Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen 2012-05-31
Periodisering av elektronisk sak-/arkivsystem, med fokus på NOARK 4 og 5 systemer Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen

2 Elektronisk sak-/arkivsystem - tema
Sak-/arkiv er arkivtjenestens ansvar, hvor periodisering er en av mange oppgaver som skal løses Overgang til helelektronisk sak-/arkiv stiller arkivtjenesten overfor nye og store utfordringer, herunder integrasjoner med fagsystemer Reduksjon i støttevirksomhet (her arkiv) kan være ett av flere overordnede mål Presentasjonen vil fokusere på konkrete oppgaver og utfordringer knyttet til innføring, bruk og forvaltning av helelektronisk arkiv Gjennomgang og tilpasning av prosesser, rutiner, samt fordeling av roller og ansvar knyttet til bruk og forvaltning anses som viktig Arkivtjenesten bør påta seg de funksjonelle oppgavene, herunder ha rollen som kravstiller. Oppgaver som krever IKT-kompetanse vil det for mange være fornuftig å benytte ekstern hjelp fra for eksempel leverandøren med støtte fra IKT-driftsleverandør.

3 Ikke NOARK-godkjent sak-/arkivsystem
Applikasjoner som lagrer saksdokumenter i ikke-NOARK-system skal meldes Riksarkivet. Dette omfatter blant annet fagsystemer med journalsystem uten NOARK kjerne. For detaljer se Riksarkivet:

4 Proveniens - periodisering
Arkivplan skal dokumentere blant annet fysiske- og elektroniske arkiver, periodiseringsprinsipper og periodiseringsperioder Periodisering hjemlet i arkivlov m/forskrifter. Periodisering er et middel for å opprettholde både ytre og indre proveniens, og derigjennom lette gjenfinning Ytre orden: Arkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver Indre orden: Det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning som de fikk ved arkivering Elektronisk sak-/arkiv normalt satt opp som ett arkiv for hele kommunen (arkivskaper) Arkiv kan deles logisk i arkivdeler med samme ordningssystem, ordnet etter Objekt (Eiendomsarkiv, Gards- og bruksnummer, personal, klient- og elevmapper på fødselsnummer) Emne (arkivnøkkel) Fysisk/elektronisk, eks elektroniske arkiver inneholdende fysisk materiale (kontrakter, bilder, kart m v) Hvordan ivaretas arkivansvaret gjennom oppsett og evt. databehandlingsavtaler: Når flere kommuner som benytter felles sak-/arkivsystem? Ved vertskommunesamarbeid? Interkommunalt selskap (AS) leverer tjenester til en eller flere arkivskapere? Kjøp av tjenester fra privat næringsliv? Organisering av databaser, arkiver og inndelingen i arkivdeler ha stor innvirkning på hvordan arkivet vil fungere i ettertid. Oppsettet av arkivsystemet påvirker hvordan informasjonen kan periodiseres. Med påfølgende produksjon av uttrekk til arkivdepot. Organisering av uttrekkene får betydning for gjenfinning i arkivdepot. Databehandlingsavtaler skal normalt utarbeides i alle tilfeller der sensitivt materiale blir håndtert av tredjepart.

5 Hendelsesbasert periodisering
Emneordnede arkivdeler periodiseres ved eks: Kommunesammenslåing Overgang til helelektronisk arkiv Fastsatte arkivperioder (typisk valgperiode) Bytte av arkivnøkkel (ikke absolutt krav, men store endringer, samt konflikter mellom gammel og ny Bytte av sak-/arkivsystem (evt. større oppgraderinger) Mye uaktuell informasjon i arkivet (vanskeliggjør søking og utfordrende m h p sikkerhetskopiering)

6 Periodisering - objektordnet arkivdel
Periodiseringsprinsipp hentes fra arkivplan, hentes fra regelverk, evt. bestemmes før opprettelse av arkivdel Personopplysningsloven og Forskrift om pasientjournal åpner for «sletting» av informasjon. Ved krav om bevaring, fjernes informasjon fra produksjonssystemet: Opprett arkivdel for uaktuelle objekter Overfør uaktuelle objekter til denne Arkivdel sperres for nye objekter og deponeres hos arkivdepot etter avtale Arkivdel med tilhørende fysisk arkivmateriale avleveres til arkivdepot etter avtale Bortsetting i depot, der materialet også gjøres utilgjengelig for arkivskaper, er regnet som «sletting»! Pass på at reell sletting ikke kan foretas uten at arkivverket godkjening.

