Min Tid HR-konsulenter

Presentasjon om: "Min Tid HR-konsulenter"— Utskrift av presentasjonen:

1 Min Tid HR-konsulenter
Her kan du skrive enhet/tilhørighet. Sett blank hvis dette ikke er aktuelt. Innhold i dette feltet styres her: Meny -> Sett inn (Mac=Vis) -> Topptekst og bunntekst Universitetet i Bergen Min Tid HR-konsulenter

2 Universitetet i Bergen
Registrering i Min Tid Dette skal ansatte registrere i Min Tid: Fleksitid (arbeidsdagens start-slutt) Avspasering Overtid Reisetid Noe fravær <= 1 dag (syk del av dag, lege/tannlege) Dette skal dere ikke registrere i Min Tid : Sykefravær, egenmeldinger, permisjoner etc. Ferie, seniordager

3 Universitetet i Bergen
Roller i Min Tid Ansatt (registrerer kun egen tid) HR konsulent rolle Forhåndsgodkjenner (kan forhåndsgodkjenne overtid) VLA (attesterer på overtid) Leder BDM (anviser overtid) Alle som har disse rollene i Min Tid vil se menypunktet Min Tid Leder i HR-portalen Rollen som de har fått i Min Tid bestemmer hva de får lov til å se/gjøre i Min Tid

4 Min Tid - HR medarbeideres oppgaver
Universitetet i Bergen Min Tid - HR medarbeideres oppgaver Superbruker/brukerstøtte for ansatte (prosjektet er 2. linje brukerstøtte) Registrere/endre fleksitid saldo (gjøres normalt kun ved oppstart) Registrere/endre arbeidsplaner på ansatte (prosjektet setter opp nye arbeidsplaner) Kan søke opp ansatte og ta ut Rapporter

5 Universitetet i Bergen
Min Tid - Brukerstøtte Ansatte skal ta kontakt med HR-konsulent - ikke kontakte prosjektet direkte. HR-konsulent tar kontakt med Min Tid gruppen dersom de ikke kan løse problemet. Merk saken Min Tid – xxxxx og send dette til Paga-gruppen i Issuetracker FAQ: Ser ikke Min Tid som valg i HR-portalen Ved oppstart: Har ikke fått registrert IB pluss/minustid Ferie/fravær er ikke overført til Min Tid Fleksitid saldo beregnes ikke, eller er feil… Feilmelding/varsel i Min Tid Arbeidsplanen min er feil … Gradert sykemelding

6 Min Tid – pålogging HR-portalen
Universitetet i Bergen Min Tid – pålogging HR-portalen Logg på HR-portalen. Klikk på meny-symbolet øverst til venstre for å få frem menyen I menyen skal du finne valget Min Tid når ditt fakultet/enhet starter opp med Min Tid. Velg Min Tid for å registrere fleksitiden din (egen tid) I menyen finner alle som er blitt tildelt Lederroller, HR-roller eller VLA-roller valget Min Tid Leder. Velg Min Tid Leder når du skal utføre funksjon som HR-konsulent

7 Min Tid – meny for HR-konsulenter
Universitetet i Bergen Min Tid – meny for HR-konsulenter Når du er kommet inn i Min Tid, klikker du på menyen i Min Tid bildet. HR-konsulenter har disse valgene på sin meny:

8 Registrere fleksitid saldo
Universitetet i Bergen Ved oppstart må alle ansatte få registrert inn korrekt fleksitid saldo. Velg Saldoer i menyen for Min Tid, Søk opp personen (For å registrere minustid skriver du minustegn foran timer/min)

9 Korrigere feil fleksitid saldo
Universitetet i Bergen Dersom du har registrert en saldo og deretter registrerer en ny saldo på en senere dato vil den nye saldoen gjelde fra denne datoen. Hvis du har registrert en saldo og må korrigere denne saldoen fra samme dato eller tidligere, må du først nullstille tidligere registrering før du kan registrere ny saldo. Eksempel på nullstilling av saldo: Du registrerer fleksisaldo med dato på +15 timer og 20 minutter. Både dato og saldo var feil. Datoen skulle vært Saldoen skal være 12 timer og 10 minutter. Dette korrigeres slik: Søk opp ansatt med dato (dato som var feil). Klikk på Legg til/Trekk fra. Velg saldonr. 2 (Akk Fleksitid) I feltet Timer/dager skriver ingenting. Da blir overstyringen fjernet. Søk opp ansatt med korrekt dato og legg inn korrekt saldo.

10 Oppgave fleksitid saldo
Universitetet i Bergen Legg inn fleksitid saldo på den personen som dere opprettet. Legg inn fleksitid fra Gå til vedlikehold og søk opp personen på nytt for å kontrollere at fleksitid ble korrekt registrert Legg inn en ny fleksitid saldo fra Denne gangen registrerer du minustid på personen. Sjekk at denne overstyrer den gamle fleksitid saldoen Fjern de to fleksitid saldoene du har registrert og legg inn en ny korrekt fleksitid saldo fra

11 Spørring (søke opp person eller periode)
Universitetet i Bergen Du kan søke opp en bestemt Person eller Periode (fra-til dato) dersom du vil se på denne.

