Nærvær- sykefravær og ledelse Vårt fokus på sykefravær HMS konferansen 2014 Linda Stenbeck Haukeland Avdeling for sykepleie Sykehuset Østfold Kultur er

Kort om avdeling for sykepleie (AFