”Gode investeringsprosesser i Oslo kommune”

Presentasjon om: "”Gode investeringsprosesser i Oslo kommune”"— Utskrift av presentasjonen:

1 ”Gode investeringsprosesser i Oslo kommune”
Foredrag på Oslo kommunes boliguke 24. Sept 2012 Seksjonssjef Tron Kallum Oslo kommune, Byrådsavdeling for finans Introduksjon Rolle Kurs først og fremst i styringsdokument og krav til innhold i det. Binder forprosjektet sammen. Men ikke kurs i forprosjekt for anskaffelser, prosjekteringsstyring etc. Forprosjekt i denne sammenheng = forprosjektfasen; inkluderer skisseprosjekt Spørsmål til gruppen: Hvem er ledere? Hvem er prosjektledere? Hvem er utredere? Hvem har laget et styringsdok etter det nye regime? Hvem er gjester i gruppen? Hvem er eksterne? Hvem har vært på KVU kurs? Når spørsmål, navn og nummer. Flott hvis aktive.

2 Utgangspunkt for arbeidet
Kommunen skal bli bedre på Måloppnåelse (tid, kvalitet og kostnader) Forebygge feil, avvik og styringssvikt Befolkningsveksten tilsier at kommunen står overfor store oppgaver og investeringer Tiltakene er - prinsipper, metodikk og kompetanseutvikling innenfor: Helhetlig virksomhetsstyring inkl risikostyring og internkontroll Prosjektstyring og investeringsprosesser Anskaffelsesstrategi IKT-reglement Fokus på HMS inkl sykefraværsarbeid

3 ”Gode investeringsprosesser” er å sikre bedre prosesser og styringsgrunnlag, med tilhørende kompetanseheving 1. Økt forutsigbarhet i store investeringsprosjekter Færre tids- og beløpsmessige overskridelser Bedre kostnadsestimater Økt kvalitet på budsjettinnspill 2. Bedre prosjektoppfølging gjennom gode plan- og styringsdokumenter 3. Økt kompetanse på gjennomføring av investeringsprosjekter Tid er penger. Behov for økt kompetanse gjelder alle. Investeringsregimet: Et virkemiddel for å holde kontroll, samtidig få bedre kontroll på tid, kostnad og kvalitet. Klarere roller og ansvar, profesjonalisering Krever kompetanse av alle – ny måte å drive på. Tettere involvering, mer på bestillersiden. Noe mer arbeid i forkant, men ikke uhåndterbart Trekke på prosesser som allerede brukes i ulike enheter av kommunen 4. Forenklet prosjektplanlegging gjennom standardiserte metoder og verktøy

4 Konseptvalgutredning Detalj- prosjektering
Investeringer i Oslo kommune – prosess Byrådsavdeling Bevilgning / husleie Oppdrag KS1 /Oppdrag KS2 /Oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detalj- prosjektering Gjennom-føring Drift Politiske føringer Behovsplaner Langtidsplaner Risiko-vurderinger og -analyser Behov Mål Krav Alternativer OPS Ramme-betingelser Mål og krav Fremdriftsplan og leveranser Økonomi Prosjektstyring og oppfølging Anbudsprosess Rapporteringsmaler Oppfølgingsplan Evaluering / erfaringsoverføring Hva, hvilket, livs-syklus-kostnad Hva, når, hvor mye, hvordan, kostnad, evt. nytte KS = Kvalitetssikring Gjennomgang av momentene i foilen. KVUen skal til byrådsavdelingen – må skrives etter det. KVU; ikke for rask på løsning. Stakkato prosess; først behov, så mål, så krav, og så først alternativer. Roller og ansvar: etat/bydel, etat/foretak, byrådsavdeling. Formålsbygg vs. Bykasseinvesteringer. FINs rolle; eier av regime og den som har rammeavtalene med EKS. Bevilgning etter KS2. Ekstern KS vs. Intern KS; avgjøres av byrådsavdelingene – størrelse, risiko, politisk oppmerksomhet. Oppstart sommeren 2010, pragmatisk innfasing av regimet. Alle skal følge metodikken, men balanse oppdrag vs. fullmakter gitt til etatsleder. Balansen må finnes og styres av byrådsavdelingen. KVU; etats ansvar, mens formålsbyggene eies av foretak. Må finne en riktig balanse for involvering av foretakene. Bestiller Utfører

5 Konseptvalgutredning Detalj- prosjektering
Investeringer i Oslo kommune – faser og leveranser Bevilgning / husleie Oppdrag KS1 /Oppdrag KS2 /Oppdrag Overlevering Prosjektinitiering Konseptvalgutredning Forprosjektfasen Detalj- prosjektering Gjennom-føring Drift Behovsplaner Strategier Politiske vedtak KVU / Mulighets-studier / Skisseprosjekt Evt. tidlig prosjekterings- / detaljerings-grunnlag Styringsdokument m/vedlegg: Forprosjekt med underlag og rapporter Avsluttende prosjektering Anbudsgrunnlag Rapportering Drifts-dokumentasjon Styringsdokument: PLs viktigste redskap – forstår betydningen når du skal styre et prosjekt med et dårlig styringsdokument forankring oppover – kan ikke gjøre endringer uten behandling, forplikter linjen til det som skal leveres føringer nedover – ”slik gjør vi det, dette er planen og målet” Styringsdokumentet er en kontrakt med prosjektleder. Alle har nytte av det; gir oversikt og forankring. Går opp på rutiner og prosesser på forhånd, slipper å gjøre det når det brenner. Få det på plass! Som relevant; reguleringsprosess, evt. KU

6 Hierarki av dokumenter
Prinsipper investeringsprosessen Veileder for detaljprosjektering og gjennomføringen 3. Maler for oppdrag om KVU og Forprosjekt 1. Mal for konseptvalg-utredningen 2. Mal for styrings-dokumentet Mal for detaljprosjekteringen og gjennomføringen 5. Veileder for overlevering til drift 4. Mal for overlevering til drift 6. Veileder for konseptvalgutredningen Veileder for forprosjektet Vedlegg: Veileder i identifisering av følgekostnader for IKT Infrastruktur Prinsipper Veiledere Maler Mal for følgekostnader IKT Infrastruktur Krav til innhold Tips og råd Maler Overordnede prinsipper Roller og ansvar Nivå 1: Nivå 2: Nivå 3: Investeringsregimet: Foreløpig utviklet for konseptvalgutredningsfasen og forprosjektfasen + IKT-veileder Finne et nivå som passer Oslo kommune; nå prøver vi det ut Lage det som det er behov for Kurset går lengre enn veilederne. Planen videre – revidering av veiledere. Evt. hva som har skjedd siden forrige versjoner (i store trekk): Redusert på kravene, bla. for samfunnsøkonomiske nytteberegninger. (Kommer tilbake til dette senere i kurset). Ligger på FINs intranettside Malene; word-format. = Ikke på påbegynt Se intranettet:

7 Takk for oppmerksomheten!