12 Registrere/endre arbeidsplaner
Universitetet i Bergen HR konsulentene må registrere og gjøre tilpasninger i arbeidsplanene for ansatte ved fakultetet Nytilsetting: HR-konsulent tildeler teknisk/administrative ansatte en arbeidsplan når de er kommet inn i Paga Endring: Ved endring på arbeidsforhold som medfører at ansatt får et nytt Af-nr eller en ny arbeidstid må HR-konsulent endre eksisterende arbeidsplan på den ansatte Arbeidsplan 9999 står på alle som ikke har fått tildelt en arbeidsplan

13 Universitetet i Bergen
Arbeidsplaner Universitetet i Bergen Oversikt over de arbeidsplaner som i hovedsak skal brukes: Ate grp 15 (ansatte i 100% stilling + lærlinger) Arbeidsplan 15001: 100% stilling (sommer/vinter) Ate grp 20 (ansatte i deltidsstilling) Arbeidsplan 20000: Mal 1 uke (sommer/vinter) Arbeidsplan 20001: Mal 2 uker (sommer/vinter) Tilpasning av arbeidsplaner: Dette gjøres for ansatte i deltidsstillinger. Dersom det er mulig skal tilpasning brukes fremfor å opprette en ny arbeidsplan Dersom det er behov for ny arbeidsplan skal dette meldes i issue-trakcer. Send sak til Paga-gruppen og merk saken Min Tid + beskrivelse av problemet

14 Registrere arbeidsplan – hoved AF
Universitetet i Bergen Det er en god regel å gå inn på historikk bildet i HR-portalen for å kontrollere tilsettingsforhold før du registrerer arbeidsplan. Merk deg hvilket AF arbeidsplanen skal registreres på Arbeidsplan skal alltid registreres på det som er ansattes Hoved-arbeidsforhold i flg. HR-portalen. I noen tilfeller vises ikke korrekt hovedarbeidsforholdet i Min Tid. I slike tilfeller må du hente ansatt på nytt fra Paga. Gå inn via Min Tid leder, i menyen velger du Person, arkfane Plan Søk opp personen, klikk på knappen Søk opp personen på nytt for å få oppdaterte opplysninger om hva som er hovedarbeidsforholdet. Klikk på den arkfanen som er det korrekte hovedarbeidsforholdet og registrer arbeidsplan på dette arbeidsforholdet

15 Registrere arbeidsplan – 100 % stilling
Universitetet i Bergen Velg Min Tid Leder, under overskriften Grunndata velger du Person. Klikk deretter på arkfane for Plan Søk opp ansatt som skal tildeles arbeidsplan Klikk på arkfanen (Hoved) Arbeidsplan 9999 står på alle som ikke har fått tildelt en arbeidsplan Sett sluttdato på arbeidsplan 9999 Registrer arbeidsplan brukes for ansatte i 100% stilling som har vanlig fleksitid sommer/vinter Oppdater den nye arbeidsplanen ved å klikke på Lagre arbeidsplanen ved å klikke på Lagre-symbolet øverst Oppgave: registrer arbeidsplan på ansatte fra

16 Arbeidsplan for deltid – arbeider likt hver dag
Universitetet i Bergen For å legge inn en arbeidsplan på en deltidsansatt som arbeider likt hver dag gjør du følgende: Velg Min Tid Leder, under overskriften Grunndata velger du Person. Klikk deretter på arkfane for Plan Søk opp ansatt som skal tildeles arbeidsplan Klikk på arkfanen (Hoved). %-Justering: dersom det er haket av her vil arbeidstid i deltidsstillingen blir jevnt fordelt på hver dag. Klikk på oppdater plan. Deretter lagre.

17 Arbeidsplan for deltid – Personlig tilpasning
Universitetet i Bergen Velg Min Tid Leder, under overskriften Grunndata velger du Person. Klikk deretter på arkfane for Plan Søk opp ansatt som skal tildeles arbeidsplan Klikk på arkfanen (Hoved) og registrere arbeidsplan Dersom det er haket av for % justering må denne haken fjernes Klikk på Rød pil for å tilpasse arbeidsplan – oppdater planer og lagre.

18 Personlig tilpasning – velge vakt
Universitetet i Bergen Klikk i arbeidsplanen for å få frem oversikt over Vakter Du må tilpasse planen både Vinter og Sommer Dersom ansatt skal ha fri hele dagen velger du alltid Fri hverdag Vinter på vinterplanen og deretter Fri hverdag Sommer på sommer-planen. Foreløpig er det kun disse vaktene dere skal velge Når du har satt på vaktene klikker du på Lagre-knappen

19 Personlig tilpasning - fridag
Universitetet i Bergen Du tilpasser arbeidsplanen de enkelte dagene i uken på følgende måte:

20 Tilpassing av arbeidsplan (deltid)
Universitetet i Bergen Når du har endret arbeidsplan, klikk lagre, og klikk deretter her:

21 Personlig tilpasning (deltid)
Universitetet i Bergen Personlig tilpasning (deltid) Eksempel på tilpasset plan, hvor det arbeides mandag-tirsdag-onsdag i den første uken, og torsdag-fredag i andre uken. Husk å lagre.

22 Tilpassing av arbeidsplan (deltid)
Universitetet i Bergen Skjermbildet Vedlikehold – her ser du at fridagene er korrekte

23 Oppgave deltidsarbeidsplaner
Universitetet i Bergen Registrer en deltidsarbeidsplan på en av testpersonene Gå inn på vedlikehold og sjekk at planen vises korrekt Oppdater Plan dersom den ikke er oppdatert Når du har sjekket at alt er ok, kan du gå tilbake og slette arbeidsplanen på testpersonen.

24 Godkjenning av arbeidstid
Universitetet i Bergen Ansatte bør jevnlig kontrollere at arbeidstid er korrekt registrert. Deretter skal data godkjennes av arbeidstaker for å bekrefte at arbeidstidsdata er kontrollert og i orden. Ledelsen ved fakultet/avdeling gir retningslinjer for hvor ofte dette skal gjøres. Når data er godkjent vil du se at hengelås under Sign. blir gul Dersom du krever overtid må du godkjenne dagen på denne måten før krav om overtid går videre i saksgangen

25

26 Universitetet i Bergen