Park og idrett Orientering om anbud tirsdag Dagsorden: Generelt om anbudene Gjennomgang av de enkelte anbud Spørsmål Referat skrives, legges på ”doffin” Presentasjon

ANBUD-2013 Bakgrunn: Park- og idrettsseksjonen er en del av kultur- og fritidsetaten i Sandefjord kommune. Kultur og fritidsutvalget vedtok : 1. Følgende oppgaver knyttet til kultur- og fritidsetaten søkes konkurranseutsatt/overført til frivillige lag og foreninger: Drift av Verdensteateret, basert på reell leieavtale.. Fritidsaktiviteter ved Varden grendehus, økonomisk ramme 0,35 mill kr

ANBUD 2013 KF-utvalgets vedtak – fortsettelse I Gressklipping, hogst og beskjæring med årlig ramme 3,5 mill.kr Renovasjon innenfor park og idrett, årlig ramme 1,0 mill.kr Vedlikehold av gravsteder, årlig ramme 3,2 mill.kr Vedlikehold av lekeplasser, eksklusiv gressklipping, renovasjon og tilsynsoppgaver, med årlig ramme 1,1 mill.kr

ANBUD 2013 KF-utvalgets vedtak – fortsettelse II 2. Rådmannen bes vurdere de muligheter for å redusere utgiftene som Fagforbundet i brev datert peker på. Dette gjøres som en del av den vurdering som rådmannen har varslet at han vil gjøre parallelt med konkurranseprosessen for å sikre et godt beslutningsgrunnlag dersom konkurranseprosessen ikke skulle gi et tilfredsstillende resultat. Resultat av konkurranseprosess og vurderinger av alternative måter å redusere utgiftene på legges frem for KF-utvalget.

ANBUD 2013 Generelt for alle anbudene: -Anbudsperiode 4 år, med opsjon på1 år -Definert øvre årlig beløp for hvert anbud -Anbud over øvre årlige beløp forkastes. Mulig å levere alternativt anbud. -Standard: Sandefjord kommunes alminnelige vedlikeholds standard, jfr kravsspesifikasjoner -Valgt en modell med tverrgående oppgaver -Alle anbud omfatter arealer spredt over hele kommune. Befaring er tilbyders eget ansvar.

ANBUD Velges en total leverandør på hvert anbud -Frist for spørsmål kl 13. -Spørsmål på E-post: på E-post: -Kopi: -Spørsmål og svar anonymiseres, legges ut på ”doffin” -Alle tilbud vil kunne bli avvist. -Kultur- og fritidsutvalget avgjør dette i februar

ANBUD 2013 Oppbygging av anbudene. -Konkurransegrunnlag med vedlegg: Vedlegg 1 Tilbudsmappe Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 2-1 Prisskjema – ordinert tilbud Vedlegg 2-2 Prisskjema – alternativt tilbud Vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår Vedlegg 4 HMS-Egenerklæring Vedlegg 5 Kravspesifikasjon (Spesifikasjon av tjenesten) med arealoversikter Vedlegg 6 Egenerklæring mot sosial dumping Vedlegg 7 Forpliktelseserklæring

Gressklipping, hogst og beskjæring Sandefjord kommune vurderer anskaffelse av tjenester: gressklipping, hogst og beskjæring på kommunens arealer innen park og idrett, kirkegårder/gravlunder, barnehager og skoler, friområder og lekeplasser. Oppdragene består i hovedsak av rutinemessige driftsoppgaver knyttet til gressklipping, beskjæring av trær, busker mv Konkurransen har øvre grense med årlig kontraktsverdi på maksimalt 3,5 mill. NOK (eks mva) før evt. årlige prisjusteringer.

Gressklipping, hogst og beskjæring II Kvalitetskrav til de enkelte tjenester fremgår av beskrivelse 1.1 til 4.2, jfr. tilbudsmappens pkt 3.3. Frist for innlevering: 3.januar 2013 kl.15.30

Vedlikehold av bed på gravsteder I Sandefjord kommune vurderer anskaffelse av tjenester: vedlikehold av gravsteder på kirkegårder og gravlunder. Dette gjelder ca 3600 gravsteder fordelt på Orelund gravlund, Ekeberg gravlund, Sandefjord og Sandar kirkegård. Oppdragene består i hovedsak av rutinemessige driftsoppgaver knyttet til planting, vedlikehold, baring, utlegging av kranser mv. Kvalitetskrav til de enkelte tjenester fremgår av beskrivelse 5.1 til 5.6, jfr. tilbudsmappens pkt 3.3..