7 Periodisering - periodeskille
Skarpt – ingen nyregistrering av saker eller dokumenter Overgang fra papirbasert journal til Noark-system Overgang fra Noark-3 til Noark 4, hvis dataene ikke konverteres Større omorganiseringer (herunder kommunesammenslåing) og ved opprettelse av ny arkivskaper Skifte av arkivnøkkel i Noark-3 eller ved papirjournal Mykt – dokumenter kan opprettes i eksisterende saker Nye saker tillates ikke opprettet i arkivdel som skal periodiseres. Registrerte saker med tilvekst av dokumenter flyttes automatisk til ny arkivdel (arvtager) Overlappingsperiode settes for eks til 2 år, før arkivdel stenges for registrering og deponeres Relasjonen mellom arkivdeler blir viktig for den automatiske overføringen av saker som fortsatt er aktive til arkivdel som er arvtager. Alle saker i den arkivdelen som skal periodiseres avsluttes ved overlappingsperiodens slutt.

8 Forberedende aktiviteter – periodisering I
Planlegg Vurder ekstern støtte fra systemleverandør Varsle arkivdepot og avtal test av uttrekk Beskriv oppdraget og estimer kostnader – forankres hos ledelsen Informer saksbehandlere om prosess og tidsplan Identifiser arkivdeler som skal periodiseres Sjekk regelverk i f t bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale Beslutt deponering eller avlevering før tiden Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres Periodiseringsprinsipp Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering Det viser seg at flere systemleverandører ikke har levert programvare som setter oss i stand til å gjøre uttrekkene selv. Ofte er dette begrunnet i inkonsistente data og at det må gjøres manuelle jobber i databasen før et uttrekk gjøres. Spesielt gjelder dette for systemer/arkivdeler som har blitt konvertert fra et noark-format til et annet. Andre årsaker er dårlige/manglende rutiner for elektronisk arkivhåndtering – bl.a. avslutting av saker og konvertering av dokumenter til gyldig arkivformat.

9 Forberedende aktiviteter – periodisering forts II
Følg opp saksbehandlere Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre strukturer som e-post, filstrukturer m v Gjennomfør restansekontroll Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes Kontroller dokumenter uten el.dok Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale Saker benyttet for test- og undervisningsformål Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v) Følg opp fordelere (leder) Mangelfull journalføring Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling Skjerming og tilgangsstyring

