Kurs i rekrutteringsprosessen og rekrutteringsportalen WebCruiter Personal og organisasjonsavdelingen Helse Bergen 2007

Kursets innhold: 1.Innføring i de fire fasene i rekrutteringsprosessen, og gir en opplæring i de støtteverktøy som finnes, med fokus på rekrutteringsportalen WebCruiter. 1.Målgruppen er ledere med delegert fullmakt til å ansette medarbeidere. 2.Komplett gjennomgang av de ulike stegene i en rekrutteringsprosess er beskrevet nærmere i personalhåndboken.

Rekruttering som investering og strategisk virkemiddel Å finne riktig person til rett plass er en av stor betydning for en organisasjon I ble det årlig ansatt ca nye medarbeidere i Helse Bergen En ny medarbeider er en investering i størrelsesområdet 1 – 2 mill. Hvor mye det koster i tid, penger og engasjement å ansette feil person er vanskeligere å estimere

7 årsaker til feilrekruttering 1. Vi har ikke tid til å gjøre jobben skikkelig 2. Vi vet ikke hva vi ser etter 3. Vi ser ikke etter de riktige egenskapene 4. Den beste for jobben vet ikke at stillingen er ledig 5. Vi ansetter på magefølelse 6. Vi forveksler punkter på CV’en med kompetanse og ferdigheter 7. Vi sjekker ikke referanser grundig nok Kilde: Pål Espen Tørisen, 2001

Overordnet målsetting for rekruttering i Helse Bergen Å gjennomføre en rekrutteringsprosess som sikrer god kvalitet: –Få de beste til å søke –Ha en effektiv prosess –Få et best mulig beslutningsgrunnlag for utvelgelse …og som er i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk Våre medarbeidere er vår styrke!

4 faser i rekrutteringsprosessen 1. Planlegging 2. Tiltrekking av kandidater 3. Seleksjon 4. Innfasing av ny medarbeider

Prosessbeskrivelse

Hvorfor WebCruiter? Kvalitetssikting av rekrutteringsprosessen Dokumentasjon: relevante data på ett sted Overføring av data til sakarkiv Standardisering: rekrutteringen følger et fastlagt løp Gjenbruk av tekst og løsninger Gjennomsiktighet: Innsyn og kontroll fra involverte aktører

Hvorfor WebCruiter? Effektivisering av rekrutteringsprosessen –Standardisert rekrutteringsprosess –Færre ledd i administrasjon av søkere –Enklere kommunikasjon mellom involverte –All informasjon om en rekrutteringsprosess samles på ett sted Systemet skal sikre ledere styringsmulighet og kontroll!

1. Fase: Planlegging

2. Fase: Tiltrekking av kandidater

3. Fase: Seleksjon

4. Fase: Innfasing av ny medarbeider

Legge inn annonse: Klikk her for å lage annonse Tips: –Før utlysning: gjennomfør grundig behovs- vurdering og foreta en stillings- og kravanalyse for stillingen –Vurder hvilke kanaler som skal benyttes for å nå aktuelle søkere –Oppfordre aktuelle kandidater til å søke Tips: –Før utlysning: gjennomfør grundig behovs- vurdering og foreta en stillings- og kravanalyse for stillingen –Vurder hvilke kanaler som skal benyttes for å nå aktuelle søkere –Oppfordre aktuelle kandidater til å søke

Skrive inn annonsetekst: Velg selskap avdeling. Her vil du få opp din(e) klinikk/avdeling som du har tilgang til å legge inn annonse og søknadsbehandle i verktøyet. Klikk lag ny stilling (vegvisar) Velg ”Lage heilt ny” eller ”Kopiere” for å bruke tekst fra tidligere annonnse

Skrive annonsetekst forts: Intern stillingstittel vises kun i WebCruiter og ikke i annonsen Her velger du hvem som er ansvarlig evt. medansvarlig for stillingen

