Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS

Presentasjon om: "Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS"— Utskrift av presentasjonen:

1 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS
Arkivloven med forskrifter FINF4012 Høst 2017 Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS 30 min

2 KS’ ulike roller Vi er en medlemsorg.
Medlemsorganisasjon Interessepolitisk aktør Arbeidsgiver-organisasjon Utviklingspartner Vi er en medlemsorg. Vi driver med 3 hovedting for medlemmene For å få suksess må vi være attraktive og etterspurt fra medlemmer, stat, media og kompetansemiljøer Da er det nødvendig med legitimitet, Det oppnås med medlemsforankring En medlemsorganisasjon bør være god på medlemsdialog Vi har i hovedsak to kanaler, politisk og adm=rådmannskanalen Hvordan er ståa? KS er en medlemsorganisasjon. Alle landets 428 kommuner og 19 fylkeskommuner er medlemmer i KS, i tillegg til mer enn 500 bedrifter. KS er landets største offentlige arbeidsgiverorganisasjon og forhandlingspart for ansatte fordelt på over 100 forskjellige faggrupper. KS er utviklingspartner. KS driver et aktivt utrednings- og dokumentasjonsarbeid, en utstrakt rådgivningsvirksomhet overfor medlemmene og opptrer som medlemmenes representant overfor staten og arbeidstakerorganisasjonene. KS er en sentral med- og motspiller når det skal vedtas lover eller reguleringer innenfor kommunesektorens virksomhet. KS er interesseorganisasjon. Årlig har KS flere faste møter med Regjeringen. Tema for møtene er kommuneøkonomi, kommunale tjenester og rammebetingelser for sektoren.

3 Innbyggerforventninger til forvaltningen:
Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og rett til Tilbyr alle relevante tjenester digitalt Tilpasser tjenestene til mitt behov Gjør det enkelt og intuitivt å finne fram Kommuniserer på et klart språk Gjenbruker opplysninger om meg Tilbyr meg enkel tilgang til alt mitt anliggende med kommunen Gir meg reell kontroll på egne data Misbruker ikke informasjon om meg

4 Så var det arkivloven med forskrifter
NOU 1987: 35 Samtidens arkiver samtidens kildegrunnlag NOU 1990: 7 Forsvarets arkiver 1992: Arkivloven var klar til å behandles i Stortinget … vi venta på arkivforskriften i mange år. Grunnen var at her kræsjet journalføringsplikten for organinterne notater med offentlighetsprinsippet. På 1990-tallet ble disse prinsippene debattert på høyt nivå. Arkivloven trådte i kraft i , og har ikke blitt revidert etter det Arkivforskriften trådte i kraft , og har knapt nok blitt revidert etter det (pågår nå) Riksarkivarens forskrift (Behandling av offentlige arkiver) trådte i kraft , og har blitt bittelitt endret etter det Arkivloven betraktes som den loven som er til størst hinder for digitalisering i Norge

5 Building the European data economy Norway’s position April 2017
Regjeringen har sendt skriftlig innspill i form av et “non-paper” til Europakommisjonen om dataøkonomien, bl.a. om eksisterende barrierer for næringsutvikling knyttet til fri flyt av data. Arkivloven og regnskapsloven pekes på som to slike barrierer. «Special legislation applies to data pertaining to national security, and as a general rule, such data cannot be stored or processed outside of Norway. The Public Archives Act is perhaps the biggest legislative obstacle to the use of cloud computing in the Norwegian public sector. “ Arkivlovutvalget hadde oppstartsmøte 14. september 2017

6 Arkivloven – en rammelov gjeldende fra 1.1.1999
Formål (§ 1) Bevaring «tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.» Kapittel II gjelder alle offentlige organ Definerer arkivansvaret (§ 6): «Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.» Definerer Riksarkivarens veilednings- og tilsynsansvar og forvaltningens plikt til å svare (§§ 7 og 8) Definerer Riksarkivarens rett til å fastsette bevaringsregler og forvaltningens plikt til avlevering (§§ 9 og 10) Kapittel III gjelder for privat sektor

