1 Generelle krav og formål med arkivplan Bodø 18.04.2012 Øivind Kruse.

Presentasjon om: "1 Generelle krav og formål med arkivplan Bodø 18.04.2012 Øivind Kruse."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Generelle krav og formål med arkivplan Bodø 18.04.2012 Øivind Kruse

2 2 Agenda  Arkivplan iht. regelverket  Riksarkivarens mal for arkivplan  Hvordan jobbe med arkivplan, og realisere dens idé

3 3 Det handler om kontroll  Et offentlig organ er opprettet for å utføre et forvaltningsoppdrag hjemlet i lov o Arkivdanningen skal først og fremst understøtte dette formålet o Kravene fra arkivmyndigheten kommer i tillegg  Men det er ingen motsetning mellom disse to hensynene  Påstand: Enhver virksomhet må ha ett eller annet system for internkontroll o Telle pølser når dagen starter og slutter, og kontrollere hvor mye penger som ligger i kassa mot hva som burde vært der o Større, mer komplekse virksomheter trenger systemer som er noe mer sofistikerte

4 4 Dokumentasjon er sentralt

5 5 Arkivplan er pålagt, og den skal bevares  Arkivforskriften § 2-2 o Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.  Arkivforskriften § 3-20 o Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: g)arkivplanar

6 6 Arkivplan - innhold  Arkivforskriften § 2-6 fjerde ledd o Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført oversyn over dei systema som blir nytta til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte.  Arkivforskriften § 2-14 om anna elektronisk materiale o For elektroniske register og databasar krevst det ikkje arkiveksemplar på papir. Men systema som dei inngår i, skal vere godt nok dokumenterte til at materialet kan nyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap. V. Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen.

7 7 Arkivplan – innhold (2)  Arkivforskriften § 3-12 o Sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i periodar. Det skal være samsvar mellom periodeinndelinga i journalen og sakarkivet, men ein periode i elektronisk journal kan omfatte fleire periodar i sakarkivet. Arkivperiodane bør vere på minst 4 – 5 år og følgje kalenderåret. o Leiinga for organet kan fastsetje at enkelte delar av sakarkivet (t.d. personalmapper) skal haldast utanfor periodiseringa eller følgje særskilde prinsipp for periodisering. Slike unntak skal spesifiserast i arkivplanen.

8 8 Arkivplan – innhold (3)  Riksarkivarens forskrift kapittel IX o § 3-1, fjerde ledd: All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen. o § 3-2, tredje ledd: Arkivplanen skal inneholde oversikt over arkivstrukturen, herunder eventuell inndeling i arkivdeler o § 3-4 om kopibok –For arkivdeler hvor alle egenproduserte dokumenter er lagret elektronisk, kan man sløyfe papirbasert kopibok. For andre arkivdeler skal det føres komplett papirbasert kopibok, jf. arkivforskriften § 3-9. –Dersom kopiboken i henhold til første ledd sløyfes for en eller flere arkivdeler, skal dette dokumenteres i arkivplanen.

9 9 Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 3-2  Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. For bruk av Noark-baserte systemer skal instruksen blant annet spesifisere følgende: 1)hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, jf. § 3-1 2)hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes 3)dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres 4)retningslinjer for å verifisere at skanning av innkomne dokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av den originale papirversjonen 5)retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk 6)en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.  For systemer som ikke følger Noark-standarden, skal instruksen oppfylle de samme kravene så langt de er relevante.  Arkivplanen skal inneholde oversikt over arkivstrukturen, herunder eventuell inndeling i arkivdeler.

10 10 Riksarkivarens forskrift kapittel IX § 3-3 Før systemet tas i bruk, skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å administrere og ajourholde brukerrettigheter til systemet. Det skal utarbeides instruks som beskriver følgende ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av systemet: 1) ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner 2) hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere 3) ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post 4) ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering 5) operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter 6) ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen 7) dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken 8) rutiner som definerer opplegg og ansvar for: o fordeling av dokumenter, o retting av registrerte journal- og arkivopplysninger, o avskrivning av ferdigstilte dokumenter, o vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet, o registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette. 9) nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

11 11 Hvordan få arkivplanen til å oppfylle intensjonen?  Etablere egne rutiner for oppdatering av arkivplan o Arkivplanen er et levende dokument  Språklige og pedagogiske krav til arkivplan. Definere: o arkivfaglige begreper o tekniske begreper  Involvering o Hvem er den et redskap for?  Bruk av maler o Riksarkivarens maler og veiledninger (http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig- forvaltning/Arkivering/Arkivplan/Mal) o Egen mal o arkivplan.no

12 12 Arkivplanens innhold Riksarkivarens mal for arkivplan har følgende struktur. 1. Innledning 2. Egen organisasjon 3. Lover og bestemmelser 4. Sikkerhet 5. Organisering og behandling av arkiv 6. Vedlegg til arkivplanen  Arkivnøkler og oversikt over de instrukser, regler, planer mv. som gjelder for arkivarbeidet skal være med, enten som vedlegg eller i et samlet dokument.

