Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 26.09.2013 Pål Mjørlund - IKA Opplandene.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 26.09.2013 Pål Mjørlund - IKA Opplandene."— Utskrift av presentasjonen:

1 Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer Pål Mjørlund - IKA Opplandene

2 Hva er deponering av elektronisk arkivmateriale? • Sikkerhetskopi av historisk arkivmateriale • «Teknologiforenkling» – materialet skal leveres i godkjent depotformat • Skal også omfatte elektroniske arbeidskopier av dokumenter – i arkivformat • Kommunen har ansvaret for materialet frem til det blir avlevert • Avleveringsformat er avhengig av produksjonsformatet – Tabelluttrekk – Noark 3/4/5

3 Hvorfor periodiserer vi? • Sikre data • Effektiv søking • Holde orden på proveniens • Personvern => BORTSETTING

4 Når periodiserer vi? Riksarkivets veiledning: • Hvert år • Ved innføring av nytt klassifikasjonssystem • Ved overgang til (full-)elektronisk arkiv • Ved store omorganiseringer

5 Arkivdelene • Dette er basis for periodiseringen – Saksordnede saksdeler – Objektordnede saksdeler • Periodisering låser arkivdelen og gjør det mulig å sikre innholdet. • Periodiseringen og arkivuttrekk omfatter en eller flere hele arkivdeler • Endres arkivstrukturen ved periodisering?

6 Overlappingsperioder

7 Hvilke saker havner i ny arkivdel? • saker som har oppstått i overlappingsperioden, dvs. etter periodeskillet • saker fra forrige periode som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden • aktive presedenssaker (dvs. hvor presedens ikke er opphevet) fra forrige periode • eventuelle saker fra forrige periode som har vært passive i hele overlappingsperioden, men som likevel ikke kunne avsluttes ved overlappingsperiodens utløp.

8 Periodisering av objektbasert arkivdel • Arkivdanning i en arkivdel med aktive objekter • Avsluttede/uaktuelle objekter flyttes over til egen arkivdel – som kan periodiseres og avsluttes. • Flyttingen kan gjennomføres løpende eller periodisk.

9 Hvordan påvirker periodiseringen arkivuttrekket? • Skarpt periodeskille skal gi enhetlig og fullstendig uttrekk – sett fra et teknisk ståsted, men gjør at saksbehandlerne må se flere steder for å få full oversikt over saken(e) • Overlappingsperiode gir huller i sak- og dokumentoversikten ved at alle saker som er flyttet til ny arkivdel vil mangle fra uttrekket. Alle opplysninger om saken er samlet, men i den siste arkivdelen den har vært behandlet.

10 Gjennomføringsplan 1.Klargjøring for periodisering 2.Periodisering 3.Avslutting av arkivdel(er) 4.Produksjon av uttrekk og rapporter 5.Overføring til depot 6.Testing av uttrekk

11 Klargjøre for periodisering • Identifisere hvilke arkivdeler som skal periodiseres • Periodiseringsprinsipp som skal brukes – Overlappingsperiode / skarpt skille • Involvere organisasjonen – Restansekontroll – Siste mulighet til å ta med manglende materiale • Rydde • Lage arkivversjon av dokumentene

12 Datasystemer • Integrasjoner – må noen endres ved periodisering? • Skal sak/arkivsystemet erstattes? – Innkjøpsregelverk – Usikkerhet ved overgang fra NOARK-4 til NOARK-5 – Uttrekk skal gjøres fra den noark-versjonen som blir benyttet ved avslutning av arkivdel.

13 Forberedende aktiviteter – periodisering I • Planlegg – Vurder eksternt bevaring (eks rettighetsdokumentasjon) kontra sletting, samt Datatilsynets krav om sletting av personopplysninger • Periodisering med påfølgende avlevering, samt logisk eller fysisk sletting av produksjonsdata kan tilfredsstille spesifikke slettekrav – Vurder innsynsløsninger og krav til tilgjengelighet på periodisert materiale – Beslutt deponering eller avlevering før tiden • Oppdater grunnlagsdata på arkivdeler som skal periodiseres – Periodiseringsprinsipp – Overlappingsperiode (fra til) eller tidspunkt for skarpt periodeskille – Status m v som angitt i systemets dokumentasjon i f m periodisering

