Tilbyderkonferanse mandag 4. mai kl.12.00 Åpen anbudskonkurranse EØS 007-2015 Rammeavtale matvarer.

Presentasjon om: "Tilbyderkonferanse mandag 4. mai kl.12.00 Åpen anbudskonkurranse EØS 007-2015 Rammeavtale matvarer."— Utskrift av presentasjonen:

1 Tilbyderkonferanse mandag 4. mai kl.12.00 Åpen anbudskonkurranse EØS 007-2015 Rammeavtale matvarer

2 Agenda Innledning Historikk og konkurranseform Mercell Gjennomgang av konkurransedokumentene Praktiske råd Planlagt framdrift Spørsmål

3 Innledning Rammeavtale på kjøp av matvarer til postkjøkken på alders – og sykehjem, og andre enheter innenfor Etat for psykisk helse og rustjenester, Etat for tjenester til utviklingshemmede og Etat for hjemmebaserte tjenester.

4 Historikk og konkurranseform Konkurransen ble forrige gang utlyst (år 2011) som åpen anbudskonkurranse. Denne konkurransen vil også bli lyst ut som en åpen anbudskonkurranse, men Bergen kommune ønsker også å ivareta samfunnsansvaret ved å premiere tilbydere som i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten, sysselsetter personer som er funksjonshemmet og har varig tilrettelagt arbeid jf. Forskrift om varig tilrettelagt arbeid §§ 11-1 - 11-3. For nærmere om dette vises det til tildelingskriteriene.

5 Politisk vedtak Byrådssak 1098-15 Dispensasjon fra Bergen kommunes regler for arbeidsoppdrag til arbeidsmarkedsbedrifter Byrådet behandlet saken i møtet 260315 sak 1098- 15.

6 Konkurranseform – Åpen anbudskonkurranse Åpen anbudskonkurranse medfører forhandlingsforbud. Leverandør kan ikke endre sitt tilbud etter tilbudsfristen Oppdragsgiver har meget begrenset mulighet til å avklare uklarheter eller be om supplerende informasjon Leverandør må være forsiktig med forbehold eller formuleringer som kan fortolkes som forbehold (herunder ”presiseringer”, ”merknader”, fotnoter etc) samt formuleringer som kan føre til at tilbudet ikke lenger er sammenlignbart med konkurrenters tilbud

7 Konkurransedokumentene hentes i Mercell: Tilbudet skal leveres inn elektronisk i Mercell!

8 Kvalifikasjonskrav - krav knyttet til leverandørens egnethet - kravene må være oppfylt for at tilbudet skal bli vurdert - dokumentasjon lastes opp under hvert krav direkte i Mercell Skatteattest/Merverdiavgiftsattest Firmaattest HMS-egenerklæring (se vedlegg) Økonomisk og finansiell kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner –Gjennomføringsevne - personell –Gjennomføringsevne – utstyr –Referanseskjema – lignende oppdrag (se vedlegg) Kvalitetsstyring Andre kvalifikasjonskrav - underleverandører

9 Minimumskrav - krav til leveransen Besvares under fanen «minimumskrav» direkte i Mercell. Alle krav skal bekreftes Hvis det er krav til dokumentasjon lastes dette opp under det enkelte minimumskrav.

10 Tildelingskriterier Fanebladet «kriterier» Pris 80% (fylles inn i fanen «produkter) Samfunnsansvar 20% Dokumentasjon lastes opp under filer.

11 Konkurransedokumenter Under fanen «dokumenter» i Mercell: Konkurransegrunnlag Standardkontrakt Bilag 1 Oppdragsgivers spesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Administrative bestemmelser Vedlegg A – Samhandlingsavtalen Vedlegg B - Leveringssteder Bilag 4 Samlet pris- og betalingsbestemmelser Bilag 5 Endringer i den generelle kontraktsteksten Bilag 6 Endringer av leveransen etter kontraktsinngåelse Vedlegg 2 HMS egenerklæringsskjema Vedlegg 3 Referanseskjema Vedlegg 4 Forpliktelseserklæring

12 Elektronisk signatur Innlevering av tilbud via Mercell krever elektronisk signatur. www.buypass.no www.bankid.no www.commfides.no Obs! Det kan ta noen dager å få levert en elektronisk signatur.

