Kvalitetssikring av prosjekter

Erfaringer ? SLIK ?? ELLER SLIK ?? Tidsplanen holder Budsjettet holder Fleksibilitet, tilpasningsevne og effektiv ressursbruk Godt samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser Motiverte og inspirerte medarbeidere med stor grad av kreativitet, “vi har det gøy” Styringsgruppa fungerer bra SLIK ?? Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ( -syndromet) Uavklart ressurstilgang Upresise mål - forskjellig virkelighetsoppfatning For liten gjennomføringsevne i organisasjonen ? Dårlige, eller manglende rutiner for prosjektarbeid i organisasjonen planlegging, organisering, styring oppfølging og rapportering Konkrete resultater, presis ansvars- fordeling, eksakte ferdigtidspunkter

Prosjekt: Den sentrale metode for å organisere og gjennomføre utviklingsarbeid Brukes for å løse tidsavgrensede utfordringer Utgjør 2/3 av total virksomhet i norsk arbeidsliv og forvaltning

Prosjektorganisasjon start Prosjekt- slutt Prosjektorganisasjon Linjeorganisasjon Evaluering Beslutning om varig virkning Beslutning om prosjekt

Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Studentrollen

Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentrollen

Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentrollen

Kilder til krav om endring og utvikling av studentrollen: Teknologisk utvikling Strukturendinger i arbeids-/næringsliv Ungdom med nye holdninger og forutsetninger Økte krav om kvalitet og effektivitet Stadige omorganiseringer Studentutvikling

Målene med prosjektmodulen: Gjøre deltakerne bedre i stand til å delta i planlegging, gjennomføring og evaluering av prosjekter Gjøre deltakerne bedre i stand til å fylle sentrale roller i et prosjekt: prosjektansvarlig, prosjektleder, prosjektdeltaker Bidra til at prosjekter skapt av studenter når sine mål

Utgangspunkt for opplæringen: Beslutning om å gjennomføre konkret prosjekt Ide- fase Plan- leggings- fase Gjennom- førings- fase Evaluerings- fase Veiledningstilbud Samling Samling midtveis i prosjektet Samling ved avslutningen (1 dag)

Hvordan lykkes med prosjekter? Konkrete mål God organisering Nok ressurser God planlegging

Prosjektplan eget prosjekt teori Anvendelse eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

Prosjektplan eget prosjekt organisering Prosjekt- teori Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

Prosjektplan eget prosjekt organisering Prosjekt- teori Krav til målformulering Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

Prosjektplan eget prosjekt organisering Milepæler og beslutnings- punkter Prosjekt- teori Krav til målformulering Lage mile- pælplan for eget prosjekt Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

Prosjektplan eget prosjekt organisering Milepæler og beslutnings- punkter Prosjekt- teori Krav til målformulering Risikoanalyse Lage mile- pælplan for eget prosjekt Organisere eget prosjekt Anvendelse eget prosjekt Gjennomføre risikoanalyse for eget prosjekt Formulere mål for eget prosjekt Prosjektplan eget prosjekt

Krav til innhold i prosjektplan: Målsettinger Organisering Milepæler Ressursbruk Tiltak som følge av risikovurdering

Oppdragsgiver Styringsgruppe Prosjektansvarlig Referanse- gruppe Prosjektleder Prosjekt- gruppe Prosjekt- gruppe Prosjekt- gruppe

Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål hva man ønsker å oppnå

Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål hva man ønsker å oppnå Veivalg hvordan målene skal nås

Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål hva man ønsker å oppnå Veivalg hvordan målene skal nås Ressurser bestemme typer og mengde som behøves

Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål hva man ønsker å oppnå Veivalg hvordan målene skal nås Ressurser bestemme typer og mengde som behøves Organisere bestemme fordeling av ansvar og myndighet

Prosjektplanleggingens 5 faser: Sette mål hva man ønsker å oppnå Veivalg hvordan målene skal nås Ressurser bestemme typer og mengde som behøves Organisere bestemme fordeling av ansvar og myndighet Aktivitets- planlegge - formulere hva som må gjøres, når det skal gjøres, hvem som skal gjøre det

Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat

Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart

Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte

Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter

Krav til målsettinger: S – Spesifisert , må beskrive resultat M – Målbart A – Akseptert av de involverte R – Realistisk, men noe å strekke seg etter T – Tidsbestemt når målet skal være nådd

Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen

Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe

Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer

Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene

Risikoanalysens 5 faser: Definere faktorer som kan være avgjørende for måloppnåelsen Beregne sannsynlighet for at hver faktor vil inntreffe Beregne konsekvensene av hver faktor dersom den inntreffer Finne de kritiske suksessfaktorene Formulere tiltak for å redusere sjansene for å mislykkes

Kvalitet Forventning Oppdrags- giver Prosjektet Kvalitet! "Opplevelse"

"Nivåer" av prosjektledelse i en organisasjon Enkeltprosjektet Prosjektledelse Project Management Ledelse av prosjekter Management of Projects Virksomhetsledelse gjennom prosjekter Management by Projects Prosjektrutiner i org. Endringsledelse

Noen begreper vi ofte møter Kvalitetssikring Kvalitetssystem Kvalitetsledelse Kvalitetsstandarder Kvalitetsrevisjon Sporbarhet Avvik Korrektive tiltak

Kvalitetssikring "Alt som bidrar til kvalitet, men som vi vanligvis gjør for lite av!" Planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å gi tiltro til at produktet/tjenesten oppfyller kvalitetskravene

Kvalitetssystem og -ledelse "Kvalitetssikringssystem" - "Kvalitetssikring satt i system" Ledelsens styringsverktøy for å sikre og forbedre kvalitet Skal vise (dokumentere) at definerte, vedtatte krav (standarden) oppfylles Kvalitetsledelse: Alle ledelsesfunksjoner knyttet til kvalitetssystemet Politikk, mål, ansvar, iverksettelse osv.

Standarder og revisjon Standarder - standardisering NS-ISO 9000 Ingen ISO-standard for prosjektledelse (foreløpig) Sporbarhet Feil og avvik må kunne spores tilbake til årsak/utgangspunkt Revisjon Vise at man holder det man lover For å sammenligne med andre For å få og beholde sertifikat Da får vi vel lage vår egen?

Avvik "Et KS uten et opplegg for avviksregistrering er ufullstendig"

Hva bestemmer kvaliteten på vårt prosjektarbeid?

Utviklingsprosjekter sammenlignet med leveranse- prosjekter investerings-

Organisasjons- og leder- Personalet i den profesjonelle organisasjonen EtterSveiby og Risling: Kunnskapsbedriften, 1987 Lederne Formelle og uformelle Linje og prosjekt Høy "De profesjonelle" Profesjonell kompetanse "Støtte- apparatet" ("Forvalterne") Lav Lav Organisasjons- og leder- kompetanse Høy

Rapportering i forhold til Milepælene - er de nådd ? Kvaliteten på resultatene - er den god nok ? Ressursbruken - hvordan ligger vi an ? Tidsbruk Økonomi - hva er konskevensene av en eventuell overskridelse (spes. viktig i prosjekter med store investeringer (IT, bygg osv.) Fast månedlig rapportering!!!

Rapportering på ansvarskartet - rapporteringskriterier 1. Ressursbruken Hva er brukt Hvor mye jobb gjenstår 2. Tidsplanen Holder fristene for milepælene Holder slutt-tidsfristen 3. Kvaliteten Hvis det er relevant 4. Ansvarskartet Følges ansvarskartet 5. Endringer/tillegg Omfang og konsekvenser 6. Ventetid Årsak og konsekvenser. Utdypning. 7. Spesielle problemer

Prosjektavslutning, gevinstrealisering og læring  Fullfør og avslutt prosjektoppgaven  Overfør produktet til brukerne  Utnytt prosjektresultatet  Oppløs prosjektgruppa  Sluttrapport  Sluttevaluering “Ingen husker en effektiv start, alle husker, og merker, konsekvensene av en dårlig avslutning og videreføring! ”

Planlegging er en prosess Prosjektavslutningen må også planlegges, organiseres og styres ! Gjennomføring Gevinstrealisering Planlegging og organisering Avslutning Idé Videreføring Implementering

 Fullfør og avslutt prosjektoppgaven Lever det bestilte produktet Ofte behov for: Tettere oppfølging og kontroll planlegg på et mer detaljert nivå hold hyppigere prosjektmøter lag Aktivitetsansvarskart ”dag for dag” ....... for å sikre alle løse tråder vurder om prosjektet trenger en annen kompetanse under avslutningen og videreføringen

 Overfør produktet til brukerne - bygg bro mellom prosjektet og brukerne Planlegg overføring til brukerne (målgruppa), sørg for aksept av sluttresultatet. Har vi hatt brukerne med hele veien, var de med å definerte prosjektets mål og rammebetingelser , vil de akseptere resultatet ? Sørg for en synliggjøring av ansvar for videreføring / implementering. Det kan være nyttig å utpeke en ansvarlig for overleveringen både i prosjektgruppa og i brukerorganisasjonen Sørg for en grundig og differensiert informasjon. Foreta en grundig gjennomtenking av informasjonen som skal gis til målgruppa for prosjektet - form og innhold avhenger av mottakerne. Prosjektrapporter - hvordan og og til hvem ? Trenger vi et eget “innføringsprosjekt” i overgangen mellom prosjekt og drift ? Vurder behovet for opplæring, støttepersoner, orakeltjeneste Vurder nødvendigheten av ekstra ressurstilgang

 Utnytt prosjektresultatet Legg til rette for full utnyttelse. Lag gjerne en plan for gevinstrealisering. hvilke gevinster skal tas ut når ? beskrivelse og kvantifisering hentes fra kost/nytte-analysen - hva skal vi måle, når og i forhold til hva ? hvilke beslutninger, tiltak og informasjon kreves for å få tatt ut gevinstene ? hvem er ansvarlig for gevinstrealiseringen ?

 Oppløs prosjektgruppa Gjennomfør en gradvis overgang til andre oppgaver i nye prosjekter eller i linjen.

 Sluttrapport - forslag til innhold Sammendrag Innledning Prosjektbeskrivelse (Prosjektdirektiv) Målsetting Planlagte resultater og virkninger (objektmål og effektmål) Gjennomføring Beskrivelse av selve prosjektarbeidet Oversikt, avvik fra planer Gjennomførte aktiviteter med tidsforbruk Samlet ressursinnsats Oppnådde resultater Resultater i forhold til mål Forslag til utnyttelse av resultatene Økonomi og lønnsomhet Budsjett og regnskap Lønnsomhetsvurderinger Forslag Prioriterte forslag til handlinger og beslutninger som følge av prosjektet Forslag til administrative endringer Sluttevaluering (selvstendig eller som en del av sluttrapporten) erfaringer forbedringsforslag - læring Dokumentasjonsoversikt Produkt- og brukerorientert dokumentasjon Intern, administrativ dokumentasjon (planer, rapporter og annet arkivverdig materiale) Etter Jessen 1998

Tips til den prosjektfaglige sluttevalueringen Ble målene nådd ? Hvordan ble kvaliteten på prosjektresultatet ? Ble tidsfristene overholdt - underveis og i forhold til planlagt sluttdato ? Hvordan var ressursforbruket ? Hvordan fungerte prosjektorganisasjonen ? (organisatorisk - samarbeidsmessig) Styringsgruppa - Prosjektleder -Prosjektgruppa - Referansegruppa Forholdet mellom prosjektet og linjeorganisasjonen ? Hvilke metoder og verktøy ble brukt og hvordan fungerte de ? Planlegging - Rapportering - Teambygging - Konfliktløsning Prosjektleders hovedinntrykk av prosjektgjennomføringen Forslag til prosjektfaglige forbedringstiltak Gjør erfaringene tilgjengelig slik at både individuell og organisasjonsmessig læring oppnås!

Et utviklingsprogram for kvalitetssikring av prosjektvirksomheten Tema Et utviklingsprogram for kvalitetssikring av prosjektvirksomheten

Prosjektkvalitet Du har fått ansvaret for å heve og sikre prosjektkvaliteteten i din virksomhet. Hva er de tre viktigste hovedtiltakene for å få dette til?

Kvalitetspolitikk - Prosjekthåndbok Kategorisering av prosjektene - Formelle krav for ulike kategorier prosjekter Rutiner på prosjektstyringsområdet Organisatoriske spilleregler - ansvarsfordeling Verktøy, materiell, metoder m.v. for planlegging, kontroll og oppfølging av prosjektene Det er hensiktsmessig å ta utgangs-punkt i en mal for prosjektstyrings-håndbok.

Opplæring - aktuelle tema 1. Innføring i prosjekt som arbeidform 2. Grunnopplæring i prosjektledelse 3. Styringsgruppas og linjelederens ansvar og oppgaver i prosjektarbeidet. 4. Prosjektlederen som leder 5. Kost-nytte-vurderinger. 6. Kompetansegivende etterutdanning i prosjektledelse 7. Bruk av PC-verktøy i prosjektstyringen

Fokus på gevinstrealisering, evaluering og læring Aktuelle tiltak: Planlegg gevinstrealiseringen mens prosjektet pågår Forleng prosjektperioden inn i driftsfasen Gjennomfør en grundig prosjektfaglig evaluering og sørg for læring gjennom spredning av prosjektresultater prosjektseminar / forum for prosjektledere / senior prosjektledere

Ledelsesinvolvering Ansvar for sikring av virksomhetens prosjektkvalitet Rollen som medlem av Styringsgruppa Linjelederansvaret forholdet til prosjektet ledelse av prosjektledere belønning av prosjektledere “Lederskole” gjennom prosjektledelse Deltakelse i prosjekter