Anskaffelse av banktjenester Tilbudskonferanse Fylkestingsal B

Agenda Presentasjon av anbudsdokumentet –Konkurransegrunnlag –Kravspesifikasjon Gjennomgang av anbudsprosessen Spørsmål fra tilbyderne

Anbudsdokumentet 1.Generelt: –1.1:Åpen anbudskonkurranse Uten forhandling Alt må besvares –1.7:Deltilbud STFK og Røros kommune 2.Regler for gjennomføring –2.6:Oppdateringer på Doffin 3.Kvalifikasjonskrav 4.Tildelingskriterier – Vedlegg 1

Anbudsdokument, forts 5.Innlevering –5.2:Tilbyders ansvar –5.2:NB! Skilleark og innhold Opplysninger på minnepenn bør ha samme inndeling som papirutgaven 6.Grunnlagsdata –12 måneder, NB! periode –Tabell 6.1.3: Korreksjon: I tillegg: Tannhelse i dag: Giro: ca , daglig fakturering. –Endres til OCR 1.halvår 2013 (jf V.1.2.6) Totalsum ca faktura i 2012

Anbudsdokument, forts Vedlegg 1: Kravspesifikasjon –1.2.3:Fullmaktstruktur: Konto- og personnivå –1.2.4:Renteføring i aktuell periode, aktuelt år Vedlegg 2: Tilbudsskjema –Skjema skal benyttes til utfylling Vedleggene 3 - 8

Anbudsprosessen Viktige datoer

Innsendte spørsmål Følgende spørsmål er mottatt senest 48 timer før tilbudskonferansen:

Spørsmål 1 Til pkt 1.8 efaktura: "Oppdragsgiver ønsker opsjon på aksesspunkt for efaktura." Med referanse til pkt Samarbeidspartnere hvor disse er gitt en opsjon på tiltredelse av hovedbankavtale innen gitt tidsfrist, så bes angitt tidsfrist for utøvelse av opsjon knyttet til efaktura.

Svar til spørsmål 1 Presisering: Denne opsjonen gjelder kun for Oppdragsgiverne: STFK og RK Tilleggsopplysning etter spørsmål : Opsjonsmulighet på aksesspunkttjeneste for Oppdragsgiverne på pkt 1.8 efaktura, skal gjelde innenfor hele avtaleperioden.

Spørsmål 2 Kan ikke se at konkurransegrunnlaget angir behov for trekkfasilitet/kassakreditt for Røros kommune, stemmer dette? Svar: Det inngår ikke noen trekkfasilitet/ kassakreditt for Røros kommune. Jf : Kravspesifikasjon V siste avsnitt og Tilbudsskjema V.2.1

Spørsmål 3 Til pkt 6.2 Røros kommune, tabell Utbetalingsmåte er det ikke angitt tallstørrelser for utbetalingsmåte. Dette er en forutsetning for å kunne inngi priser på de ulike kategorier. Kan disse fremskaffes? Svar: Røros kommune kommer tilbake med tallstørrelser som finnes innen

Spørsmål 4 Til pkt 5.2 Tilbudets utforming fremkommer hvilke vedlegg som inngår under Skillekort 2. Vi gjør oppmerksom på at kulepunkt 5 og 6 vedr Årsrapport og kvartalsrapport vil utgjøre flere hundre papirsider. Er det mulig at disse kun overleveres elektronisk på minnepenn?

Svar til spørsmål 4 Det er ok å levere disse kun på minnepenn. Dette forutsetter tydelig merking i skillearket og på aktuell minnepenn.

Spørsmål 5 Til Kravspesifikasjon pkt V Begrensninger på innskudd og trekkramme. I første avsnitt siste setning står det: "Det skal med andre ord ikke finnes noen begrensninger for plassering av likvide midler utenfor den avtalte Tilbyderen." Nytt regelverk for banker tilsier at det vil være ulik verdi og prising av typer innskudd, avhengig av hvorvidt disse er varige i avtaleperioden. Er oppdragsgiver villig til å ta ut denne begrensingen gitt bedre innskuddsmarginer?