10 Forberedende aktiviteter – periodisering forts III
Foreta hjemlet kassasjon Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres Rundskriv fra Riksarkivet, datert : Regulerer kassasjon i NOARK-systemer Noark 1-3 Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres Hovedregel bevaring, jf arkivloven §9, ledd c ”Dette forbodet går framom føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettast etter føresegnene i personopplysningslova, helseregisterlova og etter føresegner i medhald av helseregisterlova §§ 7 og 8. Slik sletting kan først gjerast etter at det er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren.” Elektroniske dokumenter som man bare mottar til informasjon (kopimottager), og ikke foretar saksbehandling, kan kasseres. Finnes det funksjonalitet for å identifisere og kassere slik informasjon eller må dette i tilfelle gjøres manuelt i ettertid? Dersom det finnes funksjonalitet i uttrekksrutinen, kan dokumenter i slike saker utelukkes på dette tidspunktet. Det kan også være en løsning å registrere slike dokumenter knyttet til en egen arkivdel for senere kassasjon. Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger Noark 1-3 Elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende papirarkiv skal det være gjennomført arkivbegrensning, kassasjon og ordning i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften § 5-4 før avlevering kan skje Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv For system uten elektronisk arkiv (dvs. er uten elektroniske dokumenter), skal den elektroniske journalen bevares uten nærmere vurdering. For tilhørende i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften § 5-4 før avlevering kan skje. Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv System har elektronisk arkiv (dvs. har elektroniske dokumenter), skal arkivperioder og arkivdeler som er aktive, avsluttet eller i overlappingsperiode ved utgangen av 2011, bevares. Unntatt her er konkrete arkivdeler som kun inneholder kassabelt materiale, arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere og arkivdeler som av andre årsaker er opprettet med kassasjon som formål. Disse kan kasseres etter at Riksarkivaren har gitt tillatelse til kassasjon. Tilsvarende unntak fra bevaringsbestemmelsen kan gjøres gjeldende for konkrete arkivkoder eller sakstyper så fremt dette ikke fører til inkonsistens i datastrukturen. Riksarkivaren gjør oppmerksom på følgende forhold: - Kassasjon av arkivdeler mottatt som kopier fra andre arkivskapere, forutsetter at arkivdelen bevares andre steder. - Kassasjoner skal foretas i produksjonssystemet, før datauttrekket eksporteres fra vedkommende system. Det skal ikke gjennomføres kassasjoner i selve datauttrekket. For Noark-baserte løsninger skal bevarings- og kassasjonsbestemmelser være på plass ved oppstart av arkivperioder fra og med 1. januar 2012. Organet er selv ansvarlig for å utarbeide bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egne fagsaker, og Riksarkivaren skal godkjenne bestemmelsene før de kan tas i bruk. I tillegg bør organet planlegge strukturen i Noark-systemet slik at kassasjon er praktisk gjennomførbart, for eksempel ved å etablere egne arkivdeler for saksområder som er kassable der dette er hensiktsmessig. Fra elektroniske journal- og arkivsystem skal en arkivversjon deponeres når en arkivperiode/overlappingsperiode er avsluttet. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca år gammelt.

11 Forberedende aktiviteter – periodisering forts IV
Rydd opp i hjelperegistre Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org-ledd Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk Rydd opp i administrativ struktur: Sluttdato på saksbehandlere Sluttdato på nedlagte org-ledd Rydd opp avsender/mottagerregister: Duplikater slettes når journalen er ryddet opp. Bruk av bare forkortelser, samt skrivefeil korrigeres både i registeret og journalen.

12 Forberedende aktiviteter – periodisering forts V
Rydd opp i journalen Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre Vurdere saker merket med presedens Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk! Etterskanning Konvertering av filer til godkjent arkivformat – utfordringer (se påfølgende sider) Avslutte saker Presedens: Er disse aktuelle og skal være med i ny arkivdel? Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering: Hente inn utlånt fysisk arkivmateriale. Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok Sikkerhetsgradert materiale som ikke er avgradert, fysisk arkivmateriale i form av kontrakter, foto, kart m v som er umulig/uhensiktsmessig å digitalisere. Slikt materiale skal fortrinnsvis være registrert i egen arkivdel. Avlevering av sikkerhetsgradert informasjon foretas normalt ikke før materiale kan avgraderes (> 30 år). Etterskanning: Etterskanning foretas etter nøye vurdering. Eksempelvis kan det være aktuelt for avgraderte dokumenter som kan skannes og tilknyttes som elektronisk dokument. Papirversjonen skal i h t regelverket avleveres. Andre eksempler kan være bilder, tegninger m v som arkivskaper ikke selv har kompetanse/utstyr eller kapasitet til å gjennomføre.  Når man har papirbasert arkiv, opererer man ofte med elektroniske dokumenter som arbeidskopier. Dersom man ønsker å omgjøre elektroniske arbeidskopier til gyldige arkivdokumenter, må man søke Riksarkivaren, eventuelt kommunal instans om tillatelse. Det forutsettes det at man tar vare på papirversjonen og avleverer den med den avsluttede perioden. Det samme gjelder hvis man etterskanner journalførte dokumenter for å bringe en sak over i ny periode i helelektronisk versjon. Avslutte saker: Avskrive dokumenter - følge opp saksbehandler. Vurder om skript fra leverandøren for masseavslutning av saker skal (anskaffes) benyttes. Sjekk skript ikke genererer nye restanser som må håndteres manuelt i ettertid.

