Arkivkonferanse Lillehammer 31. mai 2011 Arkivlederrollen Arkivleder Anne Karin T Adolfsen Eidsiva Energi AS

1.Presentasjon av Eidsiva 2.Arkivlederrollen

Eidsiva Energi Et regionalt energiselskap i Innlandet

Eierforhold

Våre eiere

Kort om Eidsiva Energi Årlig omsetning: Ca 4,5 milliarder kroner Konsernresultat etter skatt i 2010 ble 428 millioner kroner Utbytte for 2010 ble 290 millioner kroner 3,4 TWh energiproduksjon 20 heleide og 24 deleide kraftverk km nett Fjernvarmesalg i fem byer og tettsteder i Innlandet Totalt kunder ansatte

Visjon ”Drivkraft for oss i Innlandet”

Eiernes hensikt God finansiell avkastning på verdijustert egenkapital (eiernes rente) Gode industrielle løsninger på produkter og tjenester for våre kunder Regional utvikling ved å skape vekst i hele Innlandet

Juridisk struktur Eidsiva Energi AS Eidsiva Vannkraft AS Oppland Energi AS (39,7 %) Vinstra Kraftselskap DA (28,6 %) Opplandskraft DA (25 %) Kraftverkene i Orkla (12 %) GLB Eidsiva Marked AS Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Nett AS Elverum Nett AS (49 %) Eidsiva Anlegg AS Eidsiva Bioenergi AS Trysil Fjernvarme AS (65 %) Lena Fjernvarme AS (51 %) Kongsvinger Bioenergi AS (51 %) Eidsiva Vekst AS Eidsiva Bredbånd AS (90,1%) Elsikkerhet Norge AS (68 %) Moelven Industrier ASA (23,8%)) Energy Future Invest AS (66 %) Austri Vind AS (25 %) Gjøvik- og Hedmark Kunnskapspark Raufoss Beredskap AS (49 %) Eidsiva Vannkraft AS Eidsiva Marked AS Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Anlegg AS Eidsiva Bioenergi AS Oplandske Bioenergi AS (34 %) Prevent Systems AS (20 %) Energihuset AS (100 %)

Virksomhetsstruktur Konsernsjef Vannkraft Administrasjon Produksjon Kraftverk Energi- forvaltning Marked Bedriftsmarked Kundesenter Produkt- og markedsutvikling Handel og Middle Office Fakturaservice Nett Forvaltning Nettutvikling Drift AMS Anlegg Økonomi Prosjekt Drift Bioenergi Administrasjon Utbygging Drift Vekst Investerings- virksomhet Forretnings- utvikling Regional pådriver Konsernstab Økonomi- og finans

Arkivlederrollen 1.Du er enestående! 2.Du er fantastisk! 3.Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som har deg!

Enestående og fantastiske arkivledere! Kapitalforvaltere – fortid – nåtid og fremtid! Pålitelige i hverdagen – pådrivere for morgendagen! Kunnskapens hav er enormt, og det får sine tilløp fra kilder som ligger utenfor vår bevissthet. Alle vet at vi vet mer enn vi vet. Thornton Wilder

Arkivlederen Hva betyr å lede et arkiv i en organisasjon…. Arkivet skal dokumentere sin organisasjons: –Rolle/funksjon i forhold til kunde –Rolle/funksjon i forhold til det øvrige samfunnet –Rolle/funksjon i samfunnsutviklingen –Utøvelse av myndighet … fortid – nåtid – fremtid! Kontrollspørsmål: Hva vet vår organisasjon om arkivets oppgaver og betydning?

Arkivet som en del av verdiskapingen Arkivet er en del av organisasjonens verdiskaping! Bevisstgjøring av arkivets betydning gjennom strategisk planlegging Har man ingen arkivstrategi – lag en! Organisasjonens visjon som innledning og forankring. Hvor er vi – hvor ønsker vi å gå – hvordan kommer vi dit – finnes det hindringer…?