Svar til spørsmål 5 Konkurransegrunnlaget henviser i pkt V til Oppdragsgivers finansreglement. Reglement for finans-forvaltning ble sist revidert i Fylkestinget i sak 57/2011: «Kap. 2: Plassering og forvaltning av kortsiktig likviditet: 2.1 Formålet med forvaltningen. Fylkeskommunen skal ved plassering og forvaltning av kortsiktig likviditet: · Til enhver tid ha tilstrekkelig likviditet for å dekke løpende forpliktelser · Maksimere avkastningen gitt de rammer som gis i henhold til punkt 2.2 og 2.3. For fylkeskommunen er kravet til lav likviditetsrisiko viktigere enn ønsket om høyere avkastning for den kortsiktige likviditeten. Likviditeten skal tilsvare det nivå som fylkesrådmannen anser som nødvendig for å til en hver tid dekke fylkeskommunens løpende forpliktelser.»

Svar til spørsmål 5, forts Likviditeten svinger i løpet av et år og innenfor hver måned. Årsrapporten 2011(sist avlagte) sier: Likviditet I 2011 har fylkeskommunens likvider vært plassert i bank. Plasseringer i rentebærende papir er ikke benyttet. Likviditeten har vært positiv hele året, vår trekkrettighet er ikke benyttet. Likviditet, nøkkeltall 2011: (mill kr) Gjennomsnitt: 435, Min.: 175, Maks.: 944 Likviditet er inkludert skattetrekkskonti. Konklusjon: Konkurransegrunnlaget endres ikke på dette punkt.

Spørsmål 1 Hva menes med en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår? Betyr det at vi godtar disse 3, eller må vi legge ved utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår? Dere har standard avtale, ref. vedlegg 7 og 8.

Svar til spørsmål 1 Riktig tekst her skulle ha vært: "En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget, utkast til rammeavtale og standard avtalevilkår." I tilbudsbrevet må det framgår om vilkårene i nevnte dokument aksepteres eller eventuelle forbehold til disse (2. underkulepunkt).

Spørsmål 2 Det som er omtalt under pkt. 1.8 stemmer ikke med det som er ført opp i tabell 6.1.8, hva er riktig?

Svar til spørsmål 2 Tabell inneholder feil, ny korrigert tabell skal vise:

Spørsmål 3 Vedlegg 1: Det er nevnt at Oppdragsgiver skal ha anledning til å opprette driftskonti i andre banker. Hva er grunnen /behovet for å gjøre det? Hva ligger i funksjonelle grunner?

Svar til spørsmål 3 Oppdragsgiver skal i all hovedsak og primært benytte avtalebanken for opprettelse av konti. Det kan imidlertid unntaksvis i helt spesielle tilfeller være aktuelt å opprette konto i andre banker. Unntakseksempel: Offentlig instans krever konto i annen bank. Kontanthåndtering medfører upraktiske og kostbare rutiner ved bruk av avtalebank i stedet for en lokal, nærliggende bank/bankfilial.

Spørsmål 4 Dere omtaler både interne og eksterne kostnader, hva mener dere da med omstillingskostnader? Vil det komme mer kostnader enn de ,- dere har oppgitt som grunnlag for omstillingskostnader?

Svar til spørsmål 4 Omstillingskostnadene gjelder for hver Oppdragsgiver og det kommer ikke ytterligere kostnader pr Oppdragsgiver. Tilbyders evt omstillingskostnader må tilbyder dekke selv.

Spørsmål 5 Tilbudsskjema, vedlegg nr. 2; Netto lån, menes da trekkrett for dere spør ikke om pris på lån? Svar: Det menes ikke lån, men trekkrettighet. Jf fotnote 2 : Med netto lånesituasjon menes at Oppdragsgiver ved saldoberegning har totale driftskreditter som overstiger totale ordinære innskudd innenfor konsernkontosystemet.

Spørsmål 6 - Betalingsterminal a)Betalingsterminaler leveres ikke av banker lengre, men av andre leverandører. Kan dette punktet være en opsjon ift. Anbudet/avtalen? Svar: Punket er ikke en opsjon og Betalingsterminaler slik de er beskrevet i Tilbudsskjema V.2.5 skal besvares.