13 Krav og funksjonalitet VI
Arkivlov Forskrifter NOARK mv Hvordan tolkes og implementeres krav i leverandørens applikasjoner? Krav uttrekk: Arkivlov Forskrifter NOARK 4 NOARK 5, eks avleverings-pakke og konv. til arkivformat m.v. Hvilke krav er stilt i f m anskaffelsen? Regelverket (generelle lover og særlover) stiller en rekke krav til elektroniske arkiver. Loververket er utformet på en måte som først og fremst er teknologinøytralt. Krav kan være utdypet i sentrale forskrifter, standarder m v Funksjonelle krav som at NOARK-kjerne skal bestå av x-antall moduler som hver skal tilfredsstille gitte krav Tekniske krav som format på elektroniske dokumenter Regelverket sier ikke noe om hvordan kravene skal tolkes og Format på uttrekket Godkjente formater på elektronisk lagret informasjon Regelverket forteller gjerne «hva», men ikke «hvordan» krav skal oppfylles: Det må antas at leverandørene prioriterer å levere en minimumsløsning, hvor fokus er å tilfredsstille de obligatoriske kravene. Dokumentasjon kan være til liten hjelp ved at den forteller hvordan du skal «trykke» i et skjermbilde, men mangler prosess og arbeidsbeskrivelser. Funksjonalitet for å håndtere komplekse problemstillinger blir i for liten grad implementert. Tilbys eventuelt som tilpasning, betalt av kunde. I mange tilfelle har leverandøren lagt opp til at kunden må kjøpe tjenester for å analysere og løse oppdrag av en viss kompleksitet. Kundeoppdrag er typisk utvikling og idriftsetting av integrasjoner og gjennomføring periodisering og med påfølgende uttrekk til arkivdepot. Det er derfor viktig å stille funksjonelle krav i f m anbudsinnbydelse. Dette gjelder ved anskaffelse, så vel som oppgradering. Denne presentasjonen vil adressere flere problemområder knyttet til elektroniske arkiver generelt, og vil kunne danne grunnlag for å utarbeide spesifikke krav til løsninger. Bevaringsverdige data som blir registrert i utvidelser av systemet (egendefinerte metadata) må dokumenteres løpende, og det må sikres at dette er med i uttrekk fra systemet

14 Forberedende aktiviteter – periodisering forts VII
Når foretas konvertering, fortløpende eller på deponering/avleveringstidspunktet? Hvordan forvisse seg om at alle filer faktisk konverteres? Hvordan sikrer du at konvertering foretas til siste/gjeldende arkivformat? Identifisering og konvertering av sammensatte objekter/filtyper Er det en fornuftig balanse mellom filstørrelse og kvalitet på skannede/konverterte dokumenter Forholdet mellom filstørrelse og kvalitet er mest relevant i forhold til egen innskanning av dokumenter. Utstyr, type programvare og konfigurering av denne er svært relevant her.

15 Forberedende aktiviteter – periodisering forts VIII
Analyser antall el.dok per filtype (faktisk) Bruk verktøy for å avsløre avvik mellom faktisk og registrert filtype Foreta stikkprøvekontroller/etterkontroll av konverteringsresultat for alle filtyper som: Flettebrev Pakkede filer (.zip) Excel Med en arbeidsbok Flere arbeidsbøker Konverteres hele arbeidsboken eller utskriftsområdet i filen Er det formlene eller tekst (PDF) som er viktig å dokumentere? De to første punktene er teknisk utfordrende, og krever gjerne dyptgående kompetanse både om arkivsystemet, filtyper og testverktøy. Dette vil derfor normalt være jobber man velger å sette bort. Visuell kontroll (stikkprøvekontroll) for å avsløre eventuell endring av innhold i dokumenter, bør være en manuell prosess som organisasjonen selv må ta seg av. Denne utfordringen er gjeldende både ved innskanning og ved konvertering av dokumenter egenproduserte og mottatte dokumenter fra eksterne.

