Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS

Presentasjon om: "Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS"— Utskrift av presentasjonen:

1 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS 09.10.2018
Før er ikke nå - eller Arkivloven som snart forsvinner (og dens forskrifter) FINF4012 Høst 2018 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS 30 min

2 Arkivloven med forskrifter
NOU 1987: 35 Samtidens arkiver samtidens kildegrunnlag NOU 1990: 7 Forsvarets arkiver 1992: Arkivloven var klar til å behandles i Stortinget … vi venta på arkivforskriften i mange år. Grunnen var at her kræsjet journalføringsplikten for organinterne notater med offentlighetsprinsippet. På 1990-tallet ble disse prinsippene debattert på høyt nivå. Arkivloven trådte i kraft i , og har ikke blitt revidert etter det (revideres nå) Arkivforskriften trådte i kraft , og har blitt (litt) revidert etter det Riksarkivarens forskrift (Behandling av offentlige arkiver) trådte i kraft , og har blitt litt endret etter det Arkivloven betraktes som den loven som er til størst hinder for digitalisering i Norge

3 Begrepene i arkivloven
§ 2.Definisjonar. I denne lova vert desse omgrepa nytta slik: a. dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring b. Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd. c. Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ. d. Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ. e. Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv. f. Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv. g. Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.

4 Arkivloven – en rammelov gjeldende fra 1.1.1999
Positivt med loven Norge har en arkivlov Riksarkivaren har en definert myndighetsrolle Den er kort og lettlest Den har stort sett ikke vært til særlig bry Negativt med loven Den ble skrevet så tidlig som i 1987/1992 Pekes på som en barriere mot digitalisering og innovasjon Det er en bevaringslov Den omfatter ikke arkivdanning «Alt» står i forskriftene Papirbasert tankesett gir papirbasert tolking

5 Arkivlovutvalget Utvalget skal beskrive de viktigste utfordringene for arkivene og hvilke dokumenter og arkiv som bør bevares. I tillegg skal det gjennomgå oppgave- og ansvarsfordelingen mellom Arkivverket, statlig forvaltning, kommunesektoren og kulturinstitusjoner. En samlet gjennomgang av arkivloven og forskriften, forslag til ny arkivlov og eventuelt forslag til endringer også i arkivforskriften NOARK-standarden skal vurderes som grunnlag for krav til digital arkivering og avlevering av digitale arkiver til Arkivverket og standardens påvirkning i arbeidet med digitalisering av offentlig forvaltning. Vurdere og gi anbefalinger om regelfesting av offentlige virksomheters bruk av skytjenester for arkivpliktig materiale. Utvalgets forslag skal være slik at arkivloven kan fungere uavhengig av hvordan offentlig virksomhet er organisert. Lovforslaget skal ha et enkelt og klart språk. Utvalget skal avgi sin utredning til Kulturdepartementet innen 1. mars 2019.

6 Arkivloven – Hva vil det være naturlig å endre?
Formål (§ 1) Bevaring «tryggja arkiv som har monaleg [= vesentlig] kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.» Er dette et godt formål? Er det tilstrekkelig?

7 Arkivloven – Hva vil det være naturlig å endre?
Kapittel II gjelder alle offentlige organ Definerer arkivansvaret (§ 6): «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Definerer Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og forvaltningens plikt til å svare (§§ 7 og 8) Definerer Riksarkivarens rett til å fastsette bevaringsregler og forvaltningens plikt til avlevering (§§ 9 og 10) De siste årene har det vært mye styr rundt § 9.Kassasjon m.m.

