Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: 12.6.2012 Fagkoordinator: Thomas Schjelderup.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: 12.6.2012 Fagkoordinator: Thomas Schjelderup."— Utskrift av presentasjonen:

1 Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: Fagkoordinator: Thomas Schjelderup

2 Administrasjonsenheten i nye Harstad kommune:

3 SAK OG ARKIVSYSTEM

4  Saksbehandlingssystemene i begge kommuner er saksproduserende.  Harstad benytter ePhorte i versjon 4. Bjarkøy kommune benytter en gammel versjon av Kontorsak  Begge kommuner har eget postmottak.  All post i Harstad digitaliseres i ePhorte men kommunen har ikke fulldigitalt arkiv på grunn av manglende sikkerhetskopiering.  På Bjarkøy håndteres all post og arkivmateriale manuelt.  I Harstad er det ca 7 årsverk i tilknytning til sak og arkiv.  På Bjarkøy er det totalt 1,5 årsverk som også omfatter politisk sekretariat og sentralbord.

5

6  Begge kommuner har sak og arkivsystem som er utdatert.  Kontorsak 2000 er i en så gammel versjon at det ikke er mulig å konvertere det over til Norsk arkivstandard (NOARK).  Det er mulig å etablere en søkbar database med opplysninger slik at det vil være mulig å gjenfinne dokumenter. Dokumentene må så letes opp i papirarkivet.  ePhorte i versjon 4 er et godkjent sak og arkivsystem klargjort for fulldigital lagring som er mulig å bruke i oppgradert versjon i nye Harstad kommune.  Imidlertid kan det ikke benyttes fulldigitalt før sikkerhetskopieringen er tilstrekkelig. I tillegg må det minst oppgraderes til versjon 2007 av Officepakken.

7  Byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune er ønsket digitalisert i nye Harstad kommune for å kunne opprettholde kommunale arbeidsplasser med hensyn til saksbehandling for tekniske tjenester.  I Harstad kommune er det gjort et forprosjekt i 2010 som tar for seg digitalisering av byggesaksarkivet i Harstad kommune.  På grunn av mangel på ressurser ble hovedprosjektet ikke igangsatt.  Med grunnlag i forprosjektrapporten er konklusjonen at å digitalisere byggesaksarkivet i Bjarkøy kommune medfører betydelig arbeid.

8  Grunnarbeidet i prosjektet med å digitalisere byggesaksarkivet på Bjarkøy må sees i sammenheng med å tilrettelegge for å digitalisere byggesaksarkivet i Harstad kommune.  Om byggesaksarkivet fra Bjarkøy fulldigitaliseres vil det være tilgjengelig på Bjarkøy og i Harstad noe som muliggjør å opprettholde kontorarbeidsplasser for tekniske tjenester på Bjarkøy.  Ved å innføre fulldigitalt arkiv samt å sentralisere arkivtjenesten i Harstad vil det ikke være behov for post og arkivfunksjon på Bjarkøy.

9

10  Det etableres en ny elektronisk arkivplan for nye Harstad kommune.  Det etableres det en fulldigital serverplattform som er klar til bruk ved oppstart av ny arkivdel fra  Det settes et skarpt skille der arkivmateriale etter bare kan gjenfinnes digitalt.  Dette gjør at nye Harstad kommune vil være fulldigital fra samme dato.  Det installeres en ny versjon av ePhorte (5) og ePhorte i Sharepoint.  Begge systemer presenteres i grensesnitt som er moderne og lettfattelige.

11 ePhorte i Sharepoint

12 ePhorte 5

13  Dette er løsninger som er fremtidsrettet og har støtte for forenklet og forbedret saksbehandling. Løsningene er også tilrettelagt for interkommunalt samarbeid.  Integrasjon mot saksbehandling i Outlook (Harstad kommunes e-postsystem) vil gjøre opplæring av nye saksbehandlere fra Bjarkøy betydelig lettere i forhold til dagens løsning i Harstad kommune.  I tillegg vil integrasjon mot Harstad kommunes intranett som er basert på Sharepoint gjøre at saksbehandlere kan få en komplett oversikt på et skjermbilde.  ePhorte 5 gir en ny og forbedret løsning for innsyn i saksdokumenter i sanntid for publikum og mulighet for integrasjon mot fagsystemer slik at disse benytter lagring basert på NOARK 5 standard.

14 eInnsyn

15  Et fulldigitalt arkiv er en forutsetning for å kunne opprettholde og utnytte administrative arbeidsplasser fullt ut på Bjarkøy.  Forutsetningen for oppgradert løsning til ePhorte 5, Sharepoint og fulldigitalt byggesaksarkiv er en fulldigital serverplattform med tilstrekkelig sikkerhetskopiering.  En sikker fulldigital serverplattform vil også alle andre enheter som for eksempel regnskap, personal og kemner dra nytte av.  Per i dag bruker disse enhetene papirbasert arkiv selv om det aller meste skannes og kan gjenfinnes digitalt.  Papirarkivet kan avvikles når sikkerhetskopieringen er god nok

16 SENTRALBORD

17 SERVICETORG

18  Det kan være behov for at servicetorgtjenester for innbyggere på Bjarkøy som ikke har pc bør ivaretas av en person.  Denne merkantile tjenesten kan integreres i en stilling ved sykehjem, skole eller teknisk enhet.

19 POLITISK SEKRETARIAT KANTINE  Bjarkøy kommune har ingen kantine. Harstad kommune har kantine og den vil fortsette ordinær drift i nye Harstad kommune.

20 BESPARELSER


Laste ned ppt "Anbefalt modell for administrasjonsenheten i nye Harstad kommune Dato: 12.6.2012 Fagkoordinator: Thomas Schjelderup."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google