Kvalitet - kontroll – kvalitetskontroll… …er ikke som andre troll… det er en del av verdiskapingen!!! Filosofi: Strukturkapital x Humankapital = Relasjonskapital Interaksjon

Bedriftskultur Hva er årsaken til at man gjør som man gjør…? Hvor henter man sin kunnskap…? Hva inspirerer og engasjerer…? Alle visste det var umulig, så kom en som ikke visste det og gjorde jobben….

Dokumenthåndtering – Introduksjon av SMS tankegang… Utfordring: Hvordan kommunisere, selge, øke kunnskapen om dokumenthåndtering i en organisasjon – med håp om samtidig å øke forståelsen av denne funksjonens betydning? Valgt tilnærmingsmåte: Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur….. SMS…

Dokumenthåndteringens SMS Struktur X Mennesker X System = Eidsivas grunnlag for dokumenthåndtering ============================== Ergo: Summen stiger positivt proporsjonalt med heving av de ulike faktorers ressurs- /verdigrunnlag, innsats, kunnskap, rammer, betingelser og kvalitet ”Kvalitet betyr å gjøre det riktig når ingen ser på” Henry Ford

Dokumenthåndtering – målsetting System MenneskeStruktur Hva er målsettingen med sak-/arkivsystemet i organisasjonen? Hvordan kan kan arkivleder bidra med fakta og tall fra systemet for å sikre kvalitet i dokumenthåndteringen? Gode rutiner og løsninger for produksjon, lagring og gjenfinning Samhandling og samspill i organisasjonen – spille hverandre gode Kompetanse, kunnskap og opplæring :o) Kontrollspørsmål: Er arkivets tjenesteinnhold i tråd med målsetting og organisasjonens behov? Går man i takt? Hvordan avstemme dette?

Som man spør får man svar…. System MenneskeStruktur Hvem skal bruke det? Lite brukervennlig Ustabilt – ulogiske stopp – varsler som ikke fungerer Ble verre med Citrix Manglende struktur/sammenheng – sammenheng (er) avhengig av manuelle operasjoner/relasjonstilknytninger Langtidslagring – hvordan finne dok. om – 50 år Det trekkes frem noe positivt – så som: versjonshåndtering og felles base Hva skal ligge hvor – i hvilket system – lokale kataloger, ElWin, Netbas? Manglende struktur – alt lagres/dumpes i ”en stor dokumentsekk ” Vanskelig å finne alle dokumenter i en sak Vanskelig å finne tilsvarende saker – ev. presedenssaker Ingen støtte for restanser - avskriving, besvart/ikke besvart, tatt til orientering, tatt til etterretning etc. Ingen støtte for automatisk svar på inngående dok – og samtidig avskrive dokumentet Ingen statistikk over de ulike enheters volum inn/ut/internt – og saksbehandlingstid Ingen støtte for oppbygd adresseregister til samarbeids- /samhandlingspartnere Ella på tur – veldig bra God støtte fra dok. Senteret Opplæring i små grupper på lokasjon/egen PC foretrekkes :o( :o) :o|

En evig søken etter forbedring og kvalitetsheving…. FiaskoSuksess Se god dokumenthåndtering som et resultat av innsats/verdi på følgende faktorer: System, Menneske, Struktur….. SMS… Identifisering av systemfaktorer +/-, menneskeligefaktorer +/- og strukturfaktorer +/- - Hvor bør eller må man endre for å heve kvalitet?

Arkivlederrollen – lede et godt team, ha godt system, gode rutiner og rammer - hindre arkivanarkisme i organisasjonen Dokumentflyt preget av lovløshet, uregjerlighet og kaos – folk lever blant sine dokumenter uten rammer og struktur – styrer seg selv innenfor sitt fagfelt – uten omtanke for sin plass og funksjon i en helhet. Selskapets troverdighet som viktig samfunnsaktør synker i takt med ansattes individualisme.

Arkivlederrollen 1.Du er enestående! 2.Du er fantastisk! 3.Du kan arkiv – din organisasjon er heldig som har deg!

Takk for meg!