13 13 1. Innledning  Bakgrunn og formål o Det bør sies noe om det interne formålet med arkivplanen, for eksempel at man ønsker å bruke planen til å kvalitetssikre den interne arkivforvaltningen.  Oppdatering av arkivplanen o Her skal det beskrives en rutine for regelmessig oppdatering og ajourføring av arkivplanen. Slik ajourføring må minst skje én gang i året. Det er viktig at arkivplanen regelmessig blir oppdatert i forhold til den virkeligheten som skal beskrives. De arkivplanene som er gått ut av bruk, skal arkiveres.

14 14 2. Egen organisasjon  Oversikt over egen organisasjon o Administrativ oppbygging, organisasjonskart, hovedmål, historikk, omorganiseringer, forløpere. Knytte an til arkivmaterialet  Arkivansvar og plassering av arkivarbeidet o Plassering av arkivtjenesten i organisasjonen o Har arkivet underliggende tjenestesteder? Sentralisert eller desentralisert arkivtjeneste? o Hvem har overordnet ansvar for arkivet og arkivtjenesten? o Hvem har daglig ansvar? o Arkivfaglige fora o IT, webansvarlig, saksbehandlere

15 15 3. Lover og bestemmelser  Lover o Arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven, mv. o Særlover for egen virksomhet –Arkivloven sier ingenting om at arkivdokumenter skal skapes. –Hvilke dokumentasjonskrav stilles i andre lover? (Opplæringsloven, mv.)  Forskrifter, bestemmelser og instrukser  Egne bestemmelser, instrukser og rutiner o Her gis oversikt over organets interne bestemmelser og instrukser for arkivarbeidet, herunder regler for journalføring, kassasjon, regler for forhold til presse og publikum, regler for bruk og utlån av arkivsaker, regler for behandling av gradert materiale, post- og arkivrutiner m.m.

16 16 4. Sikkerhet  Dokumentsikring og datasikkerhet o Konfidensialitet, kvalitet/integritet, tilgjengelighet 1. Generell kontroll med hvem som har lese-/skrivetilgang til de ulike elektroniske systemer. 2. Spesiell kontroll med tilgang til graderte dokumenter i elektroniske systemer. Inkludert regler for taushetsplikt 3. Den tekniske sikringen av elektronisk informasjon i institusjonen - Fysisk sikring - Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

17 17 5. Organisering og behandling av arkiv  Framfinningssystemer o Journal og journalsystemer, arkivnøkler, andre registreringssystem  Arkivbegrensning o Arkivforskriften §§ 3-18 og 3-19, samt egne regler  Bevaring og kassasjon o Oversikt over alle bk-bestemmelser som gjelder materialet  Periodisering og bortsetting o Hvilke periodiseringsprinsipp er benyttet  Bestandsoversikt

18 18 Hele arkivbestanden skal beskrives  Dagligarkivet (sakarkiv, møtebøker, protokoller, journaler, personalarkiv, regnskapsarkiv, fagsystemer, eiendomsmapper, kontrakter, foto)  Databaser inkludert systemdokumentasjon  Fremfinningssystemer  Bortsettingsarkivet  Avlevert arkiv  Overført arkiv  Kasserte eller tapte arkiver

19 19 6. Vedlegg til arkivplanen  Arkivnøkler  Avleveringslister /overføringslister  Bevarings- og kassasjonsbestemmelser  Kassasjonslister  Oversikt over taushetsbelagt arkivmateriale  Register/katalog over arkivmateriale i bortsettingsarkiv og eldre avsluttet arkiv  Skjema for bestandsoversikt  Oversikt og adresser som viser hvor arkivene fysisk er plassert  Systemdokumentasjon for alle elektroniske systemer o det skal være mulig å bruke og søke i databaser og journaler, på tilnærmet tilsvarende måte som ved daglig bruk  Instrukser, planer, mv.

