Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms, e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms, e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side."— Utskrift av presentasjonen:

1 IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms, e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side

2 Journalføringsplikten Offentlige organer har en uttrykkelig plikt til å føre journal, jfr arkivforskriften § 2-6 I tillegg er private rettssubjekter hvor det offentlige har en særlig interesse også underlagt journalføringsplikten

3 Hvorfor? Journalføring er en forutsetning for at den allmenne innsynsretten kan anvendes i hht offentleglova, det være seg publikum eller andre offentlige organer – åpen og gjennomsiktig forvaltning

4 Kriterier for journalføring Det er et saksdokument for organet Dokumentet må enten være komme inn til eller sendt ut fra organet Det må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon

5 Begreper Mottatte/produserte dokumenter Arkiverings-plikt Journalførings-plikt Bevaringsplikt

6 Definisjon på et dokument Arkivlovens §2: Ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring. Offentleglova §4, Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

7 Riksrevisjonens rapport – Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 ( ) «… få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren.»

8 Journalføring arkivering av e-post

9

10 E-skjema Rett i mappa prosjektet som eksempel. Ekstern fyller inn skjema på web > fagbasen > sak-/arkivsystemet

11 Målet er Automatisk opprettelse av arkivsak (elevmappe) med nødvendige metadata om arkivsaken Automatisk opprettelse av elevene med adresse mm i kontakt-/adresseregisteret Automatisk overføring av dokumenter og opplysninger med nødvendige metadata fra fagsystem

12 Effekt Resultatet blir at all behandling av opplysninger skjer i tråd med gjeldende lovverk. Store innsparinger i arbeidsmengde og tidsbruk

13 Når må sms’er journalføres og arkiveres? Riksarkivet skriver: – Hvis SMS’er og e-poster har påvirket vurderingen av saken eller beslutningen, er det nødvendig for forvaltningens eget dokumentasjonsbehov at disse blir tatt vare på. – Forvaltningen selv har ofte behov for å gå tilbake og se på en sak i ettertid for å se på hva som har skjedd. Det er også nødvendig for at samfunnet skal ha mulighet til å utøve demokratisk kontroll. – Det praktiske ansvaret for at journalføring skjer korrekt, er hos den som sender eller mottar SMS-er og e-poster i en sak. – Forvaltningen skal ha godt skolerte ansatte i arkivtjenesten!!?? som kan bistå sine egne saksbehandlere.

14 Hvordan skal sms journalføre?

15 SMS og journalføring SMS videresendes til gitt telefonnummer SMSen mottas i form av en e-post på kommunens felles e-postmottak Arkivtjenesten importere e-posten til sak- /arkivsystemet

16 Journalføring og arkivering ¨ved bruk av sosiale media. Hvor går grensa mellom informasjon, kommunikasjon og saksbehandling. Når blir det saksbehandling? Hva må journalføres og arkiveres? Hvordan hente ut data fra sosiale medier og arkiveres?

17 Temaet er drøftet i flere off. dokumenter. 2009: Regjeringens bruk av sos. medier. Veien til mer demokrati i Norge? 2009: Statens kommunikasjonspolitikk. Fastsatt av Fornyings- og administrasjonsdep Sos medier i departementene – i dag og framover. 2010: Veileder i sosiale meder for forvaltningen.

18 Ramebetingelser Arkivloven Offentlighetsloven Forvaltningsloven Personopplysningsloven Her gjelder de samme regler som for e-post og sms. Saksbehandlingen skal forvaltes og dokumenteres i tråd med lovverket og god forvaltningsskikk

19 Konklusjon Forvaltningen har en journalføringsplikt for meldinger og innlegg i sosiale medier som er å regne som saksdokumenter etter offentlighetsloven/arkivloven. Uavhengig av type verktøy, system og kommunikasjonskanal som er valgt. Det er innholdet som er avgjørende, ikke teknologien. (Anne Mette Dørum 2012) Hva som er saksbehandling, veiledning/informasjon er en vurdering som må gjøres. Det krever kunnskap og vurderingsevne. Off. tjenestemenn har ikke «fri» fordi de ikke er på jobb, men sitter hjemme en sen kveldstime og ytrer seg i sosiale medier.

20 Konklusjon 2 Forvaltningen har en arkiveringsplikt for innholdet i alle sine nettsider og sosiale medier. Arkiveringsplikten er mer omfattende enn journalføringsplikten. Arkiveringsplikten omfatter alle dokumenter som oppstår som ledd i organets virksomhet, ikke bare saksdokumentene. – Se arkivlovens § 9. Off arkiver har ikke lov til å slette arkiv eller dokumenter uten at Riksarkivaren har gitt sin uttalelse. Denne bestemmelsen omfatter også nettsteder, sos medier og blogger. (Anne Mette Dørum 2012)

21 Hvordan gjøres dette? Det er nok å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder på Facebook og Tvitter som et dokument. En behøver ikke dele det opp i enkeltdokumenter. Journalføring av innlegg i sosiale medier er ennå en tungvint og manuell prosess. Da systemene som brukes i forvaltningen ennå ikke er tilpasset forvaltningens bruk av sosiale medier.


Laste ned ppt "IKA Opplandene Journalføring og arkivering av e-post, sms, e-skjema og noen utfordringer knytta til bruk av sosiale media sett fra arkivets side."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google