Kommunesammenslåing og arkivspørsmål Arkivsenteret 20. november 2014

Regelverk og retningslinjer Forskrift om offentlige arkiv Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (”Riksarkivarens forskrift”) Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner Mal for arkivplan Ivar Fonnes: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning

Arkivansvaret Hovedprinsipp: Den nye kommunen har ansvar for de tidligere kommunenes arkiver Overordnet arkivansvar (adm.sjefen) AF 1-1 Operativt arkivansvar (arkivtjenesten/arkivleder) AF 2-1 Depotansvar (eldre og avslutta arkiv) AF 5-1

Overordnet arkivansvar omfatter: Å etablere en arkivtjeneste og oppnevne en arkivansvarlig. Å sørge for at arkivtjenesten har tilstrekkelig bemanning. Å stille de nødvendige ressurser til disposisjon for arkivtjenesten. Å legge til rette for at arkivpersonalet har faglig kompetanse. Å sørge for rapportering fra arkivtjenesten til ledelsen.

Arkivtjenesten Operativt ansvar for arkivarbeidet Egen enhet felles for kommunen/organet Tilhører normalt den del av administrasjonen som har ansvar for organets fellessaker Ansvar for alle typer materiale som kommer inn under arkivbegrepet i arkivloven, både papirarkiver og elektroniske systemer og databaser

Arkivtjenestens operative ansvar: Å utarbeide planer for organets arkivarbeid; herunder melde inn behov for bemanning, lokaler, utstyr og tjenester. Å sette planene ut i livet. Å ha personalansvar og ledelse av de ansatte. Å sørge for tilstrekkelig faglig kompetanse i arkivtjenesten. Å påse at arkivarbeidet utføres i tråd med gjeldende regelverk. Å holde oversikt over organets arkivmateriale og arkivorganisasjon, samt interne instrukser og eksterne regelverk. Herunder utarbeide og vedlikeholde organets arkivplan. Å rapportere til organets ledelse, særlig om forhold som krever tiltak for å etterleve regelverkets krav.

Depotansvar Alle kommuner skal ha en depotordning ledet av en depotansvarlig. Dette kan være et IKA. Ha ansvaret for eldre og avslutta arkiv (arkiv som ikke lenger er i administrativ bruk og arkiv etter nedlagt virksomhet) Ivareta regelverkets krav til arkivdepot AF kap V.A og V.C Normalinstruks for arkivdepot i kommunene

Ansvaret ved kommunesammenslåinger: Avgjørende at overordnet arkivansvar, operativt arkivansvar og depotansvar er: klart plassert erkjent av dem som har dette ansvaret blir ivaretatt i praksis Da kan sammenslåingen gjennomføres på en måte som holder arkivsituasjonen under kontroll og er i samsvar med lovverkets krav.

Roller i prosessen Kommunene har det formelle og praktiske ansvaret for å gjennomføre prosessen i samsvar med dette regelverket. IKA har en naturlig rådgiverrolle overfor sine medlemmer, samt en operativ rolle som arkivdepot. Statsarkivene som tilsynsmyndighet kan bistå i forbindelse med tolking og forståelse av regelverket.

Behandling av arkivene ved kommunesammenslåinger De gamle kommunene nedlegges og opphører som arkivskapere. Nye arkivskapere oppstår i den nye kommunen. Regelverket omfatter både arkivene som opphører, og de nye enhetene som oppstår. Reglene skal skape oversikt og ryddighet – både ivareta bevaringshensyn og lette sammenslåingsprosessen.

Arkiver skal avsluttes Arkivene i de gamle kommunene avsluttes. Skarpt periodeskille og avslutte journalperiode (både elektronisk system og papirarkiv). Pågående saker lukkes og gjenopprettes eventuelt som nye saker hos de nye arkivskaperne (med tilbakehenvisning).

Arkiver skal avsluttes, forts. Avsluttet arkivperiode overføres til bortsettingsarkiv eller avleveres til depot, etter at arkivbegrensing og kassasjon er gjennomført. Materialet skal listeføres både ved overføring og avlevering.

Arkiver skal avsluttes, forts. I elektronisk arkiv skal avsluttet periode skilles ut som historisk database eller som logisk enhet i den aktive basen. Kopi av avsluttet base skal avleveres eller deponeres (sikkerhetskopi) i samsvar med reglene for dette.

Avlevering Ved kommunesammenslåing vil det være fordelaktig å avlevere så mye som mulig. Reglene for avlevering av analogt og digitalt materiale er i: Arkivforskriften Kassasjonsreglene for kommunesektoren Normalinstruks for kommunale arkivdepot Jf. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser, kap VIII.

Avlevering, forts. Ved avlevering overtar depotet ansvaret for oppbevaring, behandling og bruk av materialet. Ved deponering av elektronisk arkiv mottar depotet en sikkerhetskopi, mens arkivskaperen fortsatt ivaretar brukertjenester på materialet. Skillet mellom avlevering og deponering bør avtales nærmere mellom kommunene og IKA.

Overføring til ny enhet Ved kommunesammenslåing kan det være behov for deler av de avslutta arkivene i de nye enhetene. Dette materialet overføres den instans som overtar eller viderefører saksområdet. Også dette materialet skal listeføres. Det skal behandles som bortsettingsarkiv fra den nedlagte enheten – ikke som den nye enhetens eget arkiv! Den nye enheten har ansvaret fram til avlevering.

Opprettelse av nye arkiver må følge regelverket Nye arkiver for nye enheter Ny arkivplan for den nye kommunen Systemdokumentasjon for elektroniske systemer og digitalt materiale Arkivnøkler og ordningsprinsipper Plassering og oppstilling Journalsystemer Elektroniske arkivsystemer Andre elektroniske systemer som lager saksdokumenter Daglige rutiner i arkivdanningen Periodiske rutiner Rutiner for bruk av materialet

Viktig! Arkivmateriale fra før sammenslåingen skal ikke blandes sammen med det som produseres etterpå Bare brev som er mottatt, men ikke besvart kan tas inn i det nye arkivet, men da skal det legges inn henvisninger (evt legge inn kopier) Historiske arkivdatabaser må ikke endres eller oppdateres Unntak kan bare innvilges av Riksarkivaren

Et eksempel Ved sammenslåing av Kongsberg og Flesberg fra 2020 vil det for all framtid være tre arkivskapere med tilhørende arkiver: Kongsberg kommune fram til 2020 Flesberg kommune fram til 2020 En ny kommune fra 2020