16 Forberedende aktiviteter – periodisering forts IX
Konverteres dokumenter med eldre arkivformater til gyldig format? Konvertering av e-post med og uten vedlegg e-post med zip-fil eller e-post som vedlegg vedlegg med blanding av produksjons- og arkivformat vedlegg med elektronisk dokument i arkivformat Lagres objekter fra andre typer løsninger, og blir disse korrekt konvertert? Sosiale medier SMS / MMS Hvem initierer og hvem foretar tester ved endringer i konfigurasjonen? Har fagsystem egen konverteringsløsning? – Hvem er ansvarlig for denne følger regelverket og testes?

17 Noen feil og problemstillinger
Journalposter med status = "U" med el.dok Journalposter flyttet til annen sak Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og sikker sone? Er uttrekksrutinen i stand til å foreta uttrekk fra begge sonene? Funksjonalitet for tilgangsstyring i historisk base, evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet? NOARK-system integrert med fagsystem – lagring i produksjonsformat/arkivformat? NOARK-systemene forholder seg i beste fall til beskrevet, ikke faktisk filtype, men ikke versjoner og varianter av PDF Krypterte og passordbeskyttede filer konverteres ikke Tar konverteringsrutinen høyde endringer som foretas på el.dok etter journalføring? Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra konverteringsrutinen? Journalposter med status = "U" med el.dok Gir feil på uttrekk. El-dok blir i noen tilfeller med i uttrekket, men har mangler referanse til journalpost fordi denne ikke er med i uttrekket. Journalposter flyttet til annen sak Kan medføre referansefeil ved feil i programvaren. Benytt fortrinnsvis kopier journalpost til ny sak. Er løsningen satt opp med arkivdel med lagring av el.dok i både intern- og sikker sone? Hvordan håndterer uttrekksrutinen dette? Kjøres rutinen fra sikker sone med tilgang til dokumenter i internsone, eller lar dette seg ikke gjøre? Tilgangsstyring i historisk base, evt bortsatt/avlevert arkivdel i produksjonssystemet Kan tilgangsgrupper oppdateres? Kan enkeltpersoner gis tilgang Noark-system integrert med fagsystem Påvirker stenging av arkivdeler fagsystemene? Må det gjøres endringer i oppsett av integrasjoner? NOARK-systemene sjekker ikke variant av PDF Generelt har vi sett at flere NOARK-systemer godtar alle varianter av PDF som arkivformat. De mangler test i forhold til om de er godkjente PDF/A -varianter. Vil dermed kreve ny konvertering av alle PDF-filer (evt. test av alle og konvertering av den mengden som er feil format) Endringer som foretas på el.dok etter journalføring: Noen konvertere er satt opp til å konvertere fortløpende på journalføringstidspunktet. Hvem følger opp og håndterer feilmeldinger og logger fra konverteringsrutinen? Foretas det endringer på elektroniske dokumenter i ettertid, i så fall hvordan fanges dette opp? - Eks bytte av filtype på tilknyttede filer (ved feil) - Dokument som er journalført, men ikke sendt mottager settes tilbake til saksbehandler for korrigering. Blir arkivversjonen av dokumentet slettet samtidig? - Skanning og tilknytning av nye dokumenter - Lagre passordbeskyttede eller krypterte filer uten passord eller kryptering - Saksbehandler registrerer og journalfører innkommet dokument uten el.dok. Saksbehandler kan da besvare dokumentet og oversende el.dok til postmottak for tilknytning, eks e-post med vedlegg, chat m v. Blir disse konvertert? Mulige kontroller: - Er tidspunkt for konvertering > dato lagret - Er tidspunkt for konvertering > tidspunkt for journalføring