Hvordan fylle ut felt: OBS Dette er standard screening som skal velges for alle annonser NB. Husk alltid å lagre før du går til neste side. Du skal nå legge inn tekst og informasjon om stillingen. OBS Alle felt med * må fylles ut. I feltet annonsevisning, velges alltid ”en side”

Utfylling av felt forts: NB. Husk alltid å lagre før du går til neste side. For å unngå og måtte motta og behandle papirsøknader. Fyll aldri inn postadresse eller epostadresse i annonsen. Når du har lagret, klikker du videre til neste arkfane og fortsetter med å fylle ut feltene. Tips: Du kan forhåndsvise annonsen ved å klikke på Annonse. Ønsker du å gjøre endringer, klikker du til ønsket fane og gjør endringene. Husk å lagre

Utfylling av felt forts: På de feltene som du finner dette ikonet på, kan du få opp liste med forhåndsdefinert tekst som du kan benytte i annonseteksten Tips til annonse: –Annonsetekst skal gi et positivt og realistisk inntrykk av arbeidsplassen –Skriv direkte og ærlig –Beskriv oppgaver og funksjoner, samt kvalifikasjoner og egenskaper man søker etter –Skriv interessant –Skriv relevant og presist –Bruk direkte tale fremfor omtale –Unngå klisjeer –Les korrektur Tips til annonse: –Annonsetekst skal gi et positivt og realistisk inntrykk av arbeidsplassen –Skriv direkte og ærlig –Beskriv oppgaver og funksjoner, samt kvalifikasjoner og egenskaper man søker etter –Skriv interessant –Skriv relevant og presist –Bruk direkte tale fremfor omtale –Unngå klisjeer –Les korrektur

Publisering av annonse: Når du er fornøyd med annonseteksten, lagrer du og klikker ”Publisering av annonser”. Velg hvor annonsen skal publiseres (klikk på grønt ikon)

Publisering av annonse: Når du har valgt annonesmedie, velger du ”Send til intern godkjenning.” (Går til personal.avd. for godkjenning) NB! Du må velge publiseringsdato for annonser til Finn, inter/intranett. Bruk dagens dato og til dato for søknadsfrist.

Oversikt over dine publiseringer: Gå tilbake til stillingsoversikten din Her finner du status for dine stillinger

Kandidatbehandling: Her ser du oversikt over antall søkere til stillingen og du kommer inn i kandidatlisten ved å klikke her.

Tilknytte søknad mottatt på papir: Gå til Kandidatbehandling / CV- administrasjon for å knytte til søknad mottatt på papir. Tips: –Med WebCruiter går Helse Bergen over til Web-baserte søknader. –Man kan ikke nekte å ta i mot papirsøknader, eller søknader pr epost –For å unngå papirsøknad: unngå å legge inn epostadresse eller adresse i utlysningen

Tilknytte søknad mottatt på papir: Sett inn navn og søk om CV er allerede er registrert. Ved søk, klikk Finn CV Dersom CV ikke er registrert fra før, fyll inn opplysningene i feltene merket med * (obligatoriske felt) samt felt med epostadresse. Søker får da automatisk melding om at det er lagt inn basisinfo i CVdatabasen og brukernavn og passord og oppfordring til å registrere komplett CV/legge inn søknadstekst.

Tilknytte søknad mottatt på papir: Kopier referansenr. til stillingen oppe over menylinjene. Lim referansenr. inn her, og klikk lagre. Søknad og CV er da lagt til stillingen og du kan klikke deg tilbake til kandidatlisten.

Utskrift av søkerlister: Enkel og utvidet søkerliste lages av systemet. Tips: –Vurder først om søker- grunnlaget er tilstrekkelig –Om ikke, begynn på nytt –Bekreftelse på søknad mottatt går automatisk i WebCruiter Tips: –Vurder først om søker- grunnlaget er tilstrekkelig –Om ikke, begynn på nytt –Bekreftelse på søknad mottatt går automatisk i WebCruiter

Utskrift av søkerliste forts: Her velger du hvilken søkerliste/rapport du ønsker. Listen blir generert i Adobe og automatisk lagret i Ephorte.

