Bruk av IKT i frivillige organisasjoner Tommy Tranvik, forsker, AFIN,

Frivillige organisasjoner – kjennetegn og betydning: Uavhengig av stat og marked. Preget av statsvennlighet. Knytter borgerne og offentlige myndigheter tettere sammen. Påvirker utformingen og iverksettingen av offentlig politikk (på stats-, kommune- og fylkesnivå). Basert på frivillig og ubetalt innsats. Representerer viktige verdier og interesser i samfunnet. De fleste organisasjonene er demokratisk styrte. Mange har en hierarkisk-desentralisert oppbygning (juridisk selvstendige lokallag og regions-/fylkeslag).

Frivillig sektor i Norge – noen nøkkeltall: Mellom 8 og 9 millioner individuelle medlemskap. Frivillige organisasjoners totale driftsutgifter = ca. 3,7 % av Norges BNP. Halvparten av den norske befolkningen rapporterer at de hvert år deltar i aktiviteter arrangert av frivillige organisasjoner.

Studier av fire organisasjoner: Norsk Luthersk Misjonssamband (1891) – misjon, bistand og et stort innenlandsarbeid. Norsk Folkehjelp (1939) – bistand, minerydding og redningstjeneste. Norges Handikapforbund (1931) – interessepolitisk påvirkningsarbeid, diagnosearbeid og noe bistand. Attac Norge (2001) – politisk kampanjearbeid.

Tradisjonelt informasjons- og kommunikasjonsarbeid: Internt: rapporteringsrutiner (innsending av regnskap/årsberetning); medlems- og styremøter; regionssamlinger og landsmøter; ”emissærvirksomhet”; medlemsblad. Eksternt: offentlige markeringer og kampanjer; distribusjon av ”propagandamateriale” (brosjyrer, nyhetsbrev, osv.); bruk av lokale og nasjonale media (særlig aviser). Generelt: stor vekt på eksternt rettet arbeid; beskjeden informasjonsflyt mellom lokallag, regions-/fylkeslag og hovedkontoret.

E-forvaltning og e-demokrati i organisasjonene: E-forvaltning: bruk av IKT-baserte administrasjonssystemer (lønns- og personalsystemer, regnskap og økonomistyring, medlemsdatabaser, prosjektstyringsverktøy, arkivsystemer, osv.) for å bedre forvaltningskapasiteten, rasjonalisere driften, imøtekomme rapporterings- og profesjonaliseringskrav fra staten og styrke ledelsens mulighet til å styre virksomheten. E-demokrati: bruk av IKT (hjemmesider, diskusjonsforum, e-postlister og SMS-tjenester) for å øke medlemsdeltakelsen, utvikle nye interne møteplasser, styrke medlemmenes påvirkningsmuligheter og formidle informasjon til interne og eksterne aktører.

Organisasjonenes IKT-satsninger: Internettet, e-post, diskusjonsforum og ulike elektroniske forvaltningssystemer/databaser er for alvor blitt tatt i bruk i løpet av de siste 6-8 årene. Mer vekt på e-forvaltning enn på e-demokrati – Norges Handikapforbund representerer et visst unntak. Noe mer vekt på intern enn på ekstern informering og kommunikasjon – Attac Norge representerer et visst unntak. De store e-forvaltningssatsningene utløses av eksternt press (statlig lovgivning).

Hjemmesider og Internettet: Hjemmesider: tre målgrupper – egne medlemmer, ”den interesserte allmennheten” (jf. ideen om ”Attac- ambassadører”) og journalister/massemedia. Ingen egen webredaksjon: de samme personene har ansvaret for hjemmesidene, medlemsbladet og annet informasjonsmateriell. Hjemmesider og andre informasjonstiltak ses i sammenheng med inntektsarbeidet – blanding av journalistikk og markedsføring (jf. Norsk Folkehjelp). Hjemmesider/informering er like viktig for å skaffe penger som for å opplyse/påvirke allmennheten og myndighetene.

IKT og organisasjonsendring: Noe mer formalisert styring: formulering og bruk av IKT- strategier og handlingsplaner. Nye organisasjonsenheter: for eksempel IT-avdelinger og/eller kommunikasjonsavdelinger. Prioriteringsendring: mer penger investeres i systemer for egenadministrasjon (e-forvaltning). Teknologisk standardisering: de samme IKT-systemene og verktøyene brukes i alle deler av organisasjonene (unntak: lokallagene). Organisatorisk sentralisering: IKT-systemer anskaffes, driftes og vedlikeholdes ved hovedkontoret.

IKT og organisasjonsendring: Ny arbeidsdeling: oppgaver som regnskapsføring og økonomistyring overføres til hovedkontoret (jf. NLM). Større gjennomsiktighet: den øverste ledelsen får rask tilgang til oversiktlig og oppdatert informasjon om ulike deler av virksomheten. Bedre styringskraft: rask tilgang til informasjon gjør at ledelsen (i teorien) får bedre muligheter til å styre arbeidet. Begrenset medlemsmobilisering: Internettet, diskusjonsforum og e-postlister bidrar i moderat grad til økt medlemsdeltakelse og innflytelse (jf. Norges Handikapforbund). Rasjonalisering: vanskelig å finne belegg for.