Spørsmål 6 Betalingsterminal, forts b)Hva/hvordan er terminalstrukturen for Oppdragsgiver? -Eier/leier de terminalene? Svar: STFK har i dag terminaler hovedsakelig ved tannklinikker og videregående skoler. Dette er både eide og leide terminaler. RK har i dag terminaler ved legekontoret og kino, og er både eide og leide terminaler

Spørsmål 6 Betalingsterminal, forts. c)Hvor mange nye terminaler skal leveres? d)Hvor mange gamle terminaler skal videreføres? Svar til c) og d): Antallet for nye og gamle terminaler er vanskelig å anslå, da utvikling innen betalingsformidling endres raskt. Som det framgår av 1.6 Anskaffelses formål ønskes en «..innovativ banktjeneste med god kvalitet for så vel Oppdragsgiver som Oppdragsgivers innbyggere og bruker»

Spørsmål 7 Hva gjelder av verdipapirer hos Oppdragsgiver? Dere har bedt om prising på verdipapirdepot, hva er omfanget av bruken hos dere? Vi kunne tenkt oss litt mer info rundt deres bruk/behov innen verdipapirer.

Svar til spørsmål 7 Ingen verdipapirer i dag, men det kan bli aktuelt i løpet av avtaleperioden. Henviser for øvrig til Konkurransegrunnlaget pkt V.1.2.5: Oppdragsgivers (STFK) finansreglement. Reglement for finansforvaltning ble sist revidert i Fylkestinget i sak 57/2011: Pkt 2: Plassering og forvaltning av kortsiktig likviditet Pkt 3: Langsiktige finansielle aktiva.

Spørsmål 8 Ifølge tidsrammen for prosessen er det ikke lagt opp til noen presentasjon av tilbudet. Vil det bli satt av noe tid/dato for dette, eller er ikke det aktuelt?

Svar til spørsmål 8 Konkurransegrunnlagets pkt 2: Anskaffelsen skjer i hht Lov om offentlige anskaffelser og er en Åpen anbudskonkurranse (jf pkt 1.1). Dette vil si en konkurranse uten forhandling. Pkt 1.11 beskriver viktige datoer, og evaluering er satt til å være ferdig (veil). Dersom Oppdragsgiver i evalueringsfasen ønsker nærmere avklaring av tilbudene, vil den aktuelle tilbyder bli kontaktet for avklaring. Dersom Oppdragsgiver finner det aktuelt, kan det hende at Oppdragsgiver gir alle kvalifiserte tilbydere anledning til å presentere sine tilbud.

Spørsmål 9 STFK får tilførsel og innlevering av kontanter via Loomis Norge AS pt. a)Har STFK avtale med Loomis via sin bankforbindelse pt, eller har de avtale med Loomis direkte? Svar: I dag inngås avtale direkte mellom aktuell enhet og Loomis, mens pengestrømmen mot banken forvaltes i dagens bankforbindelse.

Svar til spørsmål 9 b.Hvilke tjenester innebærer avtalen med Loomis? Svar: Innholdet i disse avtalene offentliggjøres ikke på denne tilbudskonferansen. Konkurransegrunnlaget beskriver våre aktuelle behov for avtaleperioden

Spørsmål 10 For Røros kommune er det oppgitt: Kontant innbetaling i bank: 390. Hvilke enheter/hvem gjelder disse 390 for? Svar: Røros kommune kommer tilbake med svar innen

Spørsmål 11 a)Skal dere benytte Bank-ID utenfor ID-Porten? Svar: Pr i dag forholder vi oss til leverandørene innenfor ID-porten. Se pkt 1.6 ang innovasjon b)Prising av Bank-ID, hvorfor er prising av Bank-ID tatt med? Er det aktuelt? Svar: Oppdragsvier ønsker pris på alle kostnader vi kan belastes med. (kr 0 er også en pris) c)Dere bruker pt. Bank-ID vedrørende elevpc og eksamensavgift. Svar: Ja.

Lykke til !

Oppfølging Røros kommune –Spørsmål 3: Tabell Utbetalingsmåte spesifiseres nærmere innen –Spørsmål 10: Kontant innbetaling i bank oppgitt til 390 i tabell Antallet spesifiseres nærmere innen