Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

EArkivsamarbeidet Bevaringsvurderinger •Bevaringsvurdering = –Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har •…betydelig.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "EArkivsamarbeidet Bevaringsvurderinger •Bevaringsvurdering = –Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har •…betydelig."— Utskrift av presentasjonen:

1 eArkivsamarbeidet Bevaringsvurderinger •Bevaringsvurdering = –Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har •…betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi •…rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi –Å velge ut og kassere materialet som faller utenfor bevaringsformålet med tanke på å spare ressurser –Vurdering av materialet bør skje på makronivå •Prinsipielt ingen forskjell mellom tradisjonelle og digitale arkiver her •Praktisering av bevaringsarbeidet mot elektronisk arkivmateriale innebærer imidlertid problemstillinger

2 eArkivsamarbeidet Problemstillinger •Bevaringsvurdering på makronivå er nødvendig, men ikke fullstendig •Bevaring/kassasjon av elektronisk materiale er i stor grad betinget av tekniske kriterier og begrensninger knyttet til systemene –Metode (migrering) innebærer at informasjon går tapt –Teknisk gjenbruk er et kriterium for hva som bevares –Tilgang til dokumentasjon og ressursbruk i dokumentasjonsarbeidet kan avgjøre hvor mye som bevares –Migreringfunksjonalitet kan avgjøre hvor mye som bevares •Kravene til arkivdanning (systemer og lagringsformater) setter premisser for hva som vurderes som bevaringsverdig •Det må utarbeides en –… overordna bevaringsplan for arkivskaper - makrovurdering –… informasjonsspesifikk uttrekksmetode - mikrovurdering

3 eArkivsamarbeidet Arbeidsmetode - makronivå •Bevaringsvurderinger må utføres med utgangspunkt i –Gjeldende regelverk •AL § 9, Forbud mot kassasjon uten hjemmel •ALF §3-20 a-h, Bevaringspåbud for møtebøker, journalregister, arkivplanar m.m. •ALF §3-21, om kassasjon etter generelle kassasjonsregler –Nye bevaringsplaner med bakgrunn i Bevaringsutvalget rapport 2002 •Det utarbeides sektorvise generelle planer som må implementeres lokalt

4 eArkivsamarbeidet Kriterier for bevaring-makronivå 1.Dokumentere organet sin funksjon og samfunnsmessige rolle (Dokumentasjons verdi) 2.Dokumentere samfunnsutviklingen og spesielle hendelser (Informasjonsverdi) 3.Dokumentere personer/virksomheter sine rettigheter og plikter (Juridisk) 4.Dokumentere kommunen/avdelingen sine rettigheter og plikter (Juridisk) 5.Tilleggskriterier (redundans, estetisk verdi, fysisk tilstand m.m.)

5 eArkivsamarbeidet Arbeidsmetode - makronivå •Bevaringsutvalget sitt forslag til arbeidsmetodikk for generelle bevaringsplaner –Kartlegge sektorer med arkivskapere og funksjoner –Analysere sektorene/arkivskaperne sine funksjoner og relatere dette til arkivmateriale som blir skapt –Definere funksjoner og materiale som skal vurderes for bevaring/kassasjon –Vurdere funksjon/materiale sin dokumentasjonsverdi

6 eArkivsamarbeidet Lokale bevarings- / kassasjonsplaner på makronivå •Basert på sektorvise generelle bevaringsplaner •Bevaringsvurderinger for arkivserier og systemer i arkivplanen meland.arkivplan.no

7 eArkivsamarbeidet Systembasert bevaringsvurdering - mikrovurdering •Definisjon –Hvilken informasjon skal bevares fra systemet og hvor finnes denne •Funksjoner og informasjonsenheter i systemet •Hvor lagres data •Hvordan lagres data (format) •Grunnlag i arkivskapers bevaringsplan - makrovurdering •Arbeidet startes i forkant av avlevering, men kan foregå kontinuerlig •Dokumentasjon –Metadatabeskrivelse (addml, xml-skjema) –Beskrivelse av hvilke informasjonselementer som skal avleveres i arkivplanen –Legges til grunn for selve datauttrekket