8 Mer om styret rundt arkivloven § 9 bokstav b
Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale: a. Avhendast. b. Førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta. c. Kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 8 til 12. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. Personregister eller delar av personregister kan i tillegg slettast etter føresegner i medhald av politiregisterloven d. Rettast på ein slik måte at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom desse har hatt noko å seia for saksførebuinga, vedtak eller anna som etter føremålet med denne lova bør kunna dokumenterast. Føresegner om sletting gjevne i medhald av §§ 8 til 11 og § 25 andre leden i helseregisterlova, gjeld likevel uinnskrenka. Offentlig arkiv i skyen JUSS OG IT: Arkivloven er i flere utredninger blitt utpekt som et tilnærmet uoverkommelig hinder for det offentliges bruk av skytjenester. Personopplysningsloven er blitt tatt bort i c og d Vurdere og gi anbefalinger om regelfesting av offentlige virksomheters bruk av skytjenester for arkivpliktig materiale.

9 FORKASTET Regjeringa vil i skystrategien:
Revidere arkivforskrifta og eventuelt delar av arkivlova for blant anna å tilpasse arkivregelverket betre til digitalisering. Som ein del av dette vil ein vurdere behov for endring slik at offentlege organ kan ta i bruk skytenester med serverar utanfor Noreg for arkiv. Publisert 18. april 2016 Etterpå har arkivforskriften har vært på høring, med forslag til bestemmelse om «arkiv i skyen»: «§ 22. Lagring av digitalt arkivmateriale utanfor Noreg Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale.» FORKASTET

10 Ny lov om behandling av personopplysninger er på plass - men hva er «arkivformål i allmennhetens interesse»? § 8 Personopplysninger kan behandles på grunnlag av PVF art. 6 nr. 1 bokstav e dersom det er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse … Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med PVF art. 89 nr. 1. § 9. Personopplysninger som nevnt i PVF art. 9 nr. 1 kan behandles uten samtykke fra den registrerte dersom behandlingen er nødvendig for arkivformål i allmennhetens interesse … klart overstiger ulempene for den enkelte. Behandlingen skal være omfattet av nødvendige garantier i samsvar med PVF art. 89 nr. 1. § 17.Unntak fra den registrertes rettigheter ved behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse … Retten til innsyn etter PVF art. 15 gjelder ikke for behandling av personopplysninger for arkivformål i allmennhetens interesse … i samsvar med personvernforordningen artikkel 89 nr. 1 så langt a) det vil kreve en uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn eller b) innsynsrett sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås. Retten til retting og begrensning av behandling etter PVF art 16 og 18 gjelder ikke for behandling for arkivformål i allmennhetens interesse … i samsvar med PVF art 89 nr. 1 så langt rettighetene sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås. Første og annet ledd gjelder ikke dersom behandlingen får rettsvirkninger eller direkte faktiske virkninger for den registrerte.

11 Arkivforskriften – gjeldende fra 1. 1
Arkivforskriften – gjeldende fra detaljeres i Riksarkivarens forskrift Ny versjon av arkivforskriften trådte i kraft : Kapittel I Overordna føresegner (§§ 1 - 8) Kapittel II Arkivprosessar (§§ )

12 Kapittel I Overordna føresegner (§§ 1 - 8)
§ 1. Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned § 2. Særreglar for offentlege utval m.m. § 3. Unntak for særskilte organ eller utval

13 Kapittel II Arkivprosessar (§§ 9 - 26)
Journalføring Periodisering Arkivlokale Bevaring og kassasjon Avlevering og overføring Tilgang til avlevert materiale i arkivdepot

14 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) Kapitteloversikt: Kapittel 1. Arkivplan (§1-1) Kapittel 2. Arkivlokaler og oppbevaring av arkiv (§§ ) Kapittel 3. Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument (§§ ) Kapittel 4. Periodisering (§§ ) Kapittel 5. Elektronisk arkivmateriale. Lagringsmedier, format og avlevering (§§ ) Kapittel 6. Avlevering og overføring av papirarkiv (§§ ) Kapittel 7. Bevaring og kassasjon (§§ ) Kapittel 8. Konvertering for digital bevaring (§§ ) Kapittel 9. Mikrofilm (§§ ) Kapittel 10. Foreløpig deponering av elektroniske kopier Kapittel 11. Avleveringsplaner Kapittel 12. Særregler for offentlige utvalg m.m. Kapittel 13. Klassifikasjon Kapittel 14. Ikrafttredelse (§14-1)

