Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS."— Utskrift av presentasjonen:

1 Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS

2 Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer •Nye oppgaver og roller –Leder – Saksbehandler – Arkivar •Hvordan ser det ut i dag –lover og forskrifter –integrasjoner for å støtte regelverket –Hvordan er arbeidsprosessene i dag •dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv •Økonomiske forhold rundt dette –tekniske integrasjoner –programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) –organisatoriske forhold (skjulte kostnader) •systemdrevet organisering (systemtvang) •Noark 4 -> Noark 5 –fra rigiditet til lego-mulighet

3 Dagens situasjon - papir arkiv / elektroniske arkiv Dagens papirarkiv: •Saksarkiv •Personalarkiv •Eiendomsarkiv •Barnehage •Skole / Elevmapper •Kart og tegninger •Regnskap •….… Dagens elektroniske arkiv: •Saksarkiv •Personalarkiv •Elevmapper •Eiendomsarkiv •………

4 Noark 4 skisse

5 Virksomhet - helhet Data innData ut Virksomhetslogikk

6 Flere, uavhengige systemer Virksomhetslogikk Portal Epost Eksterne Chat Støtte- system Fagsystem Adm.system Skjema Sak-/arkiv

7 Integrasjon - hvorfor •Overholde journalplikt, arkivplikt mv. •Overholde sikkerhetskrav –unngå lagring utenfor interne eller sikrede soner •Samle informasjon på (færre) steder •Gjøre informasjon tilgjengelig i andre verktøy –fag-/støttesystemer –rapporteringssystemer –…–…

8 Dagens situasjon - fagsystemer •Datafangst og dokument- produksjon i fagsystemer •Journal- og arkivplikt •Fagsystemene må ha tilgang arkivering iht. arkivloven –kun en delmengde er arkivpliktig –arkivutfordringen løses ved oversending/integrasjon mot eksisterende, Noark-godkjent sak- /arkivløsning •Noark-5 skiller ut arkivkjernen som en egen del Offentlig virksomhet Fagsystem Sak-/arkivsystem A

9 Dagens/Fremtidens saksbehandlingssystemer •Nye oppgaver og roller –leder – saksbehandler – arkivar •Hvordan ser det ut i dag –lover og forskrifter –integrasjoner for å støtte regelverket –hvordan er arbeidsprosessene i dag •dobbeltarbeid, flere systemer, kopiarkiv mv •Økonomiske forhold rundt dette –tekniske integrasjoner –programvarekrav (MsOffice (Word, Outlook)) –organisatoriske forhold (skjulte kostnader) •systemdrevet organisering (systemtvang) •Noark 4 -> Noark 5 –fra rigiditet til lego-mulighet

10 Noark 5 åpner for skreddersøm •mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning –papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) –hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”? –vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus) –vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere (fagfokus/prosessfokus) •økonomiske forhold rundt dette –status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv –ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

11 Noark •Noark; den norske standarden for elektronisk journalføring og arkivering (1984) –Akronym av NOrsk ARKivsystem •Noark-4 (1999) •Noark 5 (2008) –ikke lenger en kravspesifikasjon, men et rammeverk til hjelp ved kravspesifisering –endret akronymet til å stå for NOrsk ARKivstandard •”…Med Noark 5-standarden vil Riksarkivaren sikre seg at offentlig digitalt skapt arkivmateriale forblir intakt som dokumentasjon for berørte parter i vår tid og for forskere og historikere i all framtid. Det handler ikke bare om å kunne lese innholdet over tid. Dokumentet må også kunne finnes igjen blant alle andre filer på stadig større harddisker. Det må beskyttes mot endringer etter at det ble laget. Og – ikke minst – det må flyttes over på nye lagringsmedier etter hvert som teknologien utvikler seg. •Noark 5 viderefører grunnpilarene i Noark-4; den er fleksibel og åpen, og tillater at Noark 5-baserte løsninger samspiller med omliggende system. Noark 5-standarden må stadig ajourholdes for å leve, derfor er det planlagt halvårlige versjoneringer for å sikre at standarden hele tida er i tråd med lov- og regelverk, den teknologiske utviklingen og brukernes krav og forventninger…”

12 Noark 5 •Stiller krav til –Arkivstruktur –Metadata –Funksjonalitet •Stiller ikke krav til hvordan det faktisk skal løses –Legger til rette for ulike løsninger

13 Så…enklere – hvordan da? •Ingen (mer) spesifiserte grensesnitt •Tydelig lag-/komponentdeling •Klarere skiller mellom arkiv, administrasjon og saksbehandling •Konseptuelt bedre rigget for fremtiden - tjenesteorientert

14 Arkivkjernen - egen komponent i fagsystem Utviklere av fagsystemer kan bruke arkivkjernen som del av sitt produkt •ivaretar kravene til arkivering Arkivkjernen •definerte grensesnitt •frittstående i forhold til arkitektur Offentlig virksomhet Fagsystem Arkiv Arkivkjerne (Noark)

15 Sentrale føringer – arkitektur -Felleskomponenter i kommunal sektor N5

16 Noark 5 åpner for skreddersøm •Mulighet: arbeidsprosess + arkiv-legoklosser + andre legoklosser = skreddersydd løsning –papirkurv-ikon…hvorfor ikke arkiv-ikon (dra og slipp) –hvorfor får jeg ikke arkivet som valg når jeg trykker ”Skriv ut”? –vi har et system – hvordan skal vi organisere oss rundt det (systemfokus) –vi har en arbeidsprosess/saksfelt – hvordan må løsningen fungere (fagfokus/prosessfokus) •Økonomiske forhold rundt dette –status: uhensiksmessig organisering -> feil/dårlig utnyttelse av ressurser mv –ønske: mest service for pengene i kommune-Norge

17 Flere, uavhengige systemer Virksomhetslogikk Portal Epost Eksterne Chat Saks- system Fagsystem Adm.systm Skjema Noark 5- godkjent arkiv

18 Flere, uavhengige systemer Virksomhetslogikk Portal Epost Eksterne eDialog24 Saks- system Fagsystem Bedre- kommune Skjema Noark 5- godkjent arkiv

19 Lav kostnad? –eller ”endret kostnad”? –Ja/nei/vet ikke….tiden vil vel vise

20 Lav kostnad? –eller ”endret kostnad”? –ja / nei / vet ikke »…...tiden vil vel vise »det kommer an på dere……

21

22

23 Noark 5 •Forvaltningsorgan som skal utvikle eller ta i bruk nye løsninger hvor det inngår elektroniske dokumenter, skal basere journal- og arkivfunksjonaliteten på kravene i Noark 5 •Tilsvarende skal leverandører i forbindelse med nyutvikling eller videreutvikling av system hvor det inngår elektroniske dokumenter basere utviklingen på kravene i Noark 5.


Laste ned ppt "Skreddarsydd sakshandsamingssystem til ein låg kostnad? Noark-5 og fri programvare Astrid Øksenvåg Rådgiver eKoR AS."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google