14 Forberedende aktiviteter – periodisering forts II • Følg opp saksbehandlere – Lagres dokumenter som forventet eller finnes disse i andre strukturer som e-post, filstrukturer m v – Gjennomfør restansekontroll – Dokumenter under arbeid fullføres eller slettes – Kontroller dokumenter uten el.dok – Sett status UTGÅR på uaktuelle saker uten • Dokumenter (registreringer). NB! Ikke dokument m/fysisk materiale • Saker benyttet for test- og undervisningsformål • Åpenbare feilregistreringer (duplikater m v) • Følg opp fordelere (leder) • Mangelfull journalføring • Ufordelte dokumenter, dokumenter til omfordeling • Skjerming og tilgangsstyring

15 Forberedende aktiviteter – periodisering • Foreta hjemlet kassasjon – Hovedregel bevaring, jf. arkivloven §9, ledd c – El.dok hvor man KUN er kopimottager - kasseres • Rundskriv fra Riksarkivet, datert : Regulerer kassasjon i NOARK-systemer Rundskriv fra Riksarkivet, datert – Noark 1-3 – Noark 4 og 5, uten elektronisk arkiv – Noark 4 og 5, med elektronisk arkiv • Merk fysisk arkivmateriale tilhørende arkivdeler som periodiseres

16 Forberedende aktiviteter – periodisering forts • Rydd opp i hjelperegistre – Sluttdato på saksbehandlere – Sluttdato på nedlagte org-ledd – Rydd opp avsender/mottagerregister, herunder adressegrupper (hvem er ansvarlig for å holde disse oppdatert/melde endringer?) – Foreta kontroll av register for emnekoder (arkivkoder) og bruk

17 Forberedende aktiviteter – periodisering forts • Rydd opp i journalen – Korrektur og oppdatering i tråd med endringer i hjelperegistre – Vurdere saker merket med presedens – Hente inn utlån og fjerne utlånsmarkering – Avgrader/omgrader sikkerhetsgraderte dokumenter – Journalposter i elektronisk arkiv uten el.dok – sjekk! – Etterskanning – Konvertering av filer til godkjent arkivformat – utfordringer (se påfølgende sider) – Avslutte saker

18 Godkjente arkivformater • Tekstdokumenter: – ren tekst kodet i UTF-8, ISO eller ISO – Tiff versjon 6 – XML – PDF/A, versjon 1a eller 1b • Fotografier: jpeg eller tiff versjon 6 • Lydopptak: MP3 eller PCM-basert wave • Kart: Tiff versjon 6 og SOSI versjon 2.2 eller nyere • (Video: mpeg2)

19 Periodisering • Overlappingsperiode / Skarpt skille? – Skarpt skille: Ingenting kopieres eller flyttes fra den gamle arkivdelen til ny arkivdel. Det henvises fra gamle sak til den nye som erstatter. – Overlappingsperiode: Saker flyttes over fra gammel til ny arkivdel når det kommer inn nye journalposter/registreringer i saken. – Emneordnede arkivdeler håndteres særskilt. • Historisk base

20 Erfaringer fra vår testing • ESA gir ikke brukbare uttrekk før versjon 7.0d • Viktig overordnet informasjon mangler vanligvis fra uttrekkene • Det er viktig å ha oversikt over dokumenttyper som er brukt. (I, N, X etc) • Rapporter må bestilles spesielt – Sakordnet journal – Kronologisk journal – Bortsettingsliste, arkivoversikt, avgraderings- og kassasjonsliste • Vi opplever en del inkonsekvente feil…. og noen bagateller.

21 Usikkerhet fremover • NOARK-5 uttrekk krever: – Klassifikasjon på hver mappe – GOD OVERSIKT og funksjonalitet for å ta ut egendefinerte metadata!

22 INFO.TXT • navn på organet som er ansvarlig for avleveringen eller deponeringen • navn og eventuelt versjonsnummer på systemet som datauttrekket kommer fra • tidsrommet som datauttrekket omfatter • navn på arkivskaper. Dersom datauttrekket omfatter flere arkivskapere, skal start- og sluttdato oppgis for hver arkivskaper. Dersom uttrekket kommer fra et Noark-system som har vært delt av flere organer, skal det beskrives hvordan hver arkivskaper identifiseres • antall poster i datauttrekkets viktigste tabeller og annen tallfesting av omfang • antall lagringsenheter som medfølger • navn på den ansvarlige for overføringen hos det avleverende eller deponerende organet


Laste ned ppt "Periodisering og deponering Kommunearkivkonferansen, Lillehammer 26.09.2013 Pål Mjørlund - IKA Opplandene."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google