8 eArkivsamarbeidet Framgangsmåte •Kravene i arkivloven til arkivsystemer stiller opp to hovedtyper bevaringsvurderinger –Noark-baserte systemer •Egen funksjonalitet for uttrekk i systemet •Bevaringsvurdering i finnes i standarden og skal være implementert i funksjonaliteten –Generelle register og databaser •Individuelle bevaringsvurderinger basert på informasjonsinnhold og funksjonstyper

9 eArkivsamarbeidet Familia v5 – fagsystem i barnevernstjenesten •Leverandør i dag; Visma Software Norge AS •Formål: Behandling av barnevernssaker etter Lov om barnevernstjenester •Visma sine løsninger på barnevern er benyttet av ca 170 kommuner på landsbasis •Utfasing av Familia v5 (og samtlige andre løsninger) i løpet av 2007, v6 innebærer ny lisens

10 eArkivsamarbeidet Informasjonsinnhold •Registrering av barn og familieforhold •Mottak og behandling av bekymringsmeldinger –Vurdering og hypoteser –Undersøkelse –Tiltak •Saksbehandling og produksjon av dokument –Journalnotat –Vedtak –Brev •Postjournal •Vedtak med begrunnelse •Utbetalingsplaner •Overføring av data til reknskaps- og lønssystem •Overføring av data til SSB

11 eArkivsamarbeidet Familia vs ALF om elektronisk arkivering •Vert nytta til føring av inn/ut korrespondanse –Oppfyller ikkje Alf §§ 2-6, 2-7 og 2-9 om Noark •Produksjon av saksdokument i modulane vedtak, postjournal, journalnotat m.fl. –Oppfyller ikkje Alf §§ 2-13 og 2-14 om elektronisk lagring av saksdokument •Konklusjon –Blanda avlevering •Elektronisk –Register over dokument •Papir –Saksdokument til vedtaksbok og klientmapper

12 eArkivsamarbeidet Bevaringsvurdering Familia v5 •Kartlegge alle moduler med informasjonsinnhold –Dokumentasjon: brukerveiledning eller skjermbilder •Lokalisere tabeller med feltinformasjon –Dokumentasjon: ER-skjema, tabellister eller lignendetabellister eller lignende •Definere hvilken informasjon/moduler som lagres i hvilke tabeller

13 eArkivsamarbeidet Barn/Klient •Tabeller –B_Klient_tab •Bevares fordi hovedposter •Fungerer som registerkort

14 eArkivsamarbeidet Bekymringsmelding/Under-søkelse •Tabellar –B-melding_tab –B_handlingsplan_tab –B_tiltak_tab •Bevares som dokumentregister •Selve meldingen bevares på papir

15 eArkivsamarbeidet Vedtak •Tabellar –B_vedtak.tab •Bevares som vedtaksliste/ oversikt •Selve vedtak bevares på papir

16 eArkivsamarbeidet Journalnotat •Tabellar –B_Journal_tab •Bevares som dokumentliste •Selve notatet må bevares på papir

17 eArkivsamarbeidet Postjournal •Tabellar –B_postjournal_tab •Bevares kfr Alf § 3-20 •Korrespondansen må bevares på papir

18 eArkivsamarbeidet Bevaringsplan •Møte- og vedtaksbøker (papir) •Kopibøker (papir) •Postjournal (elektronisk) –Tabelluttrekk frå Familia; Klientmapper (papir) –Meldinger –Korrespondanse –Journalnotat –Kfr. eigen kassasjonsplan •Tabelluttrekk fra Familia; Klientoversikt, Postjournal, vedtak, journalnotat og melding


Laste ned ppt "EArkivsamarbeidet Bevaringsvurderinger •Bevaringsvurdering = –Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har •…betydelig."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google