1 Sekretærens rolle som superbruker for saks- og arkivsystemet Fagdager for sekretærer og kontormedarbeidere januar 2010 Anne Marit Færden - Arkivleder i Fagforbundet 5. Januar 2010

2 Egen bakgrunn Bibliotekar med fordypning i EDB Fagforbundet 2008-> Arkivleder Hydro –Dokumentasjon, bibliotek, IT -> 1988 Skolebibliotekar i vgs

3 Presentasjonen tar utgangspunkt i At organisasjonen har et elektronisk saks- og arkivsystem At sekretærer/kontoransatte har en rolle som –Superbruker –Lokalt arkivansvarlig –Har ofte også andre oppgaver i saks- og arkivsystemet –Registrerer innkommende post –Skanner, registrerer ePost –Skriver for saksbehandlerne

4 Fordelene med et elektronisk saks/arkivsystem Oppdatert og relevant informasjon for å sikre riktige beslutninger Strukturert og optimalisert saksbehandling med felles rutiner og effektive samarbeidsformer Høyere effektivitet i saksbehandlingen Uavhengighet av arkivets åpningstider Statistiske opplysninger om saksbehandlingen

5 Forutsetninger Utnyttet etter organisasjonens behov –"IT støttet saksbehandling, ikke saksbehandlerstøttet IT" –Saksgang og oppgaveflyt tilpasset organisasjonens arbeidsprosesser –Organisasjonen utnytter saks- og arkivsystemet for å effektivisere arbeidsprosessene Omforent forståelse av hva som skal arkiveres Riktig bruk –Dele informasjon som kan deles –Skjerme informasjon som må skjermes –Gjennomføre dokumentadministrative prosesser –Ferdigstille dokumenter, avslutte saker etc Støtteapparat som fungerer!

6 Utnyttelse av saks/arkivsystemet Journalføring/registrering Lagring –Papir/elektronisk Dokumentproduksjon –Integrasjon med tekstbehandlingsverktøy –Dokumentmaler Dokumentfangst –Skanning/e-post (+vedlegg)/elektroniske skjema –OCR-lesing av skannede dokumenter Arbeidsflyt –Saksgang/oppgaveflyt

7 Aktører Saksbehandler * Saksansvarlig Leder Superbruker * - veilede andre Lokalt arkivansvarlig * - veilede andre og i tillegg kunne overstyre Utvalgssekretær Arkivet * Systemadministrator * - rollen kan være lagt til arkivet eller til IKT IKT ofte bare ansvar for teknisk drift av løsningen, ikke funksjonalitet Systemleverandøren

8 Saksbehandleren Skal treffe en beslutning og dokumentere denne skriftlig –Lesevennlig innhold –Forsvare standpunkter –Forberede politisk behandling av saken –Må forholde seg til visse formalia (saksflyt) –Saksflyten kan være nedfelt i saks/arkivsystemet Må i tillegg –Utføre arkivoppgaver som en del av saksbehandlingen –Vurdere om henvendelser er å regne som saker –Registrere saker, journalposter –Beskrivende tittel, andre metadata, –Kode (statuskoder, arkivkoder etc) –Tilgjengeliggjøre egne saker og dokumenter for andre –Følge systemets saks/oppgaveflyt –Viktig at disse oppfattes som riktige og nødvendige

9 Saksbehandleren og saks/arkivsystemer Saksbehandleren –Opplever ofte saks/arkivsystemet som rigid –Er lite fokusert på dokumentbeskrivelse, metadata/attributter, dokumentstatus –Men vil på den annen side svært gjerne ha et godt strukturert arkiv med gode nøkkelord når hun har behov for å finne tilbake i arkivet Saks- og arkivsystemet –Rik funksjonalitet –Men dermed er det også lett å gå seg "vill" i all funksjonaliteten –Mange verktøy integrert –Database, brukerklient (Web eller Windows), verktøy for tekstproduksjon og dokumentfangst, ePost Et godt støtteapparat gjør hverdagen enklere for saksbehandleren....

10 Støtteapparatet Brukerne av ethvert IKT system trenger et støtteapparat, og de forskjellige ledd i støtteapparatet trenger hverandre Lokal superbruker –Kan være en saksbehandler, eller en sekretær/kontoransatt Lokal arkivansvarlig –Oftest en sekretær/kontoransatt Arkivet Systemadministrator –Rollen kan være lagt til arkivet eller til IKT IKT –Drift av infrastrukturen som saks- og arkivsystemet bygger på –Database, nettverk- og annen kommmunikasjon, web teknologien, kontorstøtteverktøy –Oppgradering til nye versjoner - ofte med støtte fra leverandøren –Noen ganger også systemadministrator, men oftest er denne rollen lagt til arkivet Systemleverandøren –Retting av faktiske feil i løsningen, nye versjoner, støtte for systemadministrator og IKT drift

