Digital eksamen på UiA Status

Hva skjer bak kulissene Film

Organisering 2011 - 2014 For prosjekt høst 2011(egenutviklet Citrix) Prosjekt 2012 – 2014 (fronter, uniwise, teksteditorer, citrix) Implementeringsprosjekt høst 2014 (utviklingsavtale) 2015 Overlevert til drift og implementering av ny løsning (Inspera)

Harde fakta Høst 2012 – vår 2014 Høst 2014 Utviklingen Skoleeksamen 54 emner 4,000 kandidater 130 emner 7,500 kandidater 0 =>35% Innleveringer 300 emner 5,000 kandidater 140 + emner 50% =>100%

Løsninger 2012 – 2014 – 8 løsninger for skoleeksamen uten hjelpemilder testet og 5 pilotert Avtale med UNIwise våren 2013 – høst 2014 Anbudsprosess med UiO/UiB høst 2014 - Inspera

Risiko og sårbarsanalyse(ROS) Etablere tiltak – tydeliggjøre ansvaret – informere ledelsen 70 risikoelementer - Eksamenskontoret / IT avdelingen /Infrastruktur/klient utstyr/Teknisk løsning/ Studenter og vit. ansatte + Vi har god kontroll på mye - Høyt arbeidspress / sykemeldinger/ IT ressurser – med mange lokaler/ redusert service på andre tjenester / klagesaker ROS – høst 2014 Ny gjennomgang feb 2015

Vår største utfordring Volum

Smartere@uia.no Forenkle - strømlinje Rolle /ansvar avklaring Få bedre kontroll Få på plass rutiner => Tjenesteavtale med IT avdelingen => Eksamen - Ny digex flyt

Ordinære periode høst 2014 - resultater Implementert i hele organisasjon Alle eksamener på BYOD Alle eksamener avlagt som planlagt (tre avik) 2 løsninger (WISEflow og EksamensFronter) Hele org = alle fakultetene Ren tekst skoleeksamener og innleveringer = WISEflow EksamensFronter = MC skoleeksamener pga manglende verktøy /modul i WISEFlow, som lanseres nå.

Pilotering av Operasjonssentral Koordinering og sentralisering av informasjon og kommunikasjon fra et sted (2 campus) Mellom IT og eksamen Mellom OPS-rommet og IT-ressursene Mellom OPS-rommet og eksamensvaktene Mellom UiA og leverandøren Mellom UiA og andre aktører (UNINETT) Erfaringer - Manglende effektiv overvåkningsverktøy – i utviklingsløpet til ny leverandør. - Manglende godt verktøy for å pushe ut informasjon ut til alle ressursene ute Lokalet og fasiliteter i rommet var ikke optimalt i begynnelsen. Bedret seg etter hvert. Viktig med å ha gode stoler, godt med lys og luft tilgang, og gode tekniske utstyr. Rutinene ble også mye bedre etter en turbulent oppstart VIDERE Viktig funksjon som må er nødvendig å opprettholde. Jobbe videre med utviklingen av OPS-rommet med å ta tak i de punktene som er nevnt over.

Oppstart Underveis

Ressurser Eksamenskontoret Høst 2014 2,5 stillinger ekstra høst 2014 Våren 2015 2 ekstra stillinger IT avdeling Høst 2014 – Kundesenter med bistand fra øvrige team + bruk av eksterne konsulenter (3600 / 470 timer) Våren 2015 Prosjektleder 100% (2012 – 2014)

Workshops studenter 36 kurs med 874 studenter - 15% av studenter som skulle ta en digital eksamen deltok på kurs. Det fungerte bra. De fleste studenter var godt forberedt, om de ikke var det de første dagene, var de bedre forberedt jo lengre ut i eksamensperiode. Selv med en klasse hvor ingen hadde vært på kurs, så hadde alle gjort «jobben sin». Konklusjon – med ny løsning og nye studenter og noen usikre studenter– det vil være behov for et tilbud en stund fremover men ikke alle MÅ på kurs.

BYOD 5% studenter reserverte en låne maskin i forkant av eksamen 90 reservemaskiner tilgjengelig – 2% av antall studenter som skulle avlegge en digital eksamen Nødvendig med 2- 3 ekstra maskiner daglig Vi hadde god margin 4% av antall studenter avla sin eksamen på papir Årsak – ikke forberedt til digital eksamen, gamle maskiner, ustabile maskiner uten å ha koble til EDUroam før, kom uten maskin, Søkte på papir i forkant av eksamen Klare retningslinjer til studenter Klare retningslinjer til studenter – eks. ikke installert browseren i forkant av eksamen => penn og papir. Møter opp uten maskin = penn og papir.

Kurs for de ansatte PULS/ IT avd WS Lav deltagelse – 80 deltagere – opplegget fungerte ikke som forventet. Nytt opplæringsopplegg mot de ansatte for 2015

Utfordringer – IT avdelingen Belastende periode siden høst 2012 – har stilt store krav til medarbeiderne ift mye testing på mange løsninger Krav om «digital» kompetanse nå (studenter, eksamensvakt, foreleser Antall parallelle rom med digitale eksamener Endre måten man jobbe på eller stille større krav til leverandører? Ekstremt arbeidskrevende og store utfordringer med BYOD Liten forståelse for den totale endringen i krav til infrastruktur IT må ta en aktiv rolle fordi mange problemstillinger er tekniske Krav om «digital» kompetanse – ny type jobbing enn før, fra en analog manuell hverdag til en digital hverdag hvor målet er å automatisere /effektivisere / Utfordringen med å kunne se videre og tenke nytt se på mulighetene i teknologien til å optimere arbeidsprosessen. (versus måten IT avdelingen jobbe på – det er «business as usual» for dem) Inspera ( og andre eksamensløsninger) har en viss struktur som ikke alltid passer måten eksamenskontoret er organisert / jobber – utfordring med å finne optimal måte å jobbe på, å se på hvor interne rutiner skal endres og se på hva leverandøren bør kunne gjøre for å tilpasse «oss». Mer krevende planleggingsfase – samarbeid med IT avdelingen og Drift i mye større grad enn før – på sikt så bør det blir besparelser rundt arbeid knyttet til sensur som eks. kontoret vil legge merke til. Krav til eksamensvakter – finne optimal løsning her – hvor mye skal de kunne, hvilke oppgaver kan de ta på seg i fremtiden? De har stort sett samme rolle som før – vi er fortsatt på utprøving her.

Videre arbeid Øke 35% omfang av skoleeksamener Se på muligheter for digitalisering av teknologi og realfag eksamener Stimulere fagmiljøene til å bruke mulighetene som finnes til å lage mer avanserte/alternative eksamener i fremtiden – hva kunne være gode digitale vurderingsformer? Digitalisere andre ledd i eksamensarbeidet – for eksempel en digital fremmøte løsning Utviklingsarbeid med Inspera Neste siste punkt – arbeid allerede i gang lokalt på UiA med FS og UNINETT. Mål er å erstatte den manuelle papirregistrering (møtt/ ikke møtt/trekk/ osv. ) i eksamenslokaler.

Samarbeid i sektoren? UiB og UiA Uninett UiO? Andre?