15 Arkivloven med forskriftene - det samme om igjen fra et annet perspektiv

16 Arkivlovens formålsparagraf (§ 1)
Bevaringsverdig materiale utgjør bare en liten del av alt som i sin tid ble arkivert. Det som bevares, skal ha ”monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde”, eller det skal inneholde ”rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon” Formålet med bevaring er at disse arkivene ”kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida” Tilgjengelighet her er ikke det samme som en rett til innsyn. Praktisering av innsynsrett skal skje i tråd med bestemmelser om innsynsrett i annet lovverk

17 Noen begrepsavklaringer
Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt

18 Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt Arkiveringsplikten Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer. Det eneste unntaket her, er dokumenter som kan arkivbegrenses. (Jf arkivloven § 6 og § 2 bokstav a og b, arkivforskriften § 12.Behandling av dokument som skal inngå i eit arkiv Offentleglovas innsynsrett omfatter dokumenter som kommer inn under arkiveringsplikten

19 Journalføringsplikten
Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt Journalføringsplikten Christian VI (dansk/norsk konge 1730–1746) – kjent for innføring av almueskole, bedre jusstudier, konfirmasjon og journalføring

20 Dette skal journalen inneholde (arkivforskriften § 10 Opplysningar i journalen)
Registreringa i journalen skal gjere det mogleg å identifisere dokumentet. Opplysningar som er omfatta av teieplikt i lov eller i medhald av lov skal ikkje gå fram av den offentlege journalen. Ved registrering av dokument i journalen skal følgjande opplysningar vere med: a) journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), c) namnet på sendaren eller mottakaren, d) opplysningar om saka, innhaldet eller emnet, e) dateringa på dokumentet, f) klasse etter organets ordning for klassifikasjon, jf. § 5, g) ekspedisjons- eller avskrivingsdato og h) avskrivingsmåte. Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan at det går fram opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje innsyn i, kan det gjerast unntak etter reglane i offentleglova i den versjonen av journalen som organet pliktar å gjere offentleg tilgjengeleg på internett eller tilgjengeleg som følgje av at nokon krev innsyn i journalen. Det kan berre gjerast unntak for ei heil journalregistrering når det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt.

21 Journalføringsplikten omfatter
Etter arkivforskriften § 9 er det journalføringsplikt for dokument som: er saksdokument for organet etter offentleglova § 4, er kommet inn til eller sendt ut fra organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon og ikke kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensning. Når alle disse kriteriene er oppfylt, er det plikt til å journalføre dokumentet Organinterne dokument Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast: a) dokument som er omtalte i offentleglova § 14 andre ledd b) dokument som er omtalte i offentleglova § 16 første ledd bokstav a til d, § 16 andre ledd og § 16 tredje ledd første punktum c) dokument som er omtalte i offentlegforskrifta § 8.

22 For kommunal sektor gjelder journalføringsplikten også
saksframlegg med vedlegg til folkevalgt organ saksliste til møter i folkevalgt organ dokumenter fra eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, revisjonsorganer og klagenemnder dokumenter i saker der en kommunal/fylkeskommunal enhet opptrer som ekstern part i forhold til en annen slik enhet dokumenter som blir utvekslet mellom kommunale/ fylkeskommunale kontrollutvalg og utvalgets sekretariat dokumenter fra eller til et kommunalt/fylkeskommunalt særlovsorgan eller foretak etter kommuneloven kapittel 11.

23 HVEM skal føre journal? Offl § 2, offlforskrifta § 1
staten, fylkeskommunane og kommunane, andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet.

