Forprosjekt – nytt skoleadministrativt system Vedlegg 6 – Prosessbeskrivelse Aktivitetsskolen

Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle kravspesifikasjonen for anskaffelsen av nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor aktivitetsskolen

Hva er aktivitetsskolen Følgende prosess gjelder for håndtering av Aktivitetsskolen. Begrepet Aktivitetsskolen innebefatter også SFO som er et begrep som benyttes av andre fylkeskommuner. Aktivitetsskolen er et tilbud som er frivillig og som tilbys barn i 1. til 4. trinn, men også unntaksvis til eldre barn. Avhengigheter Løsningen krever en integrasjon mot kommunens økonomisystem for håndtering av utfakturering og registrering av innbetalinger. Foresatte skal benytte kommunes nettløsning for registrering av søknad, oppsigelse av plass og søknad om permisjon. Nettløsningen skal integreres med SAS Aktivitetsskolen for utveksling av data. Prosesskart SAS Aktivitetsskolen Aktivitetsskolen 1.0 Opprettelse av aktivitetsskole 1.1 Registrering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering 3.1 Rapportere

Prosess for aktivitetsskolen Kommunen har ansvaret for Aktivitetsskolen og registrerer informasjon om aktivitetsskolene i SAS. Foresatte kan søke om plass, permisjon eller si opp plassen på kommunens nettsider. Alle søknader behandles fortløpende. Fakturagrunnlag oversendes økonomisystemet en gang per måned. FormålBeskrivelse Formålet med prosessen er å håndtere barn som skal ha plass i aktivitetsskolen og faktureres for tjenesten. Registrering av søknad Opprettelse av aktivitetskole Registrering av betaler Overordnet beskrivelse av aktivitetsskolen Tildeling av plass Fakturering

1.0 – Registrering av aktivitetsskolen Formål Formålet med aktiviteten er å opprette aktivitetsskolene slik at det ligger til rette for at barn og ansatte kan registreres. Trigger En aktivitetsskole må opprettes slik at foresatte kan søke om plass og skolens ansatte kan registreres. Beskrivelse Aktivitetsskolene opprettes sentralt i fylket. Det registreres ansatte og de knyttes opp mot ulike stillinger og avdelinger per aktivitetsskolen. Prisen for deltagelse i aktivitetsskolen registreres slik at barnets ønsket plasstype (halv/hel stilling) kan beregnes senere. Resultat Fylkets aktivitetsskole er registrert, foresatte kan søke om plass og ansatte kan registreres Opprettelse av aktivitetsskole 1.1 Registrering og oppdatering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering

1.1 – Registrering av søknad Formål Formålet med aktiviteten er å registrere barn og foresatte som søker om plass i aktivitetsskolen. Søknader behandles fortløpende gjennom året. Søknader om permisjon skal også mottas og behandles. Trigger Søknader mottas og behandles i SAS grensesnittet. Beskrivelse Søknader mottas via fylkets eksterne websider og blir fortløpende lastet inn i SAS grensesnittet. Noen søknader blir også registrert manuelt direkte i SAS. Alle søknader kobles mot en aktivitetskole og registreres med prioritet. I tillegg registreres pårørende og personalia kontrolleres mot det sentrale folkeregisteret (DSF). I registreringen kontrolleres om barnet er tilknyttet andre aktivitetsskoler og om det er knyttet restanser mot barnet ifm. tilknytning til andre aktivitetsskoler eller barnehage. Etter tildeling av plass innhentes egenerklæring fra foresatte inkludert inntektsdokumentasjon. Dette oppdateres i etterkant slik at korrekt sats blir knyttet mot betalingsmottaker. Ved mottak av permisjonssøknader registreres ett opphold i barnets tilknytning til aktivitetsskolen og fakturering stoppes i perioden. Resultat Barn og foresatte er registrert i aktivitetsskolen med prioritet Registrering av aktivitetsskolen 1.1 Registrering og oppdatering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering

1.2 – Registrering av betaler Formål Formålet med aktiviteten er å registrere betalingsmottaker. I noen tilfeller er dette andre en barnets foresatte eller kun en av de foresatte. Betalingsmottaker kan være konfidensiell informasjon og skal derfor kunne være hemmelig (ikke skrives ut på lister eller synlig for brukere med begrenset tilgang). Trigger Det er behov for å registrere betalingsmottaker som følge av at andre enn søker eller foresatt skal betale, og eventuelt registrering av hemmelig adresse. Beskrivelse Betalingsmottaker registreres slik at faktura kommer til rett person. I noen tilfeller skal barnevernet eller andre institusjoner ha faktura og det er da behov for å registrere at barnet/søker har hemmelig adresse så dette ikke blir synlig. Resultat Betalingsmottaker og om barnets adresse er hemmelig blir registrert Registrering av aktivitetsskolen 1.1 Registrering og oppdatering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering

1.3 – Tildeling av plass Formål Formålet med aktiviteten er å tildele en plass til barnet. Dette skal kunne automatiseres ved at systemet foreslår en tildeling som godkjennes av brukeren. Trigger Det er nødvendig å tildele plass til barnet basert på søknadslister. Beskrivelse Basert på søkelister er det behov for å tildele plass etter prioritet. Barnet registreres deretter med hel eller halv plass basert på søknad. Det sendes deretter brev med tilbud om plass. Basert på tilbudt plass genereres et forslag til sluttdato etter når barnet går ut av 4. trinn i grunnskolen. Ved behov forlenges sluttdatoen. Resultat Barnet blir tildelt og tilbud plass Registrering av aktivitetsskolen 1.1 Registrering og oppdatering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering

1.4 - Fakturering Formål Formålet med aktiviteten er å fakturere betalingsmottaker for plass i aktivitetsskolen. Fakturagrunnlag overføres kommunes økonomisystem for utfakturering. Trigger Hver måned sendes fakturagrunnlag over til økonomisystem for utfakturering til betalingsmottaker. Beskrivelse Hver måned er det behov for å oversende fakturagrunnlag til økonomisystemet. I den forbindelse må det utarbeides korrekt grunnlag basert på inntekt, hel/halv plass og start dato. I tillegg må det tas hensyn til permisjoner og eventuelle avgiftsfritak. Resultat Fakturagrunnlag inkludert betalingsmottaker er oversendt og prosessen er avsluttet i SAS Registrering av aktivitetsskolen 1.1 Registrering og oppdatering av søknad 1.2 Registrering av betaler 1.3 Tildeling av plass 1.4 Fakturering