7 Det har vært mye styr rundt arkivloven § 9 bokstav b
Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale: a. Avhendast. b. Førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta. c. Kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 8 til 12. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. d. Rettast på ein slik måte at tidlegare urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom desse har hatt noko å seia for saksførebuinga, vedtak eller anna som etter føremålet med denne lova bør kunna dokumenterast. Føresegner om sletting gjevne i medhald av § 27 tredje og femte leden og § 28 fjerde leden i personopplysningslova og §§ 8 til 11 og § 25 andre leden i helseregisterlova, gjeld likevel uinnskrenka. Offentlig arkiv i skyen JUSS OG IT: Arkivloven er i flere utredninger blitt utpekt som et tilnærmet uoverkommelig hinder for det offentliges bruk av skytjenester.

8 U T K A ST Regjeringa vil i skystrategien:
Revidere arkivforskrifta og eventuelt delar av arkivlova for blant anna å tilpasse arkivregelverket betre til digitalisering. Som ein del av dette vil ein vurdere behov for endring slik at offentlege organ kan ta i bruk skytenester med serverar utanfor Noreg for arkiv. Publisert 18. april 2016 Etterpå har arkivforskriften har vært på høring, med forslag til bestemmelse om «arkiv i skyen»: «§ 22. Lagring av digitalt arkivmateriale utanfor Noreg Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale.» U T K A ST

9 Ny lov om behandling av personopplysninger på høring – ny diskusjon?
Arkivloven § 9 bokstav c: Kasserast. Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 8 til 12. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren. Nåværende personopplysningslov § 27 og 28 inneholder formuleringer om at : Hvis opplysningene ikke kan kasseres i medhold av arkivloven, skal Riksarkivaren høres før det treffes vedtak om sletting. Vedtaket går foran reglene i arkivloven 4. desember 1992 nr. 126 § 9 og § 18. (pol § 27) Datatilsynet kan - etter at Riksarkivaren er hørt - treffe vedtak om at retten til sletting etter tredje ledd går foran reglene i arkivloven 4. desember 1992 nr. 126 § 9 og § 18. (pol § 28) Tilsvarende referanse til arkivloven er ikke tatt inn i ny lov om behandling av personopplysninger som er på høring

10 Arkivforskriften – gjeldende fra 1. 1
Arkivforskriften – gjeldende fra detaljeres i Riksarkivarens forskrift Kapitteloversikt i arkivforskriften: Kapittel I. Verkeområde og arkivansvar (§§ ) Kapittel II. Arkivorganisering og arkivsystem (§§ ) Kapittel III. Arkivrutinar (§§ ) Kapittel IV. Oppbevaring og sikring av offentlege arkiv (§§ ) Kapittel V. Eldre og avslutta arkiv (§§ ) Kapittel VI. Iverksetjing og overgangsføresegner (§6-1)

11 Kapittel I. Verkeområde og arkivansvar (§§ 1-1 - 1-3)
§ 1-1.Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ pliktar å halde arkiv Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett. Arkivansvaret etter dei enkelte føresegnene i forskrifta her er knytte til organet, ikkje den enkelte tenestemann, med mindre anna er særskilt fastsett.

12 Kapittel II. Arkivorganisering og arkivsystem (§§ 2-1 - 2-15)
§ 2-1.Organisering av arkivarbeidet Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. A. Organisering og ordning Arkivplan, arkivnøkkel, ordning og oppstilling B. Journal og elektroniske arkivsystem journalføring, opplysningar i journal- og arkivsystem, krav om Noark C. Lagringsmedium «godkjent lagringsmedium» for papir, digitalt og mikrofilm

13 Kapittel III. Arkivrutinar (§§ 3-1 - 3-23)
A. Behandling av post og saksdokument B. Periodisering av arkiv C. Arkivavgrensing, kassasjon, bevaring D. Overføring av arkiv

14 A. Generelt om arkivlokale
Kapittel IV. Oppbevaring og sikring av offentlege arkiv (§§ ) A. Generelt om arkivlokale B. Krav til arkivlokale i nybygg og ved ombygging C. Krav til arkivlokale i eksisterande bygningar

