Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS."— Utskrift av presentasjonen:

1 daVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS

2 daVinci Consulting Innhold  Gevinster  Litt om innføring av IT-løsninger  Elektronisk arkiv i en større sammenheng  Målgrupper og utfordringer  Noen erfaringer

3 daVinci Consulting Første utfordring – tydelige og kvantifiserte mål

4 daVinci Consulting Litt om gevinster  Service - publikumsopplevelser • Tilgjengelig kommune  Tidsgevinster • Elektronisk kommunikasjon • Gjenfinning av informasjon • Effektivisering – produsere raskere • Oppgaver som forsvinnner  Kronebesparelser • Applikasjonskostnader forsvinner • Fagsystemer kan erstattes  Kvalitetsgevinster • Alle jobber på samme måte • Gjenbruk

5 daVinci Consulting Gevinstene kommer sent Prosjekt slutt  Lang overgangsperiode med aktive papirarkiv • Pågående saker trenger gamle dokumenter fra papirarkivet  Nye rutiner og arbeidsmåter • Alle skal lære “et nytt språk” • Optimalisering av rutiner og saksprosesser “by doing”

6 daVinci Consulting Implementering av IT-systemer Kilde: ”IT i Praksis 2005” Rambøll Management og Den Norske Dataforeningen

7 daVinci Consulting Elektronisk arkiv og saksbehandling IKKE et IT-prosjekt, IKKE et arkiv-prosjekt, Men et organisasjonsutviklingsprosjekt med flere målgrupper;  Ledelse  Saksbehandlere  Arkivtjenesten  IT drift  Publikum

8 daVinci Consulting Prosesskartlegging - skjenkesak

9 daVinci Consulting Elektronisk Skjenkesak

10 daVinci Consulting Arkivarenes endrede rolle Arkiv PAPIRELEKTRONISK

11 daVinci Consulting De store sammenhenger

12 daVinci Consulting Flere sammenhenger WebSak IT-kompetanse,Noark4 Offentlighetsloven Forvaltningsloven,Kommuneloven Arkiv- system IT-kompetanse Arkivloven/Noark4 Offentlighet, meroffentlighet, forvaltning, personopplysninger BKkursdok. Acos kursdok. Skriveregler Spesiell saksbehandling Generell saksbehandling Rutiner. Skriveregler Spesiell saksbehandling (for eksempel personal) Generell saksbehandling Rutiner Arkivplan Arkivrutiner Elektronisk dialog

13 daVinci Consulting 3 viktige målgrupper  Arkivarer  Saksbehandlere  Ledelsen

14 daVinci Consulting Vanlige felles utfordringer  WebSak og integrasjon med Outlook og Word  Varierende endringsvillighet  Nytt språk – Noark 4  Avlæring av gamle rutiner  Større behov for samhandling og forståelse for hverandres oppgaver  Publikumsorientering  Postfordeling og offentlighetsvurdering  Hente ut gevinster eller fortsette som før?  ”…Alt er systemets feil…” Egentlig vet man bare når man vet lite. Sammen med kunnskaper vokser tvilen. Johann Wolfgang von Goethe

15 daVinci Consulting Utfordringer og muligheter - ledelsen  Forankring og forståelse i konkurranse med andre mer presserende oppgaver  Fokus på organisasjonsutvikling – ikke system  Postfordeling - stedfortrederfunksjon  Oppfølging av saksbehandlere  Kvalitetssikring av saker til politisk behandling  Godkjenning/signatur  Forståelse og oppfølging av gevinster  …men jeg er da ingen saksbehandler  Muligheter for å følge hele saksprosessen  Statistikk over saksbehandling

16 daVinci Consulting Utfordringer - saksbehandlere  Varierende grad av standardiserte arbeidsprosesser  Mange ”lokale” arkiver  Helhetsforståelse av et komplisert system  Varierende arbeidsmiljø i forhold til kollektiv læring  Ansvar for tilpasning av system og rutiner

17 daVinci Consulting Erfaringer jeg har samlet opp  Uten ledelsens ekte engasjement oppnås ikke suksess  Generelt fokuserer virksomheter for mye på “å kjøpe” samhandling i stedet for å fokusere på oppførselen/arbeidsmåten som den fremhever. Organisasjonens kultur må settes i fokus.  Få skjønner hva elektronisk arkiv innebærer og hva som skjer hvis den elektroniske kjeden brytes  Manglende fokus på de ulike brukergrupper – alle behandles likt  Opplæring er for mye fokusert på system og for lite på oppgaveforståelse og konsekvenser

18 daVinci Consulting Spørsmål og svar


Laste ned ppt "DaVinci Consulting Elektronisk dokumentbehandling Gamle rutiner i ny drakt eller helt nye tanker? Catherine Janson daVinci Consulting AS."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google