Activity based costing, hvorfor går det galt?

Presentasjon om: "Activity based costing, hvorfor går det galt?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 1

2 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 2 Pleie, rehabilitering og omsorg

3 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 3 Teoriutvikling

4 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 4 kostnad versus finansielt orientert regnskap Allerede rundt 1920 ble det i USA lagt grunnlag for et finansielt orientert regnskap både for privat og offentlig sektor. I Privat sektor ble det vanlig å relatere utgifter og inntekter til konkrete produksjoner, produkter og lagerverdier. I offentlig sektor var regnskapene finansielt orientert mot konkrete utgifter til lønn, innkjøp etc. Men uten inntekter..

5 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 5 Kommunal styring og ledelse Politisk detaljstyring av ressurser og innsatsfaktorer Kommunen som bestiller Av kvalitet, volum Transformasjonsmodellen Med kommunale råd og utvalg, og behov for omfattende saksbehandling på kontroll og styring Politikere i rollen som som profesjonelt styremedlem og kritisk ombud. Med behov for omfattende behovvurdering og kvalitetskontroll Tradisjonell styringsmodellKvalitetsstyring

6 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 6 Aktiviteter, dvs. Handlinger, generer kostnader Aktiviteter benyttes som kostnadssted (kostnadsgruppe) Alle kostnader er variable på lang sikt, og derfor relevante. (unntatt FoU for fremtidige produkter, dvs kostnader for langsiktig strategisk planlegging) Søker årsak- virkningssammenheng mellom aktiviteter og objekt. Dvs. kostnadsdrivere, for fordeling av indirekte kostnader Kostnadsdrivere er også relaterte til kompleksitet og forskjeller i produktspekteret. Tradisjonelle kalkyler anvender feil fordelingsnøkler. De er volumbaserte, dvs arbeidstimer) ABC – Hva er D?

7 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 7 Prising av produkter og tjenester Nedleggelse av produkter og tjenester Utvikling og introduksjon av nye produkter/tjenester Fokusere på ledig kapasitet, ev. overkapasitet Fokus på reduksjon av kostnader, effektivisering og optimalisering av produktmix. Gi beslutningsgrunnlag for politiske beslutninger og prioriteringer. Hvordan bruke ABC?

8 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 8 ABC – hvorfor går det galt? De største feilene ! Brukermotstand Organisatoriske hinder Søke å unngå ”støy” i organisasjonen

9 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 9 Når det går galt - hva er galt? Prosjektet er implementert fra en finansiell vinkling og ikke operasjonell Kostnadsregnskap kommer i konflikt med etablerte systemer ABC-system ble implementert uten et konkret problem som skal løses Det er stor motstand blant ansatte til å endre allerede etablerte systemer ABC-systemet er overdimensjonert detaljert og gir ikke helhetlig styringsinformasjon

10 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 10 Motstand ABC og identifisering av kostnadsdrivere og aktiviteter fører til : Organisasjonene må endres Hierarkier blir borte Ansatte må endre arbeidsoppgaver og arbeidsrutiner Noen arbeidsoppgaver rett og slett stanses Ansatte kan se sin posisjon og stilling truet

11 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 11 Hovedaktører1. prioritet2. prioritet3.prioritet PolitikereEffektivitetRettferdKvantitet ByråkraterForvaltningØkonomistyringKvantitet ØkonomerØkonomistyringEffektivitetkvalitet PasienterKvalitetTrygghetForvaltning SykepleiereFaglig autonomiKvalitetForvaltning LegerFaglig autonomiKvalitetSpesialisering Principal – Agent teori er grunnlag for tabellen. En asymetrisk informasjon og innsyn, hvor aktørene prioriterer på egen nytteverdi kan tilsi at ikke de riktige avgjørelsene fattes. Hvem prioriterer hva ? Med utgangspunkt i PRO – sektor:

12 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 12 Fokus på 3 hovedaktiviteter Oppsummerte utgifter innen 3 aktivitetsområder av omsorgssektoren i norske kommuner AktiviseringAktivisering Institusjonsbasert omsorgInstitusjonsbasert omsorg Hjemmebasert omsorgHjemmebasert omsorg Tall fra KOSTRA nivå 3, år 2003. Omregnet til sammenlignbare tall på tvers av kommuner til å være utgift til de forskjellige aktivitetene pr eldre >67. Summert vil de 3 aktivitetene gi totalinnsats til omsorg pr eldre >67 år.