20 20 Arkivplanen som redskap for planlegging og styring  Redskap for daglige rutiner - definere ansvarsforhold (også mellom arkivpersonale og saksbehandlere) - oppslagsverk  Logistikk - Redskap for periodiske oppgaver - Tid/omfang, avgjøre årlig tilvekst

21 21 Hvordan realisere arkivplanens ide?  Initiativ  Allminneliggjøring  Systematisk tilnærming  Oppfølging  Plassering av ansvar  Forankring

22 22 Ambisjonsnivå Ambisjonsnivå bestemmes selv, men 1. Minstekrav (arkivforskriften §2-2) 2. Oppfylle eksterne behov for informasjon 3. Oppfylle interne behov 4. Planleggings- og styringsverktøy

23 23 Hva avgjør ambisjonsnivået?  Ambisjonsnivået må stå i forhold til behovet  Omfang, kompleksitet  Målgruppe  Ressurser

24 24 Forutsetninger  Formulert mål for arkivplanen  Arkivplanen må være enkel å bruke  Arkivplanen må være lett å oppdatere (slik at den er oppdatert og til å stole på!)

25 25 Hva er pålagt, hva er valgfritt?  Arkivplan er pålagt, hører dermed inn under arkivansvaret i organet, toppledelse utgjør overordnet nivå, arkivleder ajourholder  Metode velges selv. Arbeidsform: hvem trekkes inn. Dokumentets form m.m. Velge ambisjonsnivå. Hvert arkiv forskjellig  Oppdatering (”til en hver tid ajourført”) Jevnlig, rutinemessig oppdatering

26 26 Overordnete prinsipp for arkivarbeid Arkivdokument blir skapt, mottatt og brukt som ledd i forretningsaktiviteter. For å understøtte forretningsdriften, etterleve legalt rammeverk og sørge for nødvendig etterprøvbarhet, bør virksomheter sørge for å skape og vedlikeholde autentiske, troverdige og anvendelige arkivdokumenter, samt å beskytte integriteten til arkivdokumentene så lenge som nødvendig. Regler for å skape og fange arkivdokumenter og metadata bør inkorporeres i alle ledd av forretningsutøvelsen hvor det er krav om at aktiviteten skal kunne dokumenteres/bevises. Langtidsplanlegging må sikre at virksomhetskritiske arkivdokumenter blir identifisert som ledd i risikoanalysen, og at de blir særlig beskyttet og kan gjenskapes ved behov.

27 27 Strategiske hensyn for arkivarbeidet  Kritisk for suksess: o Ha en klar strategisk visjon, en realistisk forståelse av hva en er i stand til å oppnå, og ha fleksibilitet til å tilpasse til endrede prioriteringer og behov o Vær opportunistisk og klar til å gripe inn o Bidra til økt verdi og yte service til brukerne o Ikke fokuser på arkivdanning som mål i seg selv, men fokuser på viktigheten av god arkivdanning for oppnåelse av virksomhetens hovedmål. Fokuser på fordeler fremfor krav.  Arkivpersonalet vil ikke lykkes hvis de ikke er i stand til å påvirke beslutningstakerne i virksomheten

28 28 Vinkling for implementeringen  Behov må forankres i ledelsen: o Må synliggjøresammenhengen mellom forretningsutøvelsen, dokumentasjonen den skaper og arkivdanningen o Må synliggjøre ekspertisen til arkivpersonalet og det bidrag de kan tilby virksomhetens måloppnåelse o Arkivdanning må bli en integrert del av virksomhetens prosesser, heller enn en atskilt støttefunksjon  Fokus på god arkivdanning som ressurs som understøtter ledelsen i å gjøre jobben sin bedre, heller enn som en slags ”revisorer” som maser om compliance. o God arkivdanning er en forutsetning for at lederne skal kunne gjøre en god jobb.

29 29 Overordnet analyse Skaffe grunnleggende informasjon om de eksisterende juridiske, administrative og økonomiske omgivelser  Lovverket virksomheten må forholde seg til o Arkivlov med forskrifter spesielt, men også offentleglova, forvaltningsloven, særlover for egen etat  Strategiplan, forretningsplan, årsrapporter, tildelingsbrev, osv. o Eiernes krav til arkivering og langtidslagring

30 30 Analyse av forretningsprosessene  Lage en hierarkisk struktur på de funksjoner, aktiviteter og transaksjoner virksomheten utøver o Nødvendig for å kunne identifisere hvilke aktiviteter og dokumenter som må fanges som arkivdokumenter o Mange av dokumentene brukt i de innledende undersøkelsene kan brukes, i tillegg til interne instrukser og rutiner som er i bruk  Godt utgangspunkt for å lage et funksjonsbasert klassifikasjonssystem

