningsrapport til NSP som beskriver forskningsprosessen, og begrunnelser for valg i denne prosessen

Målgruppe og leveranser Målgruppen for prosjektet er prosjektledere i organisasjoner innen Norsk Senter for Prosjektledelse, og andre prosjektledere som har utfordringer med oppstart av prosjekter. Leveransene fra prosjektet er følgende: 1.En rapport som beskriver forskningsprosessen i prosjektet 2.Et produkt som gir tips og råd til effektiv prosjektoppstart 3.En elektronisk versjon av dette produktet som i tillegg inneholder linker til eksempler på metoder og beskrivelser

Arbeidsgruppen Prosjektleder, Olav Torp, NTNU Ass. Prosjektleder Tor Inge Johansen, Statoil Frode Grini, Telenor Lars G. Fredheim, Thales Agnar Johansen, PTL

Avgrensning 1 Prosjektoppstart er en prosess som starter med at prosjektleder blir rekruttert, og som ender ut i et styringsdokument, samt forankring av dette i prosjektteamet. Prosjektoppstart Prosjektet har valgt følgende tilnærming:

Avgrensning 2 Avslutning er interessant i den grad det gir input til oppstarten Prosjekt 1Avslutning Prosjekt 2Avslutning Prosjekt 3Avslutning OppstartProsjekt nAvslutning

Prosessen

Hjelpemidler i deltakerbedriftene Statoil Telenor Thales PTL

Produkter 1.En forskningsrapport 2.Et temahefte med tittel ”Tips og råd til effektiv prosjektoppstart” 3.En elektronisk versjon av 2. på cd/intranett

Resultater En generisk framstilling av oppstartprosessen 6 fokusområder innen prosjektoppstart Tips og råd innen de 6 fokusområdene

Plangrunnlaget Avklaring av status Usikkerhet Usikkerhets- oversikt Interessenter Oversikt over interessenter Prosjektmål Fornuftige målformu- leringer Organisasjon Hensikts- messig organisering Styrings- dokument Utvikle styringssystem Prosjektoppstart

Resultatet fra oppstartprosessen bør være et styringsdokument hvor følgende elementer bør være vurdert:  Prosjektbeskrivelse  Mål  Gjennomføringsstrategi  Kontraktsstrategi  Budsjett  Struktur og planer for framdrift  Rapporteringssystem  Usikkerhetsfaktorer  Kvalitetssystem  Organisasjon og ledelse  Ressurser i form av deltakere og evt. styringsgruppe  Avtale(r)  Arkiv  Prosedyrer  Forankring av planer og mål i organisasjonen  Motivasjon og felles forståelse av prosjektet som skal gjennomføres

Dette gir 6 fokusområder Prosjektgrunnlaget Usikkerhet Interessenter Prosjektmål Organisering Plan og styringssystem

For hvert fokusområde er definert: 1.En generell beskrivelse av området 2.Noen kjernespørsmål som ses på som sentrale å ha gode svar på 3.Suksessfaktorer 4.En tabell med sentrale aktiviteter og eksempler på verktøy/tips og råd

Følgende er også berørt: Hvordan prosessen gjennomføres –Prosessleder eller ikke? Oppstart av andre prosesser –Arbeider på byggeplass –HMS på byggeplass Arena for gjennomføring –Kick-off møte(r) –Oppgavestyringssystem

Tips og råd til effektiv prosjektoppstart