13 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 13 Netto drift Pro >67 år

14 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 14 Oppland – Netto drift : PRO >67 år

15 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 15 Forskjeller i prioritering PRO

16 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 16 Rygge og Stranda, mot Oppland

17 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 17 Oppland og noen andre som avviker

18 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 18 Netto drift administrasjon pr innbygger

19 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 19 Kommunal kontostreng [kontoklasse]-[ art ]-[ansvar]-[funksjon(aktivitet)]-[prosjekt]-[objekt] X XXXx xxxxx xxxxx xxxx xxxx Kostra funksjon KOSTRA Ansvar Prosjekt. På tvers over flere ansvar Kontoklasse 0. Investering 1. Drift KOSTRA – Arter Lønn Drift Inventar Utstyr osv... Tjeneste- produksjon Transformasjons modellen Objekt INTERNE Aktiviteter

20 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 20 ABC målsetning En handling gjøres en gang, et sted Fjerne aktiviteter som ikke skaper verdi for kundene Kundefokus, tjenestene leveres fra et sted. Ingen forstyrrende mellomledd eller sideledd. Beslutning og bestilling knyttes sammen, korte beslutningskanaler Fokus på verdiskapning og problemløsning Produktet stemmer med det som er blitt avtalt Gi kundene riktig service, til riktig nivå, til riktig tid Legge stor vekt på fleksibilitet og tilstrekkelig produktbredde til å kunne gi kundene valgmuligheter SPØR KUNDEN HVA DEN ØNSKER!

21 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 21 ABC - innføring Pleie – Rehabilitering og Omsorg – PRO.. Hva er d..? Kjennetegnes med mulighet for stor produktbredde med Ytterpunkter ved f.eks nabohjelp på den ene siden, og 24 timers heldøgnspleie på den andre siden. Rehabilitering er ofte både nedprioritert og definert som ”ikke omsorg”… Legge vekt på å identifisere spesifikt hvem brukeren er, og hva som ligger til grunn for behovet for tjenester Kjenner kommunen sine produkter ?

22 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 22 Serviceleveransesystemet setter kunden inn, ikke bare som konsument, men som med-produsent av de tjenester som produseres. Det vil si at kunden både er leverandør av betingelser og mottaker av tjenester Kan tjenester være produkter? En tjeneste produseres produktet sammen med kunden En tjeneste kan ikke produseres for lager En fornøyd kunde får man når kunden er tilfreds med produktet En tjeneste er et salg og overlevering av et produkt En misfornøyd kunde kan ødelegge for års utvikling av et godt produkt.

23 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 23 Service-leveranse - analysere produktet Service er sammensatt og komplisert Hvor er, og hva er, Produktet ? Vanskelig å sette klare grenser service konseptet og service leveranse. En kommunal service overfor kunder i omsorg går på bruk av alle virkemidler. Identifisere kontaktpunkter som finnes mellom de kommunale tjenester, og de som konsumerer tjenester

24 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 24 ABC analyse For å identifisere brukeren, klargjøre dens behov, og måle effekt, er det nødvendig å gjennomføre en analyse. Dette illustreres ved å zoome inn på selve serviceleveransen og hva som ligger til grunn for denne. Dette kan gjøres ved hjelp av en transformasjonsmodell for tjenester xxxx kommune Serviceleveranse Tjenesteyting - produksjon Perifere tjenester Kjerneprodukt

25 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 25 Modellen viser hvordan kommunen kanaliserer sine innsatsfaktorer (Input) inn mot konsumenten, og hvordan dette rettes mot konsumenten (Output). For å kunne måle effekten av servicelevanse (Effekt) er det behov for kunnskap hos tilbyder om konsumentens innsatsfaktorer Produksjon av tjenester

26 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 26 Kommunestyret ?? Omsorgslønn Amb. vaktmester Hjemmehjelp Sykepleier Hjelpepleier Ergoterapaut Fysioterapaut Fra institusjon til hjemmebasert omsorg

27 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 27 Produksjonsenheter med faglig ansvar og resultat ansvar Aktivitetsmatrise - En kontoplan måler ikke den interne aktiviteten. Resultat kan bli at ved hvert forsøk på effektivisering, så øker administrasjonskostnadene Administrativ ledelse Regnskap, Lønn og personal Bygg og teknikk Kontorstøtte og drift Interne støttefunksjoner Faglig ansvar Serviceleveranse Interne aktiviteter, skjulte kostnader Kundebehandling Interne aktiviteter