11 Brukere Arkiv Super- brukere Leverandør IKT Superbrukere/ Lokalt arkivansvarlige - 1. linjestøtte Arkiv - 1. linjestøtte Modeller for brukerstøtte

12 Sekretær/kontoransatt som superbruker eller lokalt arkivansvarlig Superbruker –Veilede andre Lokalt arkivansvarlig –Veilede andre - og i tillegg kunne overstyre, dvs må ha tilgang til andres registreringer –Kvalitetssikre registreringer –F.eks rette skrivefeil som kan føre til søkeproblemer –Utøve arkivarrollen i saks- og arkivsystemer –Avslutte saker og journalposter –Hjelperegistre –Administrere eller gi input til sentral administrator om enhetens behov –Kontaktpunktet mot sentralt arkivansvarlig og systemadministrator

13 Brukerstøttefunksjonen - nøkkelen til en vellykket implementering av et saksbehandlingssystem Fordeler med lokale superbrukere –Kjenner virksomheten, sakene det jobbes med og hva som er arkivverdig –Kjenner brukerne - og den enkeltes IT modenhet –Skriver saker selv, og kjenner systemfunksjonene fra brukernes side –Ofte svært god på tekstbehandlingssystemet –Brukerne synes det er lettere å kommunisere med en de jobber sammen med til daglig enn med en sentral brukerstøttefunksjon Lokale superbrukere må få grunnopplæring i systemet, gjerne i forkant av generell brukeropplæring og gjerne superbrukerkurs –Opplæring av sentralt systemansvarlig eller superbrukerkurs hos leverandøren Lokalt arkivansvarlige må ha arkivfaglig kompetanse i tillegg –Rikt kurstilbud i markedet - f.eks. Kommunal Kompetanse – eller opplæring hos sentralt arkivansvarlig –Bruk av regneark er nyttig for mange formål - bl.a. for å lage statistikk som ikke er innebygget i systemet Tiden rollen krever blir ofte undervurdert –Løse problemet for brukeren - raskt –Utnytte 2. Linjestøtte osv

14 Samarbeid med arkiv Arkivverdighet –Det må tilstrebes felles retningslinjer for hele organisasjonen –Lokale superbrukere/arkivansvarlige viktige både ved utforming av retningslinjer og som veiledere overfor brukerne Opplæring –Hva passer best for den lokale enheten –Sted (lokalt, sentralt, utenfor egne lokaler) –Tid –Hvilken type opplæring er det behov for til enhver tid –Grunnopplæring, opplæring i nye versjoner, spesialopplæring (eks. møtesekretærer), søkekurs..... –Hvem gir opplæring –Leverandøren/en fra det sentrale arkivet/superbrukeren Brukerstøtte –Fast kontaktperson i arkivet? –Dokumentasjon –F.eks, hvilken informasjon bør ligge på intranettet? Langsiktig arkivforvaltning –Periodisering og avlevering

15 Samarbeid med arkiv - forts Verktøy for å utøve rollen –Eks, kjøreplan for brukeropplæring Oppfølging –Regelmessige møter mellom sentralt arkivansvarlig og superbrukerne –Kombinasjon av praktiske tema og info om videreutvikling av systemet –To-veis kompetanseoppbygging

16 Samarbeid med systemadministrator Alle standardsystemer konfigureres for å tilpasses organisasjonen behov De deler av funksjonaliteten som bygger på "må" krav i Noark standarden (Norsk arkivstandard) er ikke konfigurerbare –F eks. skal ikke journalposter "arve" gradering fra saken –Jfr offentlighetsloven Andre deler konfigureres lokalt –Brukertilganger –Viktig å ha regler for hvem som bestemmer tilganger til organisasjonens graderte dokumenter Lokale superbrukere/arkivansvarlige er viktige bidragsytere mht konfigurering som kan føre til mer effektiv bruk av systemet –Maler/standardbrev –Hjelperegistre –Deler av lokal konfigurering kan ofte skreddersys for enkeltbrukere –Viktig at superbruker/lokalt arkivansvarlig kjenner til denne muligheten

17 Superbrukere/lokalt arkivansvarlige Brukerens opplevelse av saks- og arkivsystemet avhenger av –Løsningen er godt testet i brukermiljøet, slik at mulige feil er kjent og at en løsning på disse finnes –Opplæring tilpasset brukernes behov –Brukeren får raskt hjelp når feil oppstår, eller når hun/han går seg "vill" i systemet –Systemet er optimalt konfigurerert og inneholder nødvendige dokumentmaler Et saks- og arkivsystem som oppleves som godt blir mer brukt Superbrukere og lokalt arkivansvalige er viktige aktører i brukerstøtteapparatet

18 Spørsmål?