18 Aktiviteter knyttet til produksjon og godkjenning av uttrekk til arkivdepot
Tilrettelegg Klargjør datautstyr, tilganger programmer i samarbeid med leverandør Foreta databehandling på virksomhetens eget utstyr. Dette for å hindre at sensitiv informasjon kommer på avveie! Foreta uttrekk – i h t regelverket Samarbeid mellom systemleverandør, egen IKT-leverandør og arkivtjenesten Test, samt produksjon av sjekksummer til uttrekket Dokumentasjon av uttrekket Oppdater egen arkivplan Dokumentasjon av selve uttrekket i h t regelverket Oversend uttrekket til depotinstitusjon for test og godkjenning Følgeskriv, uttrekk, funksjonell/arkivfaglig og teknisk dokumentasjon av arkivet Ved avlevering medfølger også tilhørende fysiske arkiv Ved deponering settes tilhørende fysiske arkiv bort Motta og behandle avvik knyttet til uttrekket, samt forta uttrekk i nødvendig antall iterasjoner, inntil uttrekket godkjennes Dokumentasjon av uttrekket: Foretas normalt av systemleverandøren for Noark 4. I teorien skal Noark 5 kunne kjøres av arkivskaper. All testing av grunnlaget vil kreve kompetanse, verktøy og funksjonalitet vi stiller oss tvilende til om er på plass, da Noark 5-systemer i stor grad er bygget på kjernen av Noark 4. Dokumentasjon i h t regelverket inneholder opplysninger som: • Tidspunkt for periodisering • Type/prinsipp for periodisering • Bestandsoversikt inkludert bortsettingsarkiv • Deponering/avlevering av periodisert materiale • Periodiseringsplan • Erfaringer fra periodiseringsarbeidet, problemer og løsninger m v Dokumentasjon av selve uttrekket Kapittel VIII i arkivforskiften Forskift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver gir bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres til overføres som depositum til Arkivverket. Kommunalt- og fylkeskommunal sektor skal tilstrebe å følge det samme regelverket som arkivvverket. Krav til dokumenmtasjon av Noark-4 avleveringer er omtalt i 8-24:        "Arkivuttrekk fra Noark-systemer er unntatt fra kravene i § 8-26 om en medfølgende struktur- og innholdsbeskrivelse og kravene i § 8-28 om dokumentasjon av det opprinnelige systemet. Med Noark-uttrekk skal det bare følge dokumentasjon om arkivskaperen som fastsatt i § 8-29 bokstav c, og dokumentasjon om selve deponeringen som fastsatt i § 8-30.        For uttrekk basert på Noark-4 skal det i tillegg følge spesifikk dokumentasjon fra leverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i brukerens systemversjon." Oversend uttrekket: Uttrekk og dokumentasjon oversendes arkivdepot for test og godkjenning NB! Dersom systemet har blitt konvertert i arkivperioden, må det dokumenteres hvilke versjoner av NOARK som har blitt benyttet i produksjon av arkivdelen. Dette ble spesifisert av arkivverket i forbindelse med overgangen til NOARK-5 og systemleverandørenes forespørsel om å kunne gjøre uttrekkene i NOARK5 istedenfor 4.

19 Nyttige dokumenter - periodisering
Periodisering m v, arkivforskriften Arkivverkets temaside om periodisering Veiledning i periodisering av offentlige arkiver Arkheion – periodisering av arkiver Arkivverket temaside: krav til innrapportering av elektroniske systemer Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i NOARK-baserte løsninger NOARK 5 - Standard for elektronisk arkiv

20 Og hva med fagsystemene
Fagsystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon: Overføring av all arkivverdig dokumentasjon til sak-/arkivsystemet? Egen NOARK-kjerne i fagsystemet? Uttrekk etter generell metode? Med generell metode mener vi at all informasjon i fagsystemet eksporteres som tekst i tabellform sammen med evt. elektroniske dokumenter. Datastrukturer og rapporter fra systemet skal dokumenteres. Det er normalt en omfattende jobb å dokumentere systemet etter denne metoden, og vil best kunne gjøres i tett samarbeid med systemleverandøren.

21 Når skal det gjøres uttrekk?
Overgang til nytt system og oppgraderinger som påvirker den interne strukturen Periodisk Spesielt når historikk ikke håndteres av systemet Ved store organisasjonsendringer Her må vi skjele til bevaringsreglene. Uttrekk er kostbart og tidkrevende. I mange tilfeller vil det koste minst like mye som å overføre data til sak-/arkivsystemet. Ved overgang til nytt system vil alternativet være å gjøre omfattende testing for å forsikre seg om at data har blitt overført til det nye systemet uten feil.

