LEAN I NARVIK KOMMUNE STATUS OG UTFORDRINGER 22. AUGUST 2014

Agenda n10:00 Velkommen til Narvik n10:10 Status og utfordringer på LEAN i Narvik n10:35 Veien frem til i dag i Vestre Toten n12:00 Lunsj n12:45 Diskusjon av kritiske suksessfaktorer og veivalg n14:00 Avslutning

Bakgrunn LEAN i Narvik nØkonomiske situasjon Etter Terra Etter Nordkraft nPilotprosjekt med tre avdelinger etablert Tildelingskontoret Korttidsavdelingen ved Furumoen Sykehjem Areal og samfunnsutvikling nEr Lean en metodikk for Narvik kommune i framtida? Vil det kunne bidra til økt effektivitet, høy tjenestekvalitet og medarbeidertilfredshet? nStatus: hvordan bør Narvik kommune jobbe med LEAN videre? Prosjektene evalueres Organisering vurdere s

nHva er Lean? Lean er en tenkemåte som fokuserer på kontinuerlige forbedringer og på å redusere det som ikke er verdiskapende Stress med stoppeklokke – Vi må gjøre alt fortere Enda et kvalitetssystem –mer papir og mer byråkrati Et fiks ferdig system som skal tres nedover hodet på oss Arbeidsoperasjonene forenkles, man jobber smartere Alt som ikke bidrar til brukerverdi fjernes Ved hjelp av noen få metoder og den erfaringen man har selv, oppnås gradvise forbedringer Et maratonløp – en reise – kontinuerlig prosess et sprintløp – hendelse – ”quick fix” et sprintløp – hendelse – ”quick fix” Kort om Lean nHva er det ikke?

Målsetninger for LEAN-prosjektet For Narvik kommune (overordnet) uBedre tjenester FRaskere saksbehandling FBedre utnyttelse av tiden FFokus på aktivitet som tilfører verdi uBedre arbeidsmiljø FLavere sykefravær FBedre trivsel For Tildelingskontoret (spesifikt) u”Vi vil se at vi er på vei mot den beste måten vi kan jobbe på”. En stabil arbeidsmodell u”Vi vil finne en god måte å samhandle på i hverdagen”. Hjemmesykepleie, sykehus, andre enheter u”Vi vil beskrive utfordringer knyttet til samarbeidspartnere, slik at vi lettere skal komme i gang med forbedringsarbeid”. IT, hjemmesykepleie, sykehus, andre enheter Oppsummering, Tildelingskontoret

Måloppnåelse, kommunens overordnede mål uBedre tjenester FRaskere saksbehandling FBedre utnyttelse av tiden FFokus på aktivitet som tilfører verdi Måloppnåelse: Vi utnytter tida bedre, og vi har fått bedre kvalitet på tjenesten. Vi gjennomfører mange flere hjemmebesøk, dermed blir vedtakene bedre. Vi kan ikke se at saksbehandlingstida har gått ned enda, men førstegangsvedtakene har blitt bedre. Dermed blir videre saksbehandling raskere, enklere og bedre. Restanselista er fortsatt lang, men brukerne blir ivaretatt på en bedre måte. Vi bruker mindre tid på møter Oppsummering, Tildelingskontoret

Måloppnåelse, kommunens overordnede mål uBedre arbeidsmiljø FLavere sykefravær FBedre trivsel Måloppnåelse: De ansatte trives godt, det har de for så vidt alltid sagt. Vi har skiftet hele bemanningen. Flere melder at arbeidspresset er for høyt. Sykefraværet er lavt, det har det alltid vært Oppsummering, Tildelingskontoret

Utfordringer nDet er lav endringskompetanse i organisasjonen – ”som å snu Hurtigruta på en femøring” nInformasjonsstrategi i kommunen ved enhetsoverskridende prosjekter. Ved endringer i én del av organisasjonen, må vi bli bedre på å informere og involvere berørte nAlle de tingene som kommer opp som ingen vil ta i Hva skjer etter vedtak? Det er ventelister på alt som har med eldreomsorg å gjøre. Vi savner at det tas ansvar på enheter og rådmanns-team for helhetlig tenking nTildelingskontoret skiftet alle medarbeidere på et halvt år. Lean oppstart i samme periode var utfordrende, også i ettertid Oppsummering, Tildelingskontoret

Anbefaling videre (Grethe Feragen) nLean er en god arbeidsmetodikk og bør tas i bruk i hele kommunen nEn forutsetning er at det legges bredt an, slik at flere, helst alle enheter jobber etter samme tankegang Oppsummering, Tildelingskontoret