Vedlikehold av bed på gravsteder II Volumet for tjenestene skal i 2013 være maksimalt NOK (eks mva), økende til i Endringen skyldes at planter er bestilt for sesongen Alle tilbud over 2,95 mill NOK ekskl. mva for 2013, og over 3,2 mill. NOK ekskl. mva per år fra 2014 vil derfor bli forkastet Kommunen vil administrere bestillinger etc i forhold til fester av gravsted. Frist for innlevering: 7.januar 2013 kl.15.30

Sandefjord kommune vurderer anskaffelse av tjenester : vedlikehold av kommunale lekeplasser i boligområder, parker, på skoler og i kommunale barnehager. Vedlikeholdet omfatter 64 lekeplasser, 18 barne- og ungdomsskoler og 14 barnehager. Oppdraget består i hovedsak av rutinemessige driftsoppgaver knyttet til vedlikehold av lekeplassene med utstyr, samt utskifting av sand i sandkasser og montering av lekeutstyr. Vedlikehold av lekeplasser

Vedlikehold av lekeplasser II Konkurransen har en øvre grense med årlig kontraktsverdi på maksimalt 1,1 mill. NOK (ekskl. mva) før evt. årlige prisjusteringer. Alle tilbud over 1,1 mill. NOK (ekskl. mva) per år vil derfor bli forkastet. Kvalitetskrav til de enkelte tjenester fremgår av beskrivelse 8.1 til 8.5, jfr. tilbudsmappens pkt 3.3. Frist for innlevering: 7.januar 2013 kl.15.30

Renovasjon Sandefjord kommune vurderer anskaffelse av tjenester : renovasjon på kommunens idrettsanlegg, friområder, parker, lekeplasser, skoler og barnehager, samt grøntanlegg ved kirkegårder/gravlunder og kirkebygg. Oppdragene omfatter i hovedsak rutinemessige oppgaver knyttet til renovasjon, tømming av søppelstativer og plukking av søppel.

Renovasjon Konkurransen har en øvre grense med årlig kontraktsverdi på maksimalt 1,0 mill. NOK (ekskl. mva) før evt. årlige prisjusteringer. Alle tilbud over 1,0 mill. NOK (ekskl. mva) per år vil derfor bli forkastet. Kvalitetskrav til de enkelte tjenester fremgår av beskrivelse 6.1 til 7.3 jfr. tilbudsmappens pkt 3.3. Frist for innlevering: 7.januar 2013 kl.15.30

Innkomne spørsmål VIRKSOMHETSOVERDRAGELSE (tilbudsmappen pkt 3.1.3) 1.Hvor mange ansatte vil følge med oppdraget hvis alle sier ja til dette. Går det evt å gi ett estimat på hvor mange som dere tror vil bli med oppgaven. 2.Hva er deres ansiennitet, kompetanse, erfaring, stilling i dag. 3.Hva er deres lønns, og arbeidsvilkår i dag. 4.Hva er deres sivilstand og alder. 5.Er det andre økonomiske forpliktelser som feriepenger/pensjonsordninger som vil bli overdratt til evt overdragende virksomhet.

Svar på spørsmål Arbeidsmiljølovens §16: Arbeidstakers rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. 1) Antall faste årsverk som kan bli berørt er 4 på området gressklipping, hogst, beskjæring. 2) Fleste ansatte har topp ansiennitet, utdanning som fagarbeidere 3) Årslønn aktuelle stillinger: NOK – sosiale utgifter 4) ubesvart 5) Øvrige spørsmål etter gjeldende lover og regler.

ANBUD 2013 Vedlikehold av bed på graver: ca 0,2 faste årsverk Vedlikehold lekeplasser: ca 1,5 faste årsverk Renovasjon: ca 08, - 1 faste årsverk Hvor mange som velger å gå til eventuell ny arbeidsgiver skal være klart til