15 Kapittel V. Eldre og avslutta arkiv (§§ 5-1 - 5-12)

16 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift) Kapitteloversikt: I. Bestemmelser om bruk av mikrofilm i statsforvaltningen II. Bestemmelser om bruk av mikrofilm i kommunal forvaltning III. Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningsaker i statlige organer (§§ ) IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 (§§ ) V. Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv (erstattet av IV) VI. Bestemmelser om avlevering og overføring av ikke-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltningen VII. Fellesbestemmelser for innbinding av møtebøker, kopibøker, registre mv. i statlig og kommunal forvaltning VIII. Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket (§§ ) Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter (§§ )

17 Arkivloven med forskriftene - og de andre forvaltningslovene

18 MANGE innsynsrettigheter
Generelle Offentlighetsloven (§ 3 ”alle kan kreve innsyn”) Forvaltningsloven (§§ 13d og 13e forskere og §§ 18 og 19 part i sak) eForvaltningsforskriften (§ 12 Innsyn i opplysninger og dokumenter ved bruk av elektronisk kommunikasjon) Personopplysningsloven (§ 18 opplysninger om behandlingsmåter mv. og opplysninger om meg selv) Spesielle innsynsretter i særlover Helselovgivningen Helseregisterlovgivningen Trygdelovgivningen Sosialtjenestelovgivningen ……… Men arkivloven er ingen innsynslov!

19 Arkivlovens formålsparagraf (§ 1)
Bevaringsverdig materiale utgjør bare en liten del av alt som i sin tid ble arkivert. Det som bevares, skal ha ”monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde”, eller det skal inneholde ”rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon” Formålet med bevaring er at disse arkivene ”kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida” Tilgjengelighet her er ikke det samme som en rett til innsyn. Praktisering av innsynsrett skal skje i tråd med bestemmelser om innsynsrett i annet lovverk

20 Noen begrepsavklaringer
Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt

21 Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt Arkiveringsplikten Offentlige organ har en uttrykkelig plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, enten det er et dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer. Det eneste unntaket her, er dokumenter som kan arkivbegrenses. (Jf arkivloven § 6 og § 2 bokstav a og b, arkivforskriften §§ 3-18 og 3-19) Offentleglovas innsynsrett omfatter dokumenter som kommer inn under arkiveringsplikten

22 Journalføringsplikten
Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt Journalføringsplikten Christian VI (dansk/norsk konge 1730–1746) – kjent for innføring av almueskole, bedre jusstudier, konfirmasjon og journalføring

23 Dette skal journalen inneholde (arkivforskriften § 2-7)
journalføringsdato, b) saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar), c) sendar og/eller mottakar, d) opplysningar om sak, innhald eller emne, e) dateringa på dokumentet. I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte. Er det ikkje mogleg å registrere eit dokument utan å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje, kan det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking på den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Heil utstryking av ei innføring kan berre nyttast dersom det er nødvendig for ikkje å røpe opplysningar som er undergitt lovheimla teieplikt.

24 Journalføringsplikten omfatter
Etter arkivforskriften § 2-6 er det journalføringsplikt for dokument som: er saksdokument for organet etter offentleglova § 4, er kommet inn til eller sendt ut fra organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon og ikke kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensning. Når alle disse kriteriene er oppfylt, er det plikt til å journalføre dokumentet [Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.]

25 …saksdokument for organet slik begrepet er å forstå etter offentleglova § 4…
  Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt.        Omgrepet organ femner .. alle verksemder som lova gjeld for

26 Hva med organinterne dokument?
Journalføringsplikt for spesifiserte typer organinterne dokumenter: dokumenter som innholder organets endelige avgjørelse i en sak generelle retningslinjer for organets saksbehandling foredrag til saker som er avgjort av Kongen i statsråd presedenskort og lignende når disse ikke gjengir organinterne vurderinger. Dette gjelder dokumenter som nevnt i offentleglova § 14 annet ledd og offentlegforskrifta § 8, samt dokumenter nevnt i offentleglova § 16 (bare aktuell i kommunal og fylkeskommunal sektor), jf. arkivforskriften § 2-6 første ledd fjerde punktum Ellers er det valgfritt å journalføre organinterne dokumenter, dvs organet registrerer dem i journalen ”så langt organet finn det tenleg”

27 For kommunal sektor gjelder journalføringsplikten også
saksframlegg med vedlegg til folkevalgt organ saksliste til møter i folkevalgt organ dokumenter fra eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, revisjonsorganer og klagenemnder dokumenter i saker der en kommunal/fylkeskommunal enhet opptrer som ekstern part i forhold til en annen slik enhet dokumenter som blir utvekslet mellom kommunale/ fylkeskommunale kontrollutvalg og utvalgets sekretariat dokumenter fra eller til et kommunalt/fylkeskommunalt særlovsorgan eller foretak etter kommuneloven kapittel 11.

