Foto: Geir Hageskal Bevare eller kaste? – Dokumenthåndtering i Trondheim kommune Bevaring- og kassasjonskartlegging IKA Finnmark, , Eirik Andersen Trondheim byarkiv 1

Agenda  Presentasjon av Trondheim kommunes prosjekt ”bevare eller kaste” Bakgrunn Prosess Metoder/ verktøy Erfaringer så langt 2

”Bevare eller kaste”  Treårig prosjekt med midler bevilget av Rådmannen i Trondheim.  Ett av flere prosjekter knyttet til innføring av ny registrerings- og arkivløsning i Trondheim kommune  Ca. 200% personalressurs  Bruker ”prosjektveiviseren” (Difi) 3

Bakgrunn  Riksarkivarens forskrift kapittel IV Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv Endret 1. februar 2014  Kommunereform  Nye it-løsninger på enhetene  Ny registrerings- og arkivløsning i Trondheim kommune 4

Ny registrerings- og arkivløsning ARKIV Generell saksbehandlings løsning Journal (OEP, etc.) SAK-/ARKIV: ESA ARKIV FAGSYSTEM TK-ARKIV Noark-5 kjerne

Hvorfor trenger vi en b/k plan?  Sikre ”bevis”, forvalte kunnskap  Lette fremfinning og vedlikehold  Med tanke på fremtiden – ikke fortiden Fremtidige it-løsninger Anskaffelser  Effektivisere saksbehandling, forbedre arkivhold Digitaliseringshåndbok  Kartlegging – vel så viktig som vurdering 6

Riksarkivarens forskrift  Kap. IV: Felles bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner – skapt etter 1950  Bestemmelsene er funksjonsbaserte Funksjoner, aktiviteter, transaksjoner  Tar utgangspunkt i bevaringsformålene F1 – F4 (Bevaringsutvalgets rapport)  Veileder med generell innføring, råd, merknader og caser 7

Riksarkivarens forskrift  Kommunen kan bestemme at materiale som i henhold til denne forskriften ikke skal langtidsbevares, skal kasseres (§ 4-4)  Kommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper  Vurdere tilstrekkelig oppbevaringstid i henhold til: Egne administrative behov Borgernes dokumentasjonsbehov Bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring 8

Definisjoner  Bevaring: Arkivmateriale blir tatt vare på for uoverskuelig fremtid og avlevert til arkivdepot  Arkivbegrensning: Materiale som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, arkiveres ikke  Kassasjon: Arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og tilintetgjort  Merbevaring: bevaring av arkivmateriale som det i henhold til regelverket (Riksarkivarens forskrift) er tillatt å kassere 9

Bevaring eller Kassasjon?  Dokumenter som arkiveres må enten bevares eller kasseres.  Noen dokumenter skal bevares for all ettertid (Riksarkivarens krav).  Noen dokumenter kan bevares for all ettertid (Kommunens avgjørelse).  Noen dokumenter skal bevares i en begrenset periode, f. eks. regnskapsbilag (5 år), og kommunen kan i mange tilfeller selv vurdere hvor lenge den har behov for en gitt type dokumentasjonen.  Etter at bevaringsperioden er over skal disse dokumentene kasseres, det vil si tilintetgjøres på forskriftsmessig måte. 10

Aktiviteter 11

Verktøy: registreringsskjema 12

Arbeidsflyt 13

Det vi undersøker  Hva slags dokumentasjonen skapes, og hvor finnes den?  Arkivering / arkivbegrensning  Journalføring  Klausulering  Bevaring Bevaringsplikt (jf. Riksarkivarens forskrift) Merbevaring (F1, F2, F3, F4)  Kassasjon Bevaringstid 14

Journalføre? Arkivere? Bevare? 15 Journalføringsplikt Arkivplikt Bevaringsplikt Arkivplikt: Arkivlova §§ 2b, 6 og arkivforskriften § 3-19 Dokument som enten er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Journalføringsplikt: Arkivforskriften §2-6 og Offentleglova §10 Inn- eller utgående saksdokumenter som både er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Bevaringsplikt: Arkivlova §9, Riksarkivarens forskrift kap. IV

Bevaringsformål- og kriterier 16 Formål 1 (F1):Formål 2 (F2):Formål 3 (F3):Formål 4 (F4): Dokumentere offentlige organers funksjoner i samfunnet Bevare informasjon om forhold i samfunnet og samfunnsutviklingen Dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og hverandre Dokumentere arkivskapende virksomheters rettigheter og plikter i forhold til andre instanser Kriterier Administrativt nivå Saksbehandlingstype Saksbehandlingsledd Ekstraordinære aktiviteter Pionervirksomhet Primær-/ internfunksjon i virksomheten Kriterier Tidsspenn/ kontinuitet Omfang Informasjonstetthet, tematisk variasjon Lenkbarhet Kvalitative egenskaper (Alder) Kriterier Saksbehandlingens konsekvenser Hjemmelsgrunnlag Kriterier Administrative og driftsmessige behov

Dokument Arkivplikt? Nei Bevares iht. forskrift? Journalførings plikt? Skjerming? Ja Bevares for ettertiden Ja Skal ikke i arkiv Bevares i en gitt periode – deretter kasseres Nei F1, F2 Merbevares F3, F4

Søkbar versjon

Metode Arbeidsmetode testes og kvalitetssikres gjennom:  arbeid med egne enheter  nasjonalt samarbeid med KS i ”beste praksis”- prosjekt for dokumenthåndtering i Barnevernet  erfaringer fra andre prosjekter, utvalg og veiledninger 19

Erfaringer  Oppgaveløsning går på tvers av enheter og systemer. Klarer vi å fange opp alt? Funksjon? System? Organisasjon?  Forskriften er uklar på en del punkter Gjenspeiler ikke oppgaveløsningen  Vi deler resultater, erfaringer og malverk  Vi ønsker tilbakemelding og deling av andres erfaringer.

Mer informasjon Takk for oppmerksomheten!