Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark-5 Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark-5 Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef."— Utskrift av presentasjonen:

1 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark-5 Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef

2 Hvorfor er bevaring av elektronisk arkiv vanskelig? Elektronisk informasjon er flyktig Teknologien endres raskt Digital informasjon er kodet (i 1-tall og 0-er) og uleselig for folk flest Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

3 Hvordan blir bevaring av elektronisk arkiv lettere? Løsninger som er maksimalt uavhengig av, og flyttbart mellom teknologiplattformer Ta vare på data, ikke systemer Fremdeles stor grad av manuelt arbeid Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

4 Hva er et godt arkivformat? (Arkivverket) åpent og komplett dokumentert etablert i markedet og i utbredt bruk filene skal kunne leses og analyseres på en enkel måte selvdokumenterende uavhengig av maskinvare og programvare ikke være patentbeskyttet ikke ha krypteringer robust og effektivt Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

5 Hvilke arkivformater er gyldige? (Arkivverket) Saksdokumenter (brev): PDF-A Skannet tekst og bilder: TIFF E-post: ren tekst TXT Fotografier: TIFF eller JPEG Kart: TIFF eller SOSI Video: MPEG-2 Lydfiler: MP3, PCM eller PCM- basert Wave Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

6 Beskrivelse av Noark 5 ”Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

7 Generelt Noark5 er å regne som Moreq2 chapter zero MoReq - Model Requirements for the management of electronic records er en EU-standard for arkivdanning MoReq er basert på ISO som er en internasjonal standard Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

8 Hva er nytt? Uttrekksmodul er på plass fra dag en. diskuter utfordringene man har hatt med dette i N4. Ny arkivstruktur - mappe i mappe. Grensesnitt - altså standardisert integrasjon. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

9 Utfordringer To hovedtyper av systemer Sakarkiv-systemer  Noark-standard Fagsystemer  Ingen standard  Stort spekter Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

10 Løsningen for fagsystemer ”Fagsystemer som tilfredsstiller Noark 5 har per definisjon mekanismer for å produsere uttrekk av bevaringsverdige dokumenter og metadata på en standardisert måte for deponering eller avlevering til Arkivverket. ” ”Disse mekanismene er en forutsetning for å få godkjent et fagsystem som et Noark 5- system.” (Arkivverket) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

11 Kort om Noark-5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Basert på EU-standarden Moreq2 (Model Requirements for the management of electronic records) Bakoverkompatibel med Noark-4.1 Nytt i versjon 5 er at standarden også kan benyttes på fagsystemer Kan også brukes i det private

12 Noark-5 orverordnet Noark 5 setter setter krav til:  systemenes informasjonsinnhold  systemenes datastruktur  systemenes funksjonalitet  systemenes brukergrensesnitt Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

13 Noark 5: Konsekvenser for leverandører (Riksarkivet) Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark 5 Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger Mer konkurranse, flere systemer på markedet Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag Må lytte mer til brukernes behov Skal ikke kunne bruke Noark- standarden som en unnskylding for ikke å lage gode løsninger Leverandører av fagsystemer (med saksdokumenter) må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn eller integreres i løsningen Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

14 Noark 5: Konsekvenser for brukerne (Riksarkivet) Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med funksjonalitet som i dagens Noark 4 Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4 Data skal kunne konverteres til ny løsning Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene, ikke "alle krav i Noark 5" Selv vurdere hva som vil være den mest effektive løsningen Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye Også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent Avleveringer skal bli enklere å håndtere Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

15 Kjerne og grensesnitt Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

16 Integrasjon Noark 5 i 3 nivåer  Indre kjerne inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering.  Ytre kjerne definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer.  Komplett Noark 5 spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og adm.systemer som vil inngå i en ”komplett” Noark 5- løsning Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

17 Noark 4-godkjenning Egenerklæring!  Leverandører ”skryter på seg”  Uttrekksfunksjonalitet mangler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

18 Noark 5-godkjenning 1. Egenerklæring fra leverandør 2. Demonstrasjon for Riksarkivet 1. Produksjon av dokumenter 2. Produsksjon av uttrekk 3. Test av uttrekk (utføres av Riksarkivet) 4. Endelig godkjenning 1. Gis når systemet har vært i drift i 6 måneder Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

19 Dagens status Ingen endelig godkjente systemer! Midlertidig godkjente løsninger  Public 360 Versjon 4.0 SP5  Acos Websak  Documentum (kun kjerne)  W3D3 (kun kjerne) Visma ”skal lage…” Åpen kildekode-løsning? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

20 Konvertering til Noark-5 Ingen generelt krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør – men:  Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra Noark-4  Noark-5 har ikke noen metode for oppgradering  Hovedsakelig leverandører som promoterer oppgradering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

21 Konvertering til Noark-5 Software Innovations Noark 4- løsning svært lik Noark-5 Riksarkivet har godkjent konvertering Ingen risiko for tap av data Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

22 Forskjellige Noark 5- løsninger (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Kjerne Generell saksbehandling Kjerne Spesialisert saksbehandling Kjerne Sakarkiv Fag- system SakarkivsystemFagsystemFelles arkiv

23 Bruk av Noark-5 Skipsregistrene (http://www.nis- nor.no/)http://www.nis- nor.no/  Skreddersydd fagsystem  Noark 5-kjerne  Ikke laget for integrasjon  Midlertidig godkjent Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

24 Skipsregistrene - Infrastruktur I fagsystemet vil dokumenter bli skannet inn med PixEdit fra Techsoft. Dokumentene vil bli påført strekkoder, som muliggjør effektiv import til systemet. To skannere fra Canon (DR-9050C), som er dimensjonert for innskanningen av hele arkivet. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

25 Skipsregistrene Skipsregistrene vil ha ett sentralt saksbehandlingsverktøy basert på Noark 5. Innskanning av historisk arkiv Ikke en stor generell saksbehandlingsløsning, men arkivfunksjonalitet i fagapplikasjonen Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

26 Skjermbilde 1 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

27 Skjermbilde 2 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

28 Spørsmål? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)


Laste ned ppt "Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark-5 Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google