31 31 Analyse av forretningsaktiviteter  To måter å analysere på: o En hierarkisk analyse (top-down) o En prosessanalyse (bottom-up)  Følgende må identifiseres: o virksomhetens mål og strategiene for å oppnå målene o overordnete funksjoner som støtter opp under målene o aktivitetene som bidrar til å utføre funksjonene o grupper av vedvarende transaksjoner og prosesser som utgjør en aktivitet

32 32 Formål, funksjoner, aktiviteter og transaksjoner oppnås ved bidrar til virksomhetens formål består av bidrar til bidrar til består av består av kan bestå av hovedfunksjoner underfunksjoner aktiviteter transaksjoner deltransaksjoner bidrar til bidrar til Kilde: Shepherd & Yeo: Managing records (2003)

33 33 Fokus på funksjon i arkivdanningen  Bevaringsutvalgets rapport oppgir dokumentasjonsverdi som ett av de sentrale kriterier for bevaring av arkivmateriale o Arkiver har verdi fordi de dokumenterer et organs saksbehandlings- og beslutningsprosesser, dvs. funksjoner  Internasjonal teori fokuserer stadig mer på funksjonell proveniens o I Norge har vi godkjent funksjonell proveniens for utlendingsforvaltningen  Funksjonsbasert klassifikasjon o I en emnebasert nøkkel sorterer vi gjerne arkivsaker etter hva de handler om o Funksjonsbasert sorterer etter hvilke funksjoner som har skapt arkivdokumentene, hvorfor de er skapt

34 34 Funksjons- vs. organisasjonsbasert proveniens  Funksjonen (tjenesten/systemet) som arkiverer, er i økende grad frikoblet fra arkivskapende organisasjon o En funksjonsbasert arkivtjeneste vil typisk omfatte flere arkivskapere (multiproveniens) o Proveniens blir et uttrykk for de prosesser som skapte arkivdokumentene (mot tidligere: deres plass i en organisasjonsstruktur)  Hvem sitter da med dokumentasjonsansvaret? o Transaksjonstypen vil ha betydning for ansvarsplasseringen o Det stilles andre krav til forvaltningsvedtak enn f.eks. til innrapporterte målinger  Offentlige organer må ha en samlet plan for å følge opp sitt dokumentasjonsansvar o Arkivplanen må også gi oversikt over ekstern arkivering og omfatte dokumentasjonsansvaret for den 34

35 35 Eksempel: Fylkesmennene  Fylkemennene deltar i ajourhold av fagsystemer hos : o Statens landbruksforvaltning o Direktoratet for naturforvaltning o Direktoratet for sivilt beredskap o Mattilsynet o Helstilsynet o Integrerings- og mangfoldsdirektoratet o Klima- og forurensningsdirektoratet o Kunnskapsdepartementet o Utdanningsdirektoratet o Norges vassdrags- og energidirektorat o Statens naturoppsyn  Hva slags type transaksjoner er det i hvert tilfelle tale om? o Og hvilken betydning har dette for fylkesmennenes eget dokumentasjonsansvar?

36 36 Identifisere krav til arkivdokumenter  Skal finne svar på : o Hvilke arkivdokumenter virksomheten skal fange og bevare o Hvorfor virksomheten skal fange disse arkivdokumentene o Hvor lenge arkivdokumentene må bevares (retention period) o Hvilke andre karakteristika ved arkivdokumenter er nødvendige  Må baseres på en grundig analyse av overordnete krav o Handler om compliance – arkivdanning som dokumentasjon på overholdelse av juridiske krav, forretningsbehov og økonomiske krav o Uavhengig av hvordan arkivdanningen skjer, og på hvilket medium – fokus på aktivitetene og transaksjonene o Store deler av lovverket er tilpasset en elektronisk forvaltning, men i domstolene er det prinsippet om fri bevisførsel som gjelder

37 37 Identifisere krav (2)  Alle forretningsprosesser bør dokumenteres som arkivdokumenter, men hvor detaljert skal man være? o Følgende vurderinger påvirker: –Har saksbehandler mulighet for å utøve skjønn? –Hva er risikoen for søksmål, og hva må vi da kunne dokumentere? –Virkningen det har på folk, på økonomien, miljøet eller samfunnet  Hvilke versjoner skal tas vare på, og hvilke endringer i dokumentet må dokumenteres? o Intern ansvarsfordeling, dokumentasjon på beslutningsprosessen  Konklusjonene og begrunnelsene for dem må dokumenteres  Langtidsperspektivet må inn i denne analysen

38 38 Er dette vanskelig? Sunn fornuft kan og bør brukes ved all lovtolkning. Påstand: Det er mulig å kjøre bil uten å ha lest bruksanvisningen, det er også mulig å bevare dokumenter uten å ha lest alle lovene.