Målsetninger for LEAN-prosjektet For Narvik kommune (overordnet) uBedre tjenester FRaskere saksbehandling FBedre utnyttelse av tiden FFokus på aktivitet som tilfører verdi uBedre arbeidsmiljø FLavere sykefravær FBedre trivsel Oppsummering, Areal og samfunnsutvikling

Aktiviteter og resultater nArbeidsforløp forbedret Byggesaksbehandling (felles mottakskontroll implementert. Saksbehandlingsforløpet er forenklet og harmonisert med andre prosesser på enheten og skal legges inn i WEBSAK) Tomtemåling (forenklet og harmonisert med andre prosesser på enheten) Andre mindre forløp er forenklet og harmonisert (Matrikkelføring, eiendomsskatt, etc) nFagledere har fått tydeligere ansvar og faste koordineringsmøter nOmdømme er kartlagt, handlingsplan for bedre service iverksatt Oppsummering, Areal og samfunnsutvikling

Måloppnåelse nEffektivisere og forbedre enhetens prosesser Vi har blitt mer effektive, blant annet har en rutine med å returnere ufullstendige søknader bidratt positivt. Det er mye mindre klager, de siste månedene har det vært helt stille. Samarbeidet med Komité for plan og næring er også bedre enn før nUtnytte ressursene bedre – ”flekse ressurser” Noe bedre nVi vil oppfylle samfunnsoppdraget på en bedre måte Ansettelser har bidratt positivt nBedre enhetsfølelse De ansatte er litt mer stolt over å jobbe på Areal og Samfunnsutvikling. Der er mer forståelse mellom faggruppene Oppsummering, Areal og samfunnsutvikling

Målsetninger for LEAN-prosjektet For Narvik kommune (overordnet) uBedre tjenester FRaskere saksbehandling FBedre utnyttelse av tiden FFokus på aktivitet som tilfører verdi uBedre arbeidsmiljø FLavere sykefravær FBedre trivsel Oppsummering, Furumoen

Oppstarten nInformasjonsmøter Hele personalgruppen Møteplikt Gjennomgang av arbeidsdagen Identifisering av 2 fokusområder nArbeidsgruppe Handlingsplan med tidsfrister Informasjon og tilbakemelding nIverksetting av tiltak

2 fokusområder nGjennomføring rapportsituasjon Hvor lang tid (rask ut og mer tid til pasientene) Hvor er fokus Kom forberedt nOrden på pasientrom 5S metodikk (Sortere, systematisere, strigle, standardisere, selvdisiplin) Gjennomgang pasientrom Hva skal være i skapene? Lavest mulig antall men funksjonelt Daglig oppfylling Ansvarlig person (metodikken også videreført til lager og vaktrom)

Orden og system på lager

Det vi går etter: Vi vil få mer tid som er verdifull for beboerne Vi vil ha en mer strukturert hverdag Vi vil få gjort det vi skal i løpet av vakta Lean i Narvik kommune Daglig målrapportering Oppsummering, Furumoen

Daglig målrapportering

Resultater på de 2 fokusområdene nGjennomføring rapportsituasjon Personalet opplever å ha mer igjen av dagen Mindre stress Pas på at ikke informasjon blir borte, hvis for kort Leder må være kort og konsis nOrden på pasientrom Veldig nyttig med orden og kontinuerlig påfylling Får gjennomført stell uten å måtte forlate Trygghet for pasienten Mindre irritasjon for personalet Ryddighet på lager – hensiktsmessige bestillinger

Måloppnåelse og refleksjon Lean har vært lettere å gjennomføre enn ventet Det har vært gunstig for pasientene – mer oppmerksomhet Det er viktig med stabilisering, at vi ikke faller tilbake. Vi må fortsette nå. Når rutiner ikke etterleves, særlig med orden på pasientrom, blir det frustrasjon Sykefravær 2012: 20% Sykefravær 2013: 8.6% Oppsummering, Furumoen

Aktivitet for å komme videre nEvaluering av de tre pilotprosjektene Tildelingskontoret Korttidsavdelingen ved Furumoen Sykehjem Areal og samfunnsutvikling nSikre at LEAN metodikken videreføres i pilotene nHvordan forankre og utvide nedslagsfeltet? Leanveiledere – dagsseminar gjennomført, men ingen rekruttering. Struktur for organisering ikke besluttet nNettverk LEAN Forum Narvik etablert Kommuner – Vestra Toten, Harstad nInteresse for LEAN Politisk Administrasjon Enheter Fagforeninger Fylkesmannen