SIPOK - SINTEFs kunnskapsforvaltning 2014-11-06 SIPOK - SINTEFs kunnskapsforvaltning Ida Eir Lauritzen Laila Økdal Aksetøy

Innhold: Om SINTEF SIPOK – SINTEF Prosjekt- og kunnskapsforvaltning Eksempler fra løsning Status november 2014

SINTEF Materialer og kjemi SINTEF Teknologi og samfunn SINTEF Energi Vår standard presentasjon om SINTEF. De åtte forskningsinstituttene i SINTEF. Tallene i presentasjonen er oppdatert pr mai 2013, med 2012-tall for økonomi og andre nøkkelopplysninger. Her er det mulig å plukke bilder man ønsker, og sette sammen med foiler om aktuelle tema. SINTEF Byggforsk SINTEF IKT SINTEF Materialer og kjemi SINTEF Teknologi og samfunn SINTEF Energi SINTEF Fiskeri og havbruk SINTEF Petroleum MARINTEK

Vi utvikler løsninger på noen av vår tids store samfunnsutfordringer ved å være ledende innenfor våre satsingsområder: Fornybar energi, klima- og miljøteknologi Olje og gass Havromsteknologi Helse og velferd Muliggjørende teknologier De fire til venstre er i Stiftelsen SINTEF, de fire til høyre er forskningsaksjeselskaper. Alle er en del av konsernet SINTEF

SINTEF er Skandinavias største uavhengige forskningsselskap Og et av de største forskningsselskapene i Europa 2200 ansatte fra 70 nasjoner Brutto omsetning på 2,9 milliarder kroner – kunder i mer enn 60 land Konsernet SINTEF består av Stiftelsen SINTEF (med fire institutter), fire forskningsaksjeselskaper og SINTEF Holding. Det er vedtektsfestet at SINTEF er en ikke-kommersiell virksomhet (ikke har erverv til formål). Det samme gjelder for forskningsaksjeselskapene. Overskudd investeres i laboratorier og forskning, ref. lysbilde nr 9.

SINTEFs visjon: Teknologi for et bedre samfunn Vår rolle Skape verdier gjennom kunnskap, forskning og innovasjon Levere løsninger for bærekraftig utvikling Utvikle og drifte forskningslaboratorier Sette premisser for samfunnsdebatt og politikkutforming Hovedpunkter fra SINTEFs hovedstrategi: Visjon og rolle

Partnerskapet med NTNU er både strategisk og operativt Strategisk samhandling Felles bruk av laboratorier og utstyr SINTEF-ansatte underviser ved NTNU NTNU-personell arbeider på SINTEF-prosjekter Beskrivelse av partnerskapet mellom SINTEF og NTNU, som består av følgende hovedelementer: Strategisk samhandling på ledernivå. Vi har utviklet en felles strategi med målet ”Internasjonalt fremragende sammen”. Jevnlige møter mellom toppledelsen Personell fra NTNU arbeider på SINTEFs forskningsprosjekter Ansatte i SINTEF underviser ved NTNU Omkring 500 personer er ansatt både ved NTNU og SINTEF Vi deler på laboratorier og utstyr Vi samarbeider i en rekke store prosjekter, forskningssentre og Geminisentre Samarbeid i 64 år

Vi bidrar til kunnskap, verdiskaping og økt konkurranseevne for våre kunder Mer enn 9000 prosjekter for 3000 kunder hvert år Leverer løsninger som skaper nye muligheter for kundene Profesjonell prosjektgjennomføring Ivaretar kundens behov for konfidensialitet Kunder: Overskrift: Punkt fra vår hovedstrategi Yrkesfiskeren reddet livet på grunn av en arbeidsdress utviklet av SINTEF og Regatta.

