Prosjektledelse og samarbeid Morten Peter Usterud Kenneth Tangnes www.solvpilen.no

Agenda 10:00-11:45 Generelt om prosjekt og team 12:30-13:15 Kulturprosjekter Samarbeid mellom kultur og næringsliv 13:30-16:00 Gruppeinndeling og ideutvikling

Hva er et prosjekt? Hva kjennetegner et godt prosjekt? Hvorfor bruker vi prosjekter som arbeidsform? Hvilke utfordringer finnes ved prosjekter?

Definisjon på prosjekt: Et prosjekt er en egen midlertidig og tverrfaglig organisasjon som skal løse en målrettet oppgave av engangsnatur, innenfor en begrenset tids- og kostnadsramme, utenfor rutinene og med en utviklingskarakter.

Hvorfor prosjekter? Ivareta oppgaver som faller utenfor løpende virksomhet Sterkere konsentrasjon om avgrenset oppgave Eget styringsobjekt gjør oppfølging enklere Utnytte ressurser på ulike steder i den faste organisasjonen Gir mulighet for problemorientert læring Gir flere medarbeidere mulighet for ansvar og ledererfaring

Hva gjør prosjekter utfordrende? Uklar eller mangelfull målformulering Stadige og hurtige endringer i omgivelsene Prosjektarbeid må vike for oppgaver i linjen eller andre prosjekter Medarbeidere trekkes for seint inn i planleggingen Dårlig oppfølging Sviktende kommunikasjon Uklare ansvarsforhold For høyt ambisjonsnivå og urealistiske planer Innebærer en forandring i menneskers liv- og arbeidssituasjon Vil stå overfor ny og ukjent oppgave Vanskeligheter med å få de rette personer til rett tid Mennesker med ulik bakgrunn som ikke har arbeidet sammen før Vil være underlagt tidsfrister

Prosjektadministrasjon har to hovedingredienser: Struktur Organisering Strukturering Planlegging Oppfølging og kontroll Dokumenter Rutiner Kvalitetssikring Teknikker og verktøy Rasjonelle forhold er viktigst på denne siden! Arbeidskultur Motivasjon Kommunikasjon Samarbeid Delegering Kreativitet Forståelse Åpenhet og tillit Arbeidsglede Læring og egenutvikling Menneskelige forhold er viktigst på denne siden!

Strukturering Å avklare hvilke oppgaver prosjektet består av Å gruppere disse på en hensiktsmessig måte Finnes det naturlige kriterier for gruppering, gitt av oppgavens art, for eksempel: Faginndeling Inndeling etter oppgave eller aktivitetstype Resultatinndeling Hva er det viktigst å ha oversikt over i styringsøyemed? Fremdrift Kvalitet Kostnader Koordinering

Prosjekt- og teamledelse Prosjektleders ansvar: Styre og administrere prosjektet Være pådriver Ta initiativ Motivere prosjektmedarbeidere Ansvar for utarbeidelse av prosjektplaner Sørge for dokumentasjon og rapportering I teamleder rollen ansvarlig for: Bringe klarhet i målsettinger Knytte til seg de rette personer eller roller Utvikle et støttende og konfronterende klima Sikre at arbeidsmetoder og prosedyrer er effektive og tilfredsstillende Delegere og tydeliggjøre ansvarsforhold Koordinere og legge til rette Støtte teammedlemmers utvikling Få temaet til å fungere godt sammen!

Team? Hva er et godt team? Hva er et godt teammedlem Hvordan sørger man for et godt samarbeid i teamet? Hvordan utvikler team seg? Hvordan setter man sammen gode team?

Team Kjennetegn på team Kollektivt ansvar og felles forpliktelse til felles mål og formål Tverrfaglig samarbeid og koordinering Deling av informasjon Bred kommunikasjon Integrert og gjensidig avhengig arbeidsfellesskap Felles forståelse av ledelses roller De beste team…. …har en åpen kommunikasjon …har engasjerte medlemmer …investerer utrolig mye tid og energi på å utforske, skape og å bli enige om formålet med det de skal gjøre, både kollektivt og som individer. Denne ”formålsskapende” aktiviteten fortsetter gjennom hele teamets liv. …oversetter også deres generelle formål til spesifikke resutatmål. …når formål og mål bygget på hverandre kombineres med team-forpliktelse, blir de en sterk motor for godt resultat og måloppnåelse.