28 HVEM skal føre journal? Offl § 2, offlforskrifta § 1
staten, fylkeskommunane og kommunane, andre rettssubjekt i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift, sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har ein eigardel som gir meir enn halvparten av røystene i det øvste organet i rettssubjektet, og sjølvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har rett til å velje meir enn halvparten av medlemmene med røysterett i det øvste organet i rettssubjektet.

29 Må private som fører journal etter offl § 10 bruke Noark-system?
Organet skal føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter = arkivforskriften kap. II B (§§ 2-6 – 2-10) MEN: Justisdepartementet har slått fast at bare §§ 2-6 og 2-7 gjelder

30 Hva er ”journal og liknande register”?
ALLE kan kreve innsyn i et organs saksdokument, journaler og lignende registre, og disse er åpne for innsyn (§ 3) Journalen er den løpende og systematisk oversikten over inngående og utgående dokument som organene skal føre etter reglene i arkivloven og arkivforskriften Liknande register er register som har en lignende funksjon som de egentlige journalene, f. eks. enklere postlister. Andre former for saksoversikter og dokumentoversikter. Om noe blir kalt journal eller lignende, har ikke noe å si, det er funksjonen til registeret som er avgjørende. Interne hjelperegister som blir ført i tillegg til journalen, slik som presedensregister eller saksoversikter for saksbehandlere vil falle utenfor begrepet ”journal og lignende register”.”

31 Hva med nettpublisering?
Noen statlige organ har plikt til publisering av offentlig journal på OEP (offentlegforskrifta § 6) Utgangspunktet er at de fører elektronisk journal Bare noen definerte opplysninger skal framgå Det er ingenting i veien for at organ publiserer egen offentlig journal på eget nettsted Enkelte opplysninger skal ikke fremgå av journaler som gjøres tilgjengelige på nettet, jf. offentlegforskrifta § 7 Tilgjengeliggjøring av dokument på Internett Det er ingenting i veien for at offentlige organ har en hjemmeside med dokumenter, ev. lenket fra egen offentlig journal En del opplysninger skal ikke publiseres! Kvalitetssikring – ingen angrefrist!

32 Mer om nettpublisering
Følgende personopplysninger skal ikke publiseres (offl § 7) opplysninger som er underlagt taushetsplikt … sensitive personopplysninger fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt

33 19. september 2017

34 Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevarings-plikt Bevaringsplikten Arkivloven fastsetter i § 9 et uttrykkelig forbud mot kassasjon av arkivmateriale i forvaltningen med mindre det skjer i medhold av generelle bestemmelser eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren i det enkelte tilfelle. Dette forbudet gjeld selv om det finnes bestemmelser om kassasjon, sletting, makulering eller lignende i andre lover. Heller ikke sletting etter personopplysningsloven kan gjennomføres uten at det først er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren … i alle fall enn så lenge. Det er forbudt for tjenestemenn å medvirke til ulovlig kassasjon; tjenestemenn som med vilje handler i strid med kassasjonsforbudet, kan straffes med bøter. Arkiv som skal bevares, skal avleveres til arkivdepot.

35 Prinsipper for behandling av personopplysninger (artikkel 5)
Personopplysninger skal Behandles på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte. Samles inn for spesifikke, uttrykkelig angitt og berettigede formål. Arkivformål er ikke uforenlig med opprinnelig formål. Være adekvate, relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålet Være korrekte og om nødvendig oppdatert. Uriktige opplysninger slettes eller korrigeres. Lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte lenger enn det som er nødvendig for formålet. For arkivformål kan opplysninger lagres i en lengre periode (bevares). Behandles på en måte som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for opplysningene Den behandlingsansvarlige er ansvarlig og skal kunne påvise at dette overholdes.