13 Mercell support Tlf. 21 01 88 00 Epost: support@mercell.comsupport@mercell.com

14 Gjennomgang av konkurransedokumentene Rammeavtale på kjøp av matvarer til postkjøkken på alders – og sykehjem, og andre enheter innenfor Etat for psykisk helse og rustjenester, Etat for tjenester til utviklingshemmede og Etat for hjemmebaserte tjenester. Rammeavtalens varighet 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Oppstart av kontrakt: 15.08.2015.

15 Gjennomgang konkurransedokumenter forts. Oversikt over leveringssteder finnes i: Bilag 3 vedlegg B. Merk: En leveringsadresse kan ha flere leveringssteder. Det kan skje endringer vedrørende leveringsadresser og leveringssteder underveis i kontraktsperioden. Det private gamlehjem og Soltun aldershjem avvikles i november 2015. I tillegg vil noen private institusjoner, anslått til ca. 2 – 4, bli avviklet i avtaleperioden. Samtidig åpnes Gartnermarken Omsorg Pluss i november 2015, og et nytt sykehjem, Råstølen Sykehjem, ferdigstilles 2. halvår 2018. Plasstallet på aldersinstitusjoner vil i avtaleperioden bli opprettholdt.

16 Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Pris- og produktskjemaet må eksporteres til Excel for å se alle kolonnene som tilbyder må fylle inn. Dokumentet skal lastes opp under fanen «filer».

17 Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. I minimumskravene er det stilt krav til hele leveransen og disse må oppfylles.

18 Gjennomgang av konkurransedokumenter forts. Tildelingskriterier Samfunnsansvar (20%) Tilbydere blir premiert dersom det benyttes personer med varig tilrettelagt arbeid jfr. Forskrift om varig tilrettelagt arbeid, §§ 11- 1 – 11-3, til å utføre oppgaver ved gjennomføringen av kontrakten. Den tilbyder som ved gjennomføring av kontrakten benytter flest årsverk som oppfyller ovennevnte vilkår, får høyest poengsum. Pris (80%) Tilbudsprisene vil bli vektet mot oppgitt årlig estimert volum per varelinje. Indeks: Matvarer 03013 konsumprisindeks (1998=100), delindeks gruppenivå.

19 Kontrakt Bergen kommunes standardkontrakt er lagt til grunn Noen endringer/tillegg til standardkontrakten, se kontraktens bilag 5.

20 Kontrakt forts. Bilag 3, pkt. 8.2, Servicegrad: Servicegraden skal være på minimum 97,5 %. Dersom servicegraden på ordrelinje- eller varelinjenivå er lavere enn 97,5 % i løpet av en kalendermåned, og dette ikke skyldes forhold på Oppdragsgivers side eller forhold utenfor Leverandørs kontroll, har Oppdragsgiver rett til å ilegge Leverandør en bot på inntil 25.000 NOK for en måned. Er det i løpet av samme kalendermåned gitt dagbøter etter kontraktens punkt 11.8.1, skal dette komme i fradrag fra det beløp som ilegges etter denne bestemmelsen. Når Oppdragsgiver vurderer å ilegge bøter etter denne bestemmelsen, vil han vurdere bl.a. hvor stort avvik som foreligger og om servicegraden gjentatte ganger ikke har tilfredsstilt minimumskravet. Bøter kan ilegges inntil 1 måned etter at statistikk etter punkt 8.3 er mottatt fra Leverandør. Bøter etter denne bestemmelsen kan først ilegges 5 hele kalendermåneder etter at kontrakten er startet opp.

21 Praktiske råd for å unngå avvisning Ikke levert dokumentasjon for alle kvalifikasjonskrav! –Følgende kan oppdragsgiver innhente etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Skatteattester –Firmaattest –HMS-egenerklæring –Følgende kan ikke innhentes etter tilbudsfristens utløp (ikke uttømmende): Dokumentasjon for tekniske/faglige kvalifikasjoner (gjennomføringsevne personell; erfaring fra liknende oppdrag; kvalitetsstyringssystem. Forbehold mot kontrakt som ikke er uvesentlige Èn eller flere celler i prisskjemaet mangler utfylling, pris ift. enhet.

22 Planlagt framdrift Siste frist for spørsmål: 26.05.2015, kl.12:00 Tilbudsfrist: 05.06.2015, kl. 12:00 Kvalifisering/Evaluering – uke 24 Administrativ sak – uke 24-25 Kontraktsignering uke 26-27. Oppstart av kontrakt: 15.08.2015

23 Spørsmål?