IHR-studier Informasjon om status, Det juridiske fakultet 23 .august 2011 IHR-studier Informasjon om status, Det juridiske fakultet Plangruppeleder Jenny Nornes

Vi skal ikke gjøre en Titanic! Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Hvordan kan vi mobilisere utviklings- og endringskraft gjennom å bygge på eksisterende normer og verdier? Tenk litt på det og kom med noen lure innspill!

Men først – begrepsavklaring - verdistrømsanalyse Hva gir verdi? Hva gir ikke verdi? Viser arbeidsflyt og arbeidsprosesser Viser beslutningspunkt Hvilke verdier jobber vi ut fra? Forbedringspotensiale Kartlegge og re-designe

Verdistrømsanalyse - lokalopptak Motta søknad Tilstrekkelig grunnlag Lage liste over alle søkere Lage rangert søkerliste Sende ut tilbudsbrev Tildele studierett Lese dokumentasj. Gjennomgå dokumentasj. Etterlyse dokument. X Sjekke faglige krav Ferdigbehandle Registrere grunnlag Avslag ikke-kvalifiserte X Advarsel Feil Foilen er ikke en reell fremstilling av virkeligheten Gode forslag

Vil verdistrømsanalyse være til bry for oss? Gir tvert i mot gode muligheter til å påvirke sin egen arbeidshverdag Medarbeiderstyrte prosesser; den som kjenner arbeidsoppgavene best kartlegger og foreslår endringer Arbeidshverdagen blir mer meningsfull når man ser saken fra start til slutt

Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede!

Så til det jeg EGENTLIG skulle snakke om: IHR-studier

Verdistrømmer og verdistrømskategorier Klyngenavn Felter definert innenfor området (verdistrømmer) Eksamen og kvalifikasjon Ressursbruk i antall årsverk for å planlegge/gjennomføre eksamen Ressursbruk i antall årsverk for å dokumentere kvalifikasjon Opptak Ressursbruk i antall årsverk for opptak gjennom NOM (samordna opptak) Ressursbruk i antall årsverk for lokalopptak Studentmobilitet Ressursbruk i antall årsverk for studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Ressursbruk i antall årsverk for studie-/studentinformasjon på web Ressursbruk i antall årsverk for muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Ressursbruk i antall årsverk for å rekruttere studenter Ressursbruk i antall årsverk for saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Ressursbruk i antall årsverk for faglig-sosial oppfølging av studenter Undervisningsstøtte og -admin Ressursbruk i antall årsverk for å administrere undervisning Ressursbruk i antall årsverk for å håndtere praksis Kvalitetssikring og forvaltning av studier Ressursbruk i antall årsverk for å kvalitetssikre studier Ressursbruk i antall årsverk for å drive forvaltning innenfor studier Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte emner Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte studieprogram Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte og følge opp regelverk Ressursbruk i antall årsverk for å rapportere Ressursbruk i antall årsverk for å styre ressurser Eksterne relasjoner Ressursbruk i antall årsverk for å følge opp/betjene eksterne relasjoner

Årsverk per (verdistrøms)kategori

Andre mindre tiltak Godkjenning/innpassing: Tilrettelegge for erfaringsutveksling på tvers gjennom for eksempel arbeidsstuer. Målet er å korte ned ventetid for studenter.   Studiekvalitetsrapporten: Forenkling og reduksjon av gjennomløpstid. Fokusere på relevant og nyttig informasjon. Selvfinansierende bachelorstudier: Forenkle opptaket og redusere ressursbruken. Rombestilling utenom FinnRom: Redusere feil og få hensiktsmessig arbeidsdeling. Etter- og videreutdanning: Kartlegge ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller. Muntlig og skriftlig studieadministrasjon: synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser. I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeid koordineres i infoko-nettverket. Akkurat nå: kartlegging og diskusjon av bruk av bekreftelser

Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Mindre tiltak Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Prioriterte områder Innpassing/ godkjenning Student-mobilitet EVU Admin undervisning Lokalopptak Rombooking Eksamen Opptak SFB Studie-kvalitetsrapport

Overordnede målsetninger

Stikkord om arbeidsgruppene 2 grupper, 7 medlemmer i hver Arbeidet gjennomføres fra september til november Kompetanse (blanding av bredde og spesialistkompetanse, forvaltning, lovverk, systemer) Representativitet (STA, UV, SV, HF, MN, sentralt, fakultet, institutt) Arbeidsform Hovedsakelig workshop Bruke verdistrømsanalysemetodikk, aktiv møteledelse som metodikk i workshops Oppgaver: planlegge, kartlegge, analysere, redesigne, utarbeide notat som grunnlag for beslutning

Beslutning Aktivitet i arbeidsgruppe Aktivitet IHR-studier Årshjuls-aktivitet Info-punkt Delbeslutning/ Avsjekk Tidsløp – årshjul: Studiestart Uke 33, 34 Felles: Eksamen Nov 2011 Saksbehandlingstopp (utreisende) Aug , sept (frist 15. sept) Saksbehandlingstopp (innreisende) Okt, nov (frist 1. nov) Student-mobilitet Oppstarts-aktivitet – beg sept Detalj-kartlegging – frist 21/9 Avsjekk- OK? 23/9 Detaljert redesign Ferdigstille forslag SK 8/12 Dir nettverk UDIR Strategisk redesign Dirnettverk + studledere 12/10 Avsjekk- gå videre? Info=3 Oppstarts-aktivitet – beg sept Detalj-kartlegging – frist 21/9 Avsjekk- OK? 23/9 Detaljert redesign Avsjekk- gå videre? Info=3 Ferdigstille forslag Dir nettverk UDIR Strategisk redesign Dirnettverk + studledere 12/10 SK 8/12 Lokal-opptak Ferie opptak August Juli 2011 Aug 2011 Sept 2011 Okt 2011 Nov 2011 Des 2011

Ta gjerne kontakt! Ihrstudier-kontakt@admin.uio.no http://www.uio.no/ihr