29.04.2015 MORTEN RIISE Anskaffelser: Hvordan kommunisere med leverandører samtidig som man utøver god forretningsskikk og ivaretar regelverket

Anskaffelser: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse? 29.04.2015 MORTEN RIISE Anskaffelser: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse? Hva er «før konkurranse»? Hvorfor kommunisere med leverandører? Er det OK at du kommunisere med leverandørene? Hvordan kommunisere med leverandører?

Hva er «før konkurranse»? Det er avklart at vi ikke har en gyldig rammeavtale/kontrakt Vi er i planleggingsfasen av anskaffelsen (før konkurranse) 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Hvorfor kommunisere med leverandører? Avklare usikkerhetsmomenter/feil i kravspesifikasjonen Utjevne eventuelle fordeler, som eksisterende leverandør kan ha, i forhold til potensielle andre/nye leverandører Sikre at kravspesifikasjonen ikke er skreddersydd til en leverandør og/eller et spesifikt utstyr/forbruksmateriell En tilstrekkelig god kravspesifikasjon sikrer etterlevelse av regelverket, samt gir flere og bedre tilbud! 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Er det OK at du kommuniserer med leverandørene? Side 1/2 Vær bevisst på hva som er din rolle? Er du lokal innkjøper, behovseier, avtaleeier eller godkjenner (link)? Det eksisterer ikke avtale/kontrakt på det som skal kjøpes? Sjekk oversikt over rammeavtaler (link), ta kontakt med avtale-eier … og/eller spør lokal innkjøper (link) og/eller (reell) behovseier Hvis lokal innkjøper er usikker kan de kontakte sentral innkjøper Hvor stor anslått verdi har denne nye anskaffelsen? Estimer anslått verdi på anskaffelsen, i tråd med rutine (link) 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Er det OK at du kommuniserer med leverandørene? Side 2/2 Ved anskaffelse med anslått verdi over 500.000 kr eks. mva. så skal behovet være meldt inn, i tråd med rutine for innmelding (link), og sentral innkjøper være involvert, før kommunikasjonen finner sted. Ved anskaffelse med anslått verdi mellom 100.000 og 500.000 så skal lokal innkjøper være informert og involvert før kommunikasjon finner sted. Anskaffelsesprotokoll skal være påbegynt og fylles ut løpende. Ved anskaffelse med anslått verdi under 100.000 så burde deres lokal innkjøper være informert før dette finner sted. Hvis ikke lokal innkjøper er informert burde dette begrunnes skriftlig til innkjøper og godkjenner. 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Hvordan kommunisere med leverandører? Sikre likebehandling Gi den samme informasjonen, på samme måte og tid, til alle potensielle leverandører som vi kjenner til (og bør kjenne til). Ikke ukritisk tro på alt en leverandør svarer/påstår Sikre etterprøvbarhet Kommuniser skriftlig, og motta svar fra leverandørene skriftlig. Leverandørkonferanse eller befaring (eiendom, renhold, o.l.)? Hvis muntlig skriv ned referat fra samtalene. Muntlig anbefales ikke! Øk sannsynligheten for å kunne motta gode relevante svar Vær tydelig på hva dere ønsker innspill på, samt når og hvordan! Et eksempel på en e-post sendt ut til potensielle leverandører: 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Eksempel: 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Slik så utkastet til kravspesifikasjon ut: 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Noen av svarene fra leverandørene: 29.04.2015 ANSKAFFELSER: Hvordan kommunisere med leverandører før konkurranse?

Neste fase: Hvordan kommunisere med leverandører under konkurranse? 29.04.2015 MORTEN RIISE Neste fase: Hvordan kommunisere med leverandører under konkurranse?