24 Hva med nettpublisering?
Noen statlige organ har plikt til publisering av offentlig journal på OEP (offentlegforskrifta § 6) Utgangspunktet er at de fører elektronisk journal Bare noen definerte opplysninger skal framgå Det er ingenting i veien for at organ publiserer egen offentlig journal på eget nettsted Enkelte opplysninger skal ikke fremgå av journaler som gjøres tilgjengelige på nettet, jf. offentlegforskrifta § 7 Tilgjengeliggjøring av dokument på Internett Det er ingenting i veien for at offentlige organ har en hjemmeside med dokumenter, ev. lenket fra egen offentlig journal En del opplysninger skal ikke publiseres! Kvalitetssikring – ingen angrefrist!

25 Mer om nettpublisering
Følgende personopplysninger skal ikke publiseres (offl § 7) opplysninger som er underlagt taushetsplikt … sensitive personopplysninger fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt

26 Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevarings-plikt Bevaringsplikten Arkivloven fastsetter i § 9 et uttrykkelig forbud mot kassasjon av arkivmateriale i forvaltningen med mindre det skjer i medhold av generelle bestemmelser eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren i det enkelte tilfelle. Dette forbudet gjeld selv om det finnes bestemmelser om kassasjon, sletting, makulering eller lignende i andre lover. Heller ikke sletting etter personopplysningsloven kan gjennomføres uten at det først er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren … i alle fall enn så lenge. Det er forbudt for tjenestemenn å medvirke til ulovlig kassasjon; tjenestemenn som med vilje handler i strid med kassasjonsforbudet, kan straffes med bøter. Arkiv som skal bevares, skal avleveres til arkivdepot.

27 Prinsipper for behandling av personopplysninger (artikkel 5)
Personopplysninger skal Behandles på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte. Samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitt og berettigede formål. Arkivformål er ikke uforenlig med opprinnelig formål. Være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålet Være korrekte og om nødvendig oppdatert. Uriktige opplysninger slettes eller korrigeres. Lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte lenger enn det som er nødvendig for formålet. For arkivformål kan opplysninger lagres i en lengre periode (bevares). Behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for opplysningene Den behandlingsansvarlige er ansvarlig og skal kunne påvise at dette overholdes.

28 Offentlighetsloven gjelder for arkivdepot
Offentleglova gjelder også arkivdokumenter fra offentlige organ som er avlevert til arkivdepot, ubegrenset i tid Arkivdepot kan gjøre enkelte unntak, f. eks. at originalmaterialet er så dårlig at det ikke tåler håndtering eller kopiering Arkivdepot kan ta seg betalt for avskrifter, utskrifter og kopier til papir i tråd med nærmere bestemte satser bestemt av Kulturdepartementet

29 Det skjer i de beste familier …
NASA mistet bildene av månelandingen. Den originale filmen med menneskets første steg på månen er forsvunnet.

30 NOARK-standarden

31 Om NNoark-standarden Tidslinje
En standard for journalsystem i norsk offentlig forvaltning 1984 Noark 1 En lovhjemlet spesifikasjon for elektronisk journalføring og arkivering i offentlig forvaltning (også for journal- og arkivfunksjoner innebygget i fagsystem) 1987 Noark 2 1994 Noark 3 Model Requirements (editable standard requirements) 1999 Noark 4 2001 MoReq Noark 5: En ERM standard; MoReq2 kompatibilitet; kjernekrav MoReq2: A strict compliance regime, core requirements, chapter 0 2008 Noark 5, MoReq2 2010 MoReq2010 Modular Requirements, pluggable and extensible architecture

32 Noark 4: kravspesifikasjon
Kravspesifikasjon i to deler: Del 1: Funksjonskrav Del 2: Tekniske spesifikasjoner Spesifikasjon av et komplett system: Elektronisk journalføring (av saksdokumenter) Elektronisk arkivering av saksdokumenter Generell saksbehandling Tilgangsstyring, brukeradministrasjon Hjelpetabeller

