Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

SKU/Innkjøp Kontraktsoppfølging mv. KSI fagsamling,15.april 2009 Spesialrådgiver Ole Rasmussen.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "SKU/Innkjøp Kontraktsoppfølging mv. KSI fagsamling,15.april 2009 Spesialrådgiver Ole Rasmussen."— Utskrift av presentasjonen:

1 SKU/Innkjøp Kontraktsoppfølging mv. KSI fagsamling,15.april 2009 Spesialrådgiver Ole Rasmussen

2 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Definer behov og innkjøpsstrategi Kvalifisering forhandling og leverandørvalg Implementering og oppfølging Tid Ressursinnsats Større vekt på definering av behov, strategi, implementering og oppfølging

3 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Og litt mer detaljert ….. Behov Spesifikasjon Markeds Forespørsel Tilbuds Forhandling Kontrakt Leveranse Betaling og Leverandør Garanti analyse evaluering oppfølging transaksjons styring Reklamasjon håndtering håndtering

4 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Påvirkningsmulighet og besparingspotensiale Forhandling Kontrakt Kr Definering Av behov og spesifikasjon Markedsundersøkelse Forespørsel Tilbudsevaluering Lev. oppfølging garantistyring 20-35%

5 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Behov •Anskaffelsesteam med deltakere som kjenner brukernes behov •Hva har vi kjøpt før? –Tidligere kjøp – analyser av regnskapene –Innkjøpsstatistikk fra leverandører Fokus i anskaffelsesteamet a) Definer hvilken oppgave som skal løses b) Vurder eventuelle krav til hovedløsning/ funksjonalitet c) Hvilke økonomiske rammer gjelder (budsjett, kostnadsmål) –Punkt b) vil kunne ha betydning for valg av spesifikasjonsform –Punkt c) kan medføre at man må revurdere krav til hovedløsning Eksisterende oppfatninger av oppgave definisjon/ funksjonalitet og løsningsalternativer bør utfordres dersom det er: • Virksomhetskritiske og strategiske kjøp • Investeringskjøp • Produktområder hvor det er stor innovasjonstakt • Organisasjonsendringer - andre endringer i oppgaver og/eller arbeidsprosesser

6 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Leverandørmarkedsanalyse •Hvem (og hvor) er leverandørene? •Vil det være tilstrekkelig konkurranse om leveranser til oss? •Vil leverandørene ha den kapasitet vi har behov for? •Vil leverandørene ha den kompetanse vi har behov for? •Hva er ”rett” pris på det vi skal kjøpe? Dette forutsetter kunnskap om produktene, aktørene og konkurranseforholdene

7 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Oppbyggingsbasert innkjøpsmåling Oppbyggingsbasert innkjøpsmåling tar utgangspunkt i enkeltaktiviteter og summerer effekten av disse. En viktig forutsetning for å kunne måle innkjøpseffektiviteten er å kunne skille mellom • Prisendring • Volumendring • Kvalitetsendring Ofte kan det være nødvendig å gjøre en del forutsetninger/ antagelser ift. vurderinger av volum og kvalitet.

8 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Vi må skille mellom pris- og volumendringseffekter

9 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Ulike typer innkjøpsbesparelser - måleprinsipper

10 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Besparelsesprognose – et eksempel

11 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Oppfølging av gevinstrealisering •Foreløpig prognose før konkurransen – volumvurderinger •Prognose når leverandører er valgt og priser er kjent •Faktisk besparelseseffekt = prognose?? –Skyldes eventuelle avvik: •Feil i volumforutsetningene •Feilfakturering •Manglende avtalelojalitet •Andre forhold –Hvilke tiltak må settes inn?

12 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Balanserte kontrakter eller ikke? •Den fjernede forskriften (vedtatt i statsråd i april 2006 – forkastet i november samme år): ● «Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder skal disse brukes, med mindre konkrete forhold begrunner avvik fra standarden. Uansett skal ingen urimelig risiko overføres til leverandøren for forhold og hendelser som han ikke har noen kontroll over og der kostnads- og tidskonsekvensen ikke kan estimeres på forhånd.» ● I stedet vil den gamle gjelde: «Der det finnes fremforhandlede og balanserte kontraktsstandarder, skal disse som hovedregel brukes ved inngåelse av kontrakter.

13 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester En balansegang… Utgangspunkt er altså at fremforhandlete balanserte kontrakter bør brukes •Men inneholder disse så mange kompromisser og uklarheter (uten opphold, innen rimelig tid etc.) at de ikke fungerer som et nyttig redskap til å håndtere avvik/uenighet/konflikter? •Hvis vi overfører mye risiko til leverandøren vil dette medføre høyere kostnader og en mindre effektiv anskaffelse (og kravene til god forretningskikk i §5 i LOA tilsier vel også at dette bør unngås)

14 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Rutine for kontraktsoppfølging (1)

15 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Rutine for kontraktsoppfølging (2)

16 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester Rutine for kontraktsoppfølging (3)

17 SKU/Innkjøp Profesjonelle innkjøp - bedre tjenester 1.Grundig arbeid med behovsanalyser og utarbeidelse av kravspesifikasjon 2.Klart skille mellom Konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og kontrakt 3.Utarbeidelse av prognose for forventet innsparing og oppfølging av avvik 4.God oversikt over alle kommunens avtaler – i ett register! •Med oversikt over ansvarlige for kontraktene •Varslinger for kontraktsoppfølging (avklares på forhånd med leverandør) •Varslinger for opsjonsvurdering – avtaleutløp (i god tid!) 5.eHandel for å få oversikt over kjøp og avvik! 6.Kompetanse og kapasitet. Noen forutsetninger for å lykkes?


Laste ned ppt "SKU/Innkjøp Kontraktsoppfølging mv. KSI fagsamling,15.april 2009 Spesialrådgiver Ole Rasmussen."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google