36 Offentlighetsloven gjelder for arkivdepot
Offentleglova gjelder også arkivdokumenter fra offentlige organ som er avlevert til arkivdepot, ubegrenset i tid Arkivdepot kan gjøre enkelte unntak, f. eks. at originalmaterialet er så dårlig at det ikke tåler håndtering eller kopiering Arkivdepot kan ta seg betalt for avskrifter, utskrifter og kopier til papir i tråd med nærmere bestemte satser bestemt av Kulturdepartementet

37 Personopplysningsloven gjelder mer avgrenset for arkivdepot
Den registrertes rettigheter har unntak ved behandling for arkivformål i allmennhetens interesse Antakeligvis fordi det antas at den registrerte er død og at arkivdepot har store mengder arkiv Rettighetene vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre oppfyllelsen av vilkårene Rett til innsyn Rett til korrigering Rett til begrensning av behandling Innsigelsesrett Underretningsplikt for korrigering, sletting og begrensning av behandling Rett til dataportabilitet

38 Det skjer i de beste familier …
NASA mistet bildene av månelandingen. Den originale filmen med menneskets første steg på månen er forsvunnet.

39 Spørsmål? Kommentarer?

40 NOARK-standarden

41 Om NNoark-standarden Tidslinje
En standard for journalsystem i norsk offentlig forvaltning 1984 Noark 1 En lovhjemlet spesifikasjon for elektronisk journalføring og arkivering i offentlig forvaltning (også for journal- og arkivfunksjoner innebygget i fagsystem) 1987 Noark 2 1994 Noark 3 Model Requirements (editable standard requirements) 1999 Noark 4 2001 MoReq Noark 5: En ERM standard; MoReq2 kompatibilitet; kjernekrav MoReq2: A strict compliance regime, core requirements, chapter 0 2008 Noark 5, MoReq2 2010 MoReq2010 Modular Requirements, pluggable and extensible architecture

42 Noark 4: kravspesifikasjon
Kravspesifikasjon i to deler: Del 1: Funksjonskrav Del 2: Tekniske spesifikasjoner Spesifikasjon av et komplett system: Elektronisk journalføring (av saksdokumenter) Elektronisk arkivering av saksdokumenter Generell saksbehandling Tilgangsstyring, brukeradministrasjon Hjelpetabeller

43 Noark 5: arkivstandard i tre lag
Den indre kjernen: Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B- krav. Den ytre kjernen: Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen. O- og B-krav. Den indre og ytre kjernen utgjør tilsammen Noark 5 kjerne. Noark 5 komplett: Eksterne moduler. V-krav. 43

44 Noark 5 kjerne: en arkivkomponent
Fungerer ikke alene, må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som et helhetlig system Noark 5 kjerne skal kunne inngå i alle typer systemer for elektronisk arkivdanning: Sakarkiv (generelle arkivsystemer) Fagsystemer med saksdokumenter Fagsystemer med andre arkivdokumenter Noark 5 kjerne skal være en arkivkomponent i en felles IKT-arkitektur for offentlig sektor Basert på tjenesteorientert arkitektur (SOA) Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengnende offentlig sektor Standardisering skal sikre gjenbruk og flerbruk

45 Forskjellige Noark 5-løsninger
Sakarkivsystem Fagsystem Felles arkiv Kjerne Sakarkiv Fag-system Kjerne Generell saksbehandling Kjerne Spesialisert saksbehandling Hovedspørsmålet (og svaret) er: Hva er BEHOVET?