Ett SINTEF SINTEF skal ha et rikt flerfaglig samarbeid på tvers i organisasjonen Vi skal dele kunnskap, relasjoner og beste praksis Vi skal fremstå med en tydelig og enhetlig profil SINTEF skal ha en organisering som legger til rette for effektivt samarbeid og god ressursutnyttelse

Hvorfor nye systemer? Forenkle prosjektadministrative oppgaver Støtte samhandling i SINTEF og med eksterne Økt bevissthet rundt eierskap og forvaltning av kunnskap/informasjon Enklere gjenfinning av informasjon SINTEF Prosjekt- og kunnskapsforvaltning - SIPOK

SIPOK komponenter og leverandører CGI er totalleverandør for SIPOK Deltek: Maconomy Software Innovation: Business 360° Comperio: FAST søkemotor Interfoto: Fotoware

Styringssystemet

Dokumentproduksjon Dokumenter i prosjektene (K2 prosessen) Create new project-> Maconomy, SharePoint og 360° Dokument skapes i prosjektrom Arkiveres i 360° Prosjektleveranser fanges automatisk Generelle prosjektdokumenter – arkiveres ved funksjon "send to 360°" Dokumenter som oppstår i ledelses- og støtteprosessene Dokument skapes i 360°Knyttes til administrativ sak Varsler om oppgaver/frister sendes til Sharepoint arbeidsflaten

SharePoint Prosjektrom SIPOK Dokumentproduksjon SharePoint Prosjektrom Digitalt arkiv 360° DM Send to 360° RM

Sharepoint prosjektrom og 360° Automatisk fangst av de viktigste dokumenter i prosjektet Enkel arkivering av prosjektdokumenter / e-post Dokumenthåndtering Versjonering Tilgangsstyring Samhandling Varsling Mulighet for arbeidsflyt Ivaretar autentisitet og sporbarhet Gode søkemuligheter Tilgang til erfarings- og kunnskapsbase 24/7

Sharepoint prosjektrom Prosjektrom – samhandlingsfunksjonalitet og dokumentbibliotek. Shared – eksterne, Working – koblet mot arkiv/godkjenningsflyt med digital signaturer av rapporter, Archived – tilgang til arkiverte filer i 360.

Opprettelse av dokument i arbeidsrommet Under opprettelsen registreres: Forvaltningsinformationen vi har lagt inn under opprettelsen av prosjektet. Informasjonen legger man inn kun én gang.

Digital signering av rapporter Ferdig rapport sendes på godkjenningsflyt: Først til kvalitetssikrer, deretter prosjektets eier (definert under prosjektopprettelsen). Epost til mottakere og notification i arbeidsflaten. Forfattter som sender på flyt får bekreftelse når flyt har startet og avsluttet. Ellers vil man kunne holde seg oppdatert i prosjektromløsningen.

Rapport med digital signatur arkiveres automatisk!

Søk – FAST søkemotor Tilgangsstyring og rettigheter Du får kun treff du skal ha tilgang til. Enten: rolle i organisasjon eller tilgangsnivå gitt prosjektet/medlem i prosjekt/sak.

Opprettelse av administrativ sak

360° - Enkel arkivering av epost integrert i alle office-programmer

Hvor sparer vi tid? Gjenbruk av metadata (taksonomi) Enkel arkivering av epost                              Automatiserte prosesser Opprettelse av prosjektrom og 360°-område All informasjon på ett sted Arkivering av leveranser Fleksibel tilgangsstyring Arv av tilgangsgrupper                                Digital godkjenning Felles løsning/felles prosedyrer/rutiner – støtter samhandling                                 Søk/gjenfinning/gjenbruk            

Status november 2014 Situasjonen nå er litt "in between" Maconomy er tatt i bruk av alle enheter FAST virksomhetssøk er etablert SharePoint prosjektrom og 360° er tatt i bruk i deler av organisasjonen Det jobbes med utvikling av nytt SINTEF intranett basert på SharePoint Forvalte, drifte og forbedre løsningen SIPOK forbedring Systemeierforum Kunnskapsdeling - oppdragsforskning Konklusjon: Ikke helt i mål, men på god vei!

Takk for oss! Laila Økdal Aksetøy – Laila.Aksetoy@sintef.no Vår standard presentasjon om SINTEF. Tallene i presentasjonen er oppdatert pr mai 2013, med 2012-tall for økonomi og andre nøkkelopplysninger. Her er det mulig å plukke bilder man ønsker, og sette sammen med foiler om aktuelle tema. Takk for oss! Laila Økdal Aksetøy – Laila.Aksetoy@sintef.no Ida Eir Lauritzen – Ida.Lauritzen@sintef.no