28 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 28 ABC - analyse Kartlegge produkter og innsatsfaktorer Kartlegge kontaktpunkter mot konsumenter Kartlegge beslutningsveier og hierarkier Avgrense produktområdet Kartlegge den interne aktivitet og produksjon

29 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 29 ABC vil kunne skape ”støy” i organisasjonen Tilstrekkelig mengde av personene i organisasjonen må være med i tankegangen, og være : Innstilt på samarbeid Innstilt på å kunne endre arbeidsoppgaver Innstilt på å kunne ta mer ansvar Innstilt på å gi fra seg ansvar Innstilt på å fjerne organisatoriske hindringer Omvendt delegasjon må bli en del av tankegangen Problemer og utfordringer håndteres så nært kunden som mulig.

30 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 30 Samarbeid i praksis er : Mer enn informasjon Mer enn påbud Mer enn dugnad Mer en fellesmøter Mer enn struktur Samarbeid krever blant annet : Helhetlig tenkning Helhetlig styring Helhetlig ledelse Felles mål Åpen informasjon Tillit og lojalitet Evne til å ta ansvar SAMARBEID ?

31 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 31 Målstyring til felles mål -Planer som et hjelpemiddel for organisasjonen til å styre aktiviteter og ressursbruk Informasjon internt og eksternt -Det er viktig at informasjon når fram både til de ansatte og til brukere. Men den ansatte må selv aktivt også søke informasjon Effektiv ressursutnyttelse -Stramme rammer krever helhetstenkning Delegering av både ansvar og myndighet: -Delegasjon av myndighet til å ta avgjørelser -Delegasjon av ansvar for rammer som det skal styres innenfor. -Delegasjon er å ta ansvar Samarbeid krever også:

32 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 32 ABC når vi lykkes Den ansatte har krav på blant annet: - En god ledelse - En god arbeidsplass - Trivsel på jobb - Utfordringer - Trygghet - Egenutvikling - Gode kolleger - Rettferdig behandling - Rettferdig lønn - osv? Kundene har krav på blant annet: - Rask saksbehandling - Objektiv og saklig saksbehandling -Veiledning! Se egen forskrift - Riktig produktmix etter behov - Positive og servicevennlige tjenesteytere - osv? Tilbyder og kunde har forskjellige krav:

33 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 33 ABC – analyse Hva finner vi ? En ABC analyse vil kunne avsløre at organisasjonen har skjulte hindre Hvor fleksible er tjenestene? I hvilken grad er brukerne med på å bestemme de tjenestene de skal ha?

34 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 34 ABC –Bruk av ressurser i et helhetlig system Tenk etter, spørsmål til de som berøres av arbeid med ABC: Hvilke muligheter ser du for bedre ressursutnyttelse? Finnes det muligheter til å samordne noen av tiltakene/tjenestene? Forestill deg at det arbeides med en sak for en kunde. Er tiltaket avhengig av innsats fra flere faggrupper? Er kunden spurt om hvordan den ønsker tiltaket tilrettelagt? Hva er viktigst? Kundens ønsker? Dine faglige krav? Organisasjonsmessig tilrettelegging og krav fra kolleger?

35 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 35 Identifisere aktiviteter Bruke dagens styringsindikatorer Det finansielt orienterte regnskap/budsjett Andre måleindikatorer kan eksempelvis spenne over  IPLOS – Nytt informasjons-system som supplerer KOSTRA  KOSTRA funksjon  Tjenesteindikatorer  Utkjørt distanse på bil, ev. drivstoff  Antall møter ført i møtebok for bestilling av møterom  Følge en sak gjennom systemet  Identifisere aktiviteter via observasjon  Identifisere kostnadsdrivere  Osv..

36 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 36 Vi øker fokus på : Tjenesteproduksjon Kundene Problemløsning ABC er å tenke nytt Fjerne fokus fra : Interne møter Intern ”unyttig” aktivitet Hierarkier ”ikke mitt ansvar”

37 Glåmdal revisjon - IKS 29.09.2016Lysbilde 37 ABC når det virker Rehabilitering Åpen omsorg Institusjoner Serviceleveranse Tjenesteyting - produksjon Perifere tjenester Kjerneprodukt