22 Utfordringen med fagsystemene
Svært få leveres med NOARK-funksjonalitet Dokumentasjon av systemet må være på plass for å få gjort gode uttrekk Brukerdokumentasjon (inkl. rutiner) Systemdokumentasjon (datastrukturer) Primært vet systemleverandøren og arkivskaper hvordan systemet er oppbygd og har blitt brukt. Derfor må det være dialog for å få gjort uttrekk og gjenbruk. Tilrettelegging for effektiv gjenfinning og bruk Tilgjengelighet til datastrukturer, dokumentasjon og systeminformasjon Alle datastrukturer i det opprinnelige datasystemet skal eksporteres og beskrives i et uttrekk. Ofte vil datastrukturene alene ikke være nok for å få effektiv gjenfinning og bruk, men det kreves en ytterligere beskrivelse av hvordan datastrukturene henger sammen – og hva som har blitt brukt av data i strukturen. Systemleverandør vet hvordan systemet var ment brukt og hvilke standardstrukturer som er lagt inn. Arkivskaper kan i mange tilfeller ha utnyttet systemet ut over systemleverandørens intensjoner slik at det må være en dialog for å komme frem til den endelige beskrivelsen av uttrekket. Tilgjengelighet kan begrenses av åndsverkloven, mengde, kompleksitet og systemleverandørs tilgjengelighet/vilje til å gi utvidet informasjon om systemet. Hvilke krav ble stilt ved anskaffelse av systemet?

23 Hva bør en tenke på? Dokumenter hvilke arkivserier som finnes i fagsystemene (gjelder både dokumenter, journaler og registre) Bevar all bruker- og systemdokumentasjon Vurder integrasjon med sak-/arkivsystem eller annen NOARK-kjerne EPJ-systemer som følger standarden har generell godkjenning, men det er kun den delen som omfatter EPJ (ikke evt. saksbehandling som ligger ved siden av). Dessverre er det ingen godkjennings- og testinstans utover leverandøren og kundens testing. Det er arkivskaper som er ansvarlig for å levere et godkjent arkivuttrekk…… ….. men vi hjelper så godt vi kan

24 Mer å tenke på Avlevering bør tenkes allerede ved anskaffelse
Meld inn fagsystemer så tidlig som mulig – med planlagt fremdrift for deponering Vi ønsker å koordinere uttrekk fra like og lignende systemer fra flere kommuner – for å utnytte tid og kompetanse best mulig Ingen avleveringer er godkjent før det er skriftlig meddelt en godkjenning. Det skal inngås en databehandleravtale mellom IKA og kommunen i forhold til hva som skal gjøres med uttrekk/deponert elektronisk materiale. Innmelding av fagsystemer skal først gjøres til Arkivverket – og godkjennes før det tas i bruk. Deretter bør arkivdepot bli informert. Husk også at enkelte systemer har melde-/konsesjonsplikt til Datatilsynet.

25 = Arkivplan Organisering Ansvar Rutiner Arkivserier
Elektroniske systemer Organisering Hvilke arkivskapere er det i kommunen, og hvilke arkiver? Ansvar Ansvarsfordeling i forhold til arkiv – fra rådmannen og ned til grasrota. Hvilken myndighet har de enkelte? Spesielt viktig er det å klargjøre arkivleders myndighet jf. Arkivforskriftens § 2-1 Rutiner Daglige og periodiske rutiner for arkivhåndtering; posthåndtering, skanning, saksbehandlingsrutiner, restansekontroller, periodisering, kassasjon etc. Spesialrutiner / avvikshåndtering; flytting og sletting av opplysninger Arkivserier Alle aktive (og avsluttede) arkivserier både fysiske og elektroniske. Husk elektroniske journaler og registre! Elektroniske systemer Hvor finnes arkivseriene? Teknisk informasjon om programvare og kontaktopplysninger til leverandør, systemeier og systemansvarlig. Hvilke former for datautveksling finnes? Rapportering til regionale og nasjonale registre? Dokumentasjon av overføring?


Laste ned ppt "Pål Mjørlund Odd Gunnar Ludvigsen Kommunekonferansen"

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google