Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef."— Utskrift av presentasjonen:

1 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef

2 Utfordringer 1 To hovedtyper av systemer Sakarkiv-systemer  Noark-standard Fagsystemer  Ingen standard  Stort spekter Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

3 Utfordringer 2 Ingen standard for fagsystemer  Ikke tilrettelagt for arkivdanning  Ikke tilrettelagt for avlevering  Ingen klare regler for avlevering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

4 Deponering av fagsystemer  Foreløpig 2 muligheter • Dex Data Extractor • Kommunen betaler for lisens • IKAVA mottar en databasedump og gjør resten av jobben • Kommunen betaler IKAVA • Dokumenter problematisk Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

5 Vår modell Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

6 Hva skal være med fra fortiden? Hva skal med fra det gamle og over i det nye systemet? Konvertering  Risikovurdering  IKAVA ønsker ikke konverterte data Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

7 Bevare det gamle? Hva bør man legge vekt på med sikte på bevaring av det gamle systemet?  Data skal arkiveres i den stand de er Skill ut historiske data FØR konvertering  Gjør som dere vil med det som skal konverteres Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

8 Deponering til IKAVA Noark-4  Ferdig uttrekk  Uttrekk er en del av standarden  Stor enighet om at IKKE kommunene skal betale ekstra Noark-3 og fagsystemer  IKAVA tar imot databasedump  IKAVA lager XML-uttrekk  Fulltekstdokumenter problematisk Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

9 Fullelektronisk? Hvordan kan vi sikre oss at det nye fagsystemet kan hjelpe oss til å bli fullelektroniske - både i saksbehandling og bevaring? Noark-5 – finnes godkjente løsninger, men også mangler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

10 Løsningen? ”Noark 5 er en standard for arkivdanning som stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. Noark5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.” (Riksarkivet) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

11 Kort om Noark-5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Noark er en kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystem i offentlig forvaltning. Nytt i versjon 5 er at standarden også kan benyttes på fagsystemer Kan også brukes i det private

12 Litt mer om Noark-5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Kjerne og grensesnitt Et viktig problem gjenstår

13 Konvertering til Noark-5 Ingen generelt krav om periodisering ved skifte av Noark-versjon eller leverandør – men:  Noark-5 er SVÆRT forskjellig fra Noark-4  Noark-5 har ikke noen metode for oppgradering  Hovedsakelig leverandører som promoterer oppgradering Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

14 Konvertering til Noark-5 Software Innovations Noark 4- løsning svært lik Noark-5 Riksarkivet har godkjent konvertering Ingen risiko for tap av data Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

15 Innkjøp 1 Før anskaffelse av et Noark5- system må det lages en kravspesifikasjon.  Noark-5 stiller større krav til kunden  Målet er mer bedre systemer •Tilpasset virksomheten •Inneholder ikke unødvendige deler Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

16 Innkjøp 2 Hvilke krav bør stilles ved innkjøp av fagsystem? Viktig å fokusere på både dokumentasjon og bevaring? Uttrekksmulighet SKAL være tilstede Riksarkivet har oversikt over Noark-godkjente systemer EPJ også godkjent Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

17 Nyttige lenker entlig-forvaltning/Noark/Noark-5 standarder/standard/noark/noark- 5 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

18 Spørsmål? Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)


Laste ned ppt "Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Fagsystemer – oppgradering og nyanskaffelser Lars-Eivind Bjørtvedt, rådgiver Kjetil Reithaug, arkivsjef."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google