Kandidatbehandling forts: Klikker du på kandidatnavnet, får du opp CV og søknad til kandidaten Tips: –Vurder kandidatene på bakgrunn av stillings- og kravanalyse –Kall inn alle som fyller kravene til stillingen. –Dersom relevant søker fra 1. eller 2. generasjons innvandrer-bakrunn – kall inn minimum 1 til intervju –Gjennomfør strukturerte, godt planlagte intervju med fokus på kunnskap, erfaring og ferdighet –Husk regler for hva man kan spørre om Tips: –Vurder kandidatene på bakgrunn av stillings- og kravanalyse –Kall inn alle som fyller kravene til stillingen. –Dersom relevant søker fra 1. eller 2. generasjons innvandrer-bakrunn – kall inn minimum 1 til intervju –Gjennomfør strukturerte, godt planlagte intervju med fokus på kunnskap, erfaring og ferdighet –Husk regler for hva man kan spørre om

Kandidatbehandling forts: Du kan bla fortløpende i CV og søknad til alle søkerne til stillingen Her kan du grovsortere og sette status fortløpende på kandidatene. For eksempel sortere etter ikke aktuell eller aktuell. Tips: –Dokumenter alle trinn i prosessen med status og kommentarfelt –Begrunn innstilling –Husk vern mot diskrimminering pga alder, kjønn, tro, opphav, legning, politisk orientering, fagforenings- tilhørighet Tips: –Dokumenter alle trinn i prosessen med status og kommentarfelt –Begrunn innstilling –Husk vern mot diskrimminering pga alder, kjønn, tro, opphav, legning, politisk orientering, fagforenings- tilhørighet

Kandidatbehandling forts: Andre aktuelle statuser for eksempel sjekk av HPR status Tips: –Det er ansettende leders ansvar å sjekke autorisasjon til søker via SAFH –Stadig flere stillinger krever vandelsattest, de som arbeider m barn og psykisk utviklings- hemmede Tips: –Det er ansettende leders ansvar å sjekke autorisasjon til søker via SAFH –Stadig flere stillinger krever vandelsattest, de som arbeider m barn og psykisk utviklings- hemmede

Kandidatbehandling forts: Link til SAFH finner du her Tast inn HPR nr. dersom oppgitt i søknad, evt. fødselsnr.

Kandidatbehandling forts: Når kandidat er valgt ut og referanser sjekket, sett status ”Jobbtilbud” Klikk utskrift av brev/epost

Kandidatbehandling forts: Kryss av på valgte kandidat Velg brev på rullelisten

Kandidatbehandling forts: - Klikk først på oppdater -Deretter hak av kandidat -”Lag utskrift av dei valde”

Kandidatbehandling forts: Det genereres følgeskriv som skal sendes med jobbtilbud (arbeidsavtale) - Når arbeidstaker har akseptert tilbud, settes status ”Ansatt”. -Velg status ”Avslagsbrev 2 – søkjar tilsett” for øvrige søkere. -Gå tilbake til ”Utskrift av brev/epost” OBS. Arbeidsavtalene hentes i skjemasentralen som i dag fram til integrasjon mot Agresso er klar.

Avslutning og arkivering - Når alle kandidater har fått status med automatisk tilbakemelding går du tilbake til stillingsoversikten og klikker ”Til arkiv” OBS: Alle saker skal avsluttes ved å arkivere her. De nødvendige journalposter er da overført til saken i Ephorte og vil forsvinne fra din arbeidsliste. Du er nå ferdig med kandidathåndteringen i portalen

Oppfølging etter kurs: Oppstart med WebCruiter 15. mai – alle stillinger som lyses ut! Personalhåndbok oppdateres, medio juni ”Min side” i WebCruiter viser presentasjon og filminstruksjon Midlertidig brukerstøtte: Personal & Organisasjonsavdelingen, seksjon for rekruttering og karriereutvikling: 76600