46 Behovet er at forvaltningen
Har en IKT-arkitektur basert på felleskomponenter, standarder og nasjonale og kommunale arkitekturprinsipper Har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer Har forsvarlig dokumenthåndtering, personvern og informasjonssikkerhet innenfor alle fagområder og i alle planer, kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser Har implementert NOARK 5-kjerner i alle løsninger som arkiverer saksdokument, og tatt stilling til hvordan fagspesifikke opplysninger/metadata skal håndteres Har implementert og valgt «antall kjerner» i samsvar med IKT-arkitekturen, ut fra hva som er behovet

47 Prinsipper for Noark 5-kjerne
“Skille mellom ren Noark 5-funksjonalitet (iht Noark 5-spesifikasjonen) og fagsystemspesifikk funksjonalitet, og sikre at disse utvikles som egne moduler. Sikre at modulen som inneholder ren Noark 5-funksjonalitet ikke avhenger av noen fagsystemmoduler. Fagsystemets krav driver hvilken arkivfunksjonalitet som utvikles, Noark 5-spesifikasjonen brukes som veiledende løsningsforslag. Følger domenemodellen i Noark 5-spesifikasjonen minimum på obligatoriske krav, noe som gjør at implementasjon av avleveringsfunksjonaliteten blir enklere.” FASIT Arkiv: En felles NOARK-5 arkivløsning?

48 Avleveringsuttrekk Metadata om den enkelte mappe med alle underordnede arkivenheter er knyttet sammen i én fil. Dokumentene er separate filer. Et eksempel i pseudokode over innholdet i en XML-fil for en enkelt mappe. Denne mappen inneholder to registreringer (journalposter). Første registrering refererer til to enkeltdokumenter, hoveddokument og vedlegg. Andre registrering refererer bare til ett dokument. Alle dokumenter avleveres i bare én versjon (eller variant). 48

49 Arkivene De er fortsatt der – men du ser dem ikke!

50 Arkivdanning – digitale utfordringer
Arkivdanning er ikke en selvstendig aktivitet men er forutsetning for og resultat av saksbehandlingen. At arkivene håndteres profesjonelt slik at opplysninger og dokumenter kan finnes igjen og er til å stole på avgjørende for våre demokratiske verdier: likebehandling ettersporbarhet forutsigbarhet konfidensialitet innsyn tilgjengelighet og gjenbruk Eidfjord kommune

51 Tradisjonell saksgang på papir
Andre sbh Intern høring Informere Arkivet Poståpning Arkivavgrensning Utskrift (e-post) Journalføring Postlister (intern) Offentlig journal Brev inn Leder Kontroll/oversikt Fordele Unntatt offentlighet? Kopi Kopi Saksbehandler Vurdere saken Forberede vedtak Skrive utkast Saken To kopier til arkivet En i saksmappa En til kopiboka Journalføring Avskriving Postliste Offentlig journal Leder Godkjenning Unntatt offentlighet? Forværelse Ekspedere Kopiere Brev ut Leder (avd./dir) Godkjenning

52 Elektronisk ”saksgang”
Post inn/ut Leder Kontroll/oversikt Restansekontroll Fordele Godkjenne Unntatt offentlighet? Registrere Post inn/ut Post inn Arkivet Poståpning Arkivavgrensning Journalføring Skanning Offentlig journal Kvalitetssikring Post inn/ut Kopi Saksbehandler Registrere Vurdere saken Forberede vedtak Skrive utkast til brev Avskrive restanse Forværelse Ekspedere Andre sbh Intern høring Informasjon Post ut Leder (avd./dir) Godkjenne Kontroll/oversikt Registrere Post inn/ut

53 Fra ByggLett: Beskrivelse av plan-og byggesaksprosessen for enkel garasje

54

55 Et mulig fremtidsbilde – Bergen kommune

56 Arkivarkitekturprinsipper i Trondheim kommune
1. Helhetlig informasjonshåndtering 2. Forhåndsvurdering av informasjon 3. Validering og sikring av kontekst 4. Innsyn og gjenfinning 5. Skille registrering og arkivering 6. Funksjonsbasert klassifisering 7. Automatiserte arkiveringsprosesser 8. Sikkert, etterrettelig og sporbart 9. Følge arkiv- og dokumentasjonsstandarder 10. Selvstendige dokumenter

57 Arkivarkitektur 1 Skisse pr 3.9.2015
Trondheim kommune Arkivarkitektur 1 Skisse pr Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet

58 You are lost the moment you know what the result will be Juan Gris
Victoriano González-Pérez (1887 – 1927), bedre kjent som Juan Gris, var en spansk maler og skulptør som levde og arbeidet i Frankrike det meste av sitt liv. Hans arbeid er nært knyttet til den innovative sjangeren kubismen.