Til direktørnettverket 30. mars 2011 IHR-studier: Kartlegging av verdistrømmer

IHR-studier: Organisering og ressursbruk Admin. ledere Monica Bakken, STA (leder) Bård Kjos, UV Gudleik Grimstad, SV Knut Heidar, SV Andreas Lund, UV Frederik Helland (student UV) NN (Student SV) Siri Høgseth (tjenestemannsorg) Ca 1 time annenhver måned (+ evt forberedelse) Admin ledergruppe: ca 1 time annenhver uke (+ evt forberedelse) Jenny Nornes, SV (leder) Anne Marthe Gibbons, STA Line Sletten, UV Camilla Thorkildsen, SV Kristin Fossum Stene, STA Karianne Myrholen, UV Ca 1 time per uke (+ evt forberedelse) Jenny: 50% Anne M: 40% Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere Koordinerings- gruppe Plangruppe Beslutter Forbereder og anbefaler

Oppgaver –Gå opp verdistrømmer innenfor studier –Kartlegge nok til å gi et prioriteringsgrunnlag: Lage en overordnet vurdering av hvor det er potensiale for gevinster Lage en vurdering av områder for “quick wins” –Vurdere overordnet kvalitet av leveransene for hovedprosessene –Lage en hypotese om organisasjonsmessige utfordringer –Lage en hypotese om større endringsbehov –Vurdere brukerperspektivet Anbefaling om hvilke verdistrømmer innen studieadministrasjon som bør prioriteres i IHR. – Status Videre arbeid

Kartlegging Innhenting av data har foregått på følgende måter: 1.Plangruppeseminar (+komplementær kompe- tanse) med noe metodeopplæring, kvalitativ kartlegging og definering av verdistrømmer. Resultat presentert for referansegruppen. 2.Innhenting av stillingsbrøksfordeling av studieadministrative stillinger fordelt på de 20 definerte verdistrømmene. a.Utarbeidet nettskjema b.Administrative ledere ved UV, SV og STA bedt om å kartlegge ressursbruk per verdistrøm på sin enhet 3.Uthenting av DBH-data for å kartlegge studiepoengsproduksjon. 4.Resultater sammenstilt og anbefaling utarbeidet i plangruppen: Presentert for og godkjent av koordineringsgruppen. Skal presenteres for referansegruppen 15. april. Konsulenthjelp Lean-metodikk

Verdistrømmer og verdistrømskategorier KlyngenavnVerdistrøm Eksamen og kvalifikasjon Ressursbruk i antall årsverk for å planlegge/gjennomføre eksamen Ressursbruk i antall årsverk for å dokumentere kvalifikasjon Opptak Ressursbruk i antall årsverk for opptak gjennom NOM (samordna opptak) Ressursbruk i antall årsverk for lokalopptak StudentmobilitetRessursbruk i antall årsverk for studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Ressursbruk i antall årsverk for studie-/studentinformasjon på web Ressursbruk i antall årsverk for muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Ressursbruk i antall årsverk for å rekruttere studenter Ressursbruk i antall årsverk for saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Ressursbruk i antall årsverk for faglig-sosial oppfølging av studenter Undervisningsstøtte og -admin Ressursbruk i antall årsverk for å administrere undervisning Ressursbruk i antall årsverk for å håndtere praksis Kvalitetssikring og forvaltning av studier Ressursbruk i antall årsverk for å kvalitetssikre studier Ressursbruk i antall årsverk for å drive forvaltning innenfor studier Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte emner Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte studieprogram Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte og følge opp regelverk Ressursbruk i antall årsverk for å rapportere Ressursbruk i antall årsverk for å styre ressurser Eksterne relasjonerRessursbruk i antall årsverk for å følge opp/betjene eksterne relasjoner

Årsverk per verdistrømskategori

%-vis nivådelt med årsverkstall

Sammenstilling av kartleggingene Vi har sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. –Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen –Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer Den kvantitative kartleggingen er så sammenlignet med den mer kvalitative kartleggingen

Sammenligning av prioriteringer VerdistrømKvalitativ prioritering (seminar] Kvantitativ prioritering – minst 2 nivåer med høyt volum (x prioritet = y årsverk) Kvantitativ prioritering - Fak (x prioritet = y årsverk) Kvantitativ prioritering - inst (x prioritet = y årsverk) Kommentar planlegge/gjennomføre eksamen X3 = 15,22= 4,32= 10,25 Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) X4 = 12,333= 2,63,28 Opptak X0,1 (lokal)3,88 (lokal) Informere (gjennomgående) X NB: mer oppdelt verdistrøm i kvantitativ kartlegging Kvalitetssikre X Lavt volum i admin, men bred vitenskapelig involvering Forvaltning X Potensial i bedre utnyttelse av IS- systemer Muntlig studieinformasjon/- veiledning 1 = 231= 4,73= 5,8 Administrere undervisning 2 = 16,740,81= 11,24 Håndtere praksis 4= 4,54 Saksbehandling som studentoppfølging 4= 1,5

Foreløpig anbefaling fra IHR-studier (1) 1.Kriterier for foreløpig prioritering: a.Høy score på både foretatt kvalitativ og kvantitativ kartlegging. I tillegg områder der vi kan hente forholdsvis raske effekter (inkl senkning av frustrasjonsnivå) b.Eksempler på quick wins (i form av gjennomføringstid, enkle grep med god effekt): 1.Godkjennings- og innpassingsprosesser (høy frustrasjon, men ikke nødvendigvis veldig rask gevinst) 2.Studiekvalitetsrapporten 3.Planlagte mindre tiltak: SFB-opptak, Rombooking utenom FinnRom, Etter- og videreutdanning Ønskes igangsatt nå for å utnytte momentum i organisasjonen. IHR-studier tar gjerne på seg å være pilot mot å vise resten av organisasjonen hvor vi trår feil og hvor vi gjør ting riktig.

Foreløpig anbefaling fra IHR-studier (2) 2.Verdistrømmer som skal prioriteres: –Planlegge/gjennomføre eksamen –Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) –Lokalopptak (pga høy frustrasjon: lavt volum, høye kompetansekrav spes ift utenlandske søkere) –Administrere undervisning (pga potensiale for effektivisering og kvalitetsforbedring via mer samarbeid på tvers og standardisering) Anbefaler ikke å prioritere muntlig studieinformasjon/- veiledning nå pga viktig for brukergruppen, området holder høy kvalitet, allerede igangsatte tiltak og det foretas jevnlig kvalitetsvurdering/-forbedring.

Videre arbeid 1.Skal rangere de anbefalte prioriteringene våre Ca 20% av verdistrømmene er prioritert. Vil avvente rangering av gjenstående verdistrømmer for å lære mer om påvirkning og effekter på tvers av verdistrømmer 2.Workshops i plangruppen om vurderinger og hypoteser om overordnet kvalitet av leveransene for hovedprosessene og vurdering av brukerperspektivet ift tjenester og deres kvalitet, organisasjonsmessige utfordringer større endringsbehov (inkl i grenseflater mot andre områder). 3.Detaljkartlegge med medarbeidere quick-win prosesser, redesigne og implementere disse 4.Utarbeide notat til IHR-sentralt med våre anbefalinger og vurderinger 5.Fortsatt metodikklæring