33 Noark 5: arkivstandard i tre lag
Den indre kjernen: Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B- krav. Den ytre kjernen: Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen. O- og B-krav. Den indre og ytre kjernen utgjør tilsammen Noark 5 kjerne. Noark 5 komplett: Eksterne moduler. V-krav. 33

34

35 NOARK-standarden ble evaluert av ekstern konsulent i 2018 https://www
Anbefaling Noark – en særegen norsk standard for arkiv, som bidrar til et mer lukket marked for saks- og arkivsystemer i Norge. Norsk offentlig sektor drar ikke tilstrekkelig nytte av den innovasjon som foregår internasjonalt på feltet. Tydeligere vektlegging på skjønn i fangst og utforming av dokumentasjon sammen med sterkere innslag av tilsyn kan trolig bidra til sterkere effekt på fangst og bevaring i en tiltakende mangfoldig dokumentproduksjon. Den teknologiske utviklingen på IKT-området er formidabel og legger til rette for nye former for samhandling og dokumentasjonsproduksjon. Det er ikke gitt at man gjennom tekniske standarder for fangst og arkivering klarer å følge utviklingen, slik at man bidrar til at bevaringsverdig materiale fanges og bevares. Ved å i større grad lene seg på internasjonale ISO-standarder, kan en sikre et større mangfold i tilgjengelige sak- og arkivsystemer, og at en bruker systemer hvor flere enn bare norske aktører deler på utviklingskostnadene. Større bruk av internasjonale standarder bør ledsages av lovverk og reguleringer tydeligere vektlegger plikt og skjønn i hva som skal fanges og utformingen på dokumentasjonen for å bevare bevaringsverdig materiale. Dette virkemidlet bør ledsages av økt tilsyn for å sikre at arkivverdig materiale faktisk arkiveres.

36 Arkivene De er fortsatt der – men du ser dem ikke!

37 Arkivdanning – digitale utfordringer
Arkivdanning er ikke en selvstendig aktivitet men er forutsetning for og resultat av saksbehandlingen. At arkivene håndteres profesjonelt slik at opplysninger og dokumenter kan finnes igjen og er til å stole på avgjørende for våre demokratiske verdier: likebehandling ettersporbarhet forutsigbarhet konfidensialitet innsyn tilgjengelighet og gjenbruk Eidfjord kommune

38 Tradisjonell saksgang på papir
Andre sbh Intern høring Informere Arkivet Poståpning Arkivavgrensning Utskrift (e-post) Journalføring Postlister (intern) Offentlig journal Brev inn Leder Kontroll/oversikt Fordele Unntatt offentlighet? Kopi Kopi Saksbehandler Vurdere saken Forberede vedtak Skrive utkast Saken To kopier til arkivet En i saksmappa En til kopiboka Journalføring Avskriving Postliste Offentlig journal Leder Godkjenning Unntatt offentlighet? Forværelse Ekspedere Kopiere Brev ut Leder (avd./dir) Godkjenning

39 Elektronisk ”saksgang”
Post inn/ut Leder Kontroll/oversikt Restansekontroll Fordele Godkjenne Unntatt offentlighet? Registrere Post inn/ut Post inn Arkivet Poståpning Arkivavgrensning Journalføring Skanning Offentlig journal Kvalitetssikring Post inn/ut Kopi Saksbehandler Registrere Vurdere saken Forberede vedtak Skrive utkast til brev Avskrive restanse Forværelse Ekspedere Andre sbh Intern høring Informasjon Post ut Leder (avd./dir) Godkjenne Kontroll/oversikt Registrere Post inn/ut

40 Arkivarkitektur 1 Skisse pr 3.9.2015
Trondheim kommune Arkivarkitektur 1 Skisse pr Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet

41 Fra arkiv i skyen til arkiv i sjøen
Skal alt sikres og etter hvert bevares? Med eller uten forhåndsdefinert struktur?

42 Takk for meg!