Kjennetegn på gode teammedlemmer Forstår og er forpliktet til gruppens mål Vennlig, opptatt og interessert i de andre Erkjenner og håndterer konflikter åpent Lytter til de andre med ønske om å forstå Inkluderer andre i beslutningsprosesser Erkjenner og respekterer individuelle forskjeller Bidrar med ideer og løsninger Setter pris på andres ideer og løsninger Anerkjenner og belønner teamutviklingsforsøk Støtter og setter pris på innspill i forhold til teamarbeidet

Belbins teamroller Coordinator Shaper Plant Montior/Evaluator “A teamrole is a pattern of behaviour characteristic of the way in which one team member interacts with another where performance serves to facilitate the progress of the team as a whole. The value of team-role theory lies in enabling an individual or team to benefit from self knowledge and adjust according to the demands being made by the external situation.” Coordinator Shaper Plant Montior/Evaluator Resource Investigator Team Worker Implementer Completer/Finisher Specialist

Forslag til arbeidsfaser Bygg teamet Bli kjent: Hvem er vi, hva kan vi? Klargjør oppdraget Kartlegg fakta Sett mål Tenk SMART Søk ideer til løsning Arbeid både i grønn(idéer) og rød(beslutninger) fase Skap en framdriftsplan Tenk Prosjektpil og GANTT Prestèr! Leveranser i forhold til arbeidsoppgavene

Faser i et prosjekt Modellen beskriver: Faser i prosjektet Type oppgaver knyttet til ulike faser Milepæler og beslutningspunkter Krav til dokumentasjon og beslutningsgrunnlag Relativ ressurs innsats Tid Initierings fasen Planleggings fasen Evaluerings fasen Gjennomføring og oppfølgings fase Fase I Fase III Fase II Fase IV

Målformulering Hvorfor skal prosjektet gjennomføres? Hva er hensikten? Hvilke effekter ønskes oppnådd? Hvordan skal sluttresultatet se ut? Hva skal være utført for å oppnå ønsket effekt? Målformulering skal ikke inneholde beskrivelser av virkemidler eller aktiviteter på veien mot målet. Et mål skal være SMART Spesifikt Målbart Aksjonsrettet Realistisk Tidsberammet Hvorfor mål? Grunnlaget for planlegging og styring Avgrenser oppgaven Samsvar med andre aktiviteter Planlegging på ulike nivåer Resultatoppfølging og kontroll Gjøre kjent hva man arbeider mot Avgjøre når prosjektet er ferdig Motivere til innsats Skape felles forståelse og aksept Vite hva man jobber mot

Planlegging Hensikten med planlegging Å gi underlag til å styre prosjektet mot definerte målet Å samordne arbeidsoppgaver og ressurser Å gi konkrete mål og rammer for utførelsen av oppgaver Å informere om kommende arbeidsoppgaver Å motivere prosjektmedarbeiderne Hovedinnholdet i planleggingsprosessen Mål og rammer – konkrete mål gir konkret utgangspunkt Strukturer prosjektet: Milepæler og aktiviteter Beskriv og beregn aktiviteter Utarbeid fremdriftsplan Sett opp ressursplan og budsjett Detaljerte arbeidsplaner Klargjøre oppfølgingsprosedyrer

Milepæler Kriterier for valg av milepæler Naturlige Hva er en milepæl? Kontrollstasjon For å sikre at man er på rett kurs Beskriver tilstander prosjektet bør være i på ulike tidspunkter Kriterier for valg av milepæler Naturlige Viktige beslutningspunkter Kontrollerbare Ikke for mange Ikke for lenge mellom hver Ikke for mange ulike aktiviteter mellom to milepæler Løsningsnøytral

Oppfølging Oppfølging består av: Rapportere status Sammenlikne status med mål og planer – identifisere avvik Analysere årsakene til avvik Finne frem til og iverksette korrigerende tiltak Sjekkliste for oppfølging Hvis mulig foretrekkes personlig oppfølging Rapporter: avvik mot plan, årsaker og forslag til tiltak Hvordan fungerer prosjektgruppa samarbeidsmessig Prosjektdeltaker: Vent ikke på formelle oppfølgingsmøter Prosjektleder: Utsett ikke informasjon om status og tiltak Ikke-målbare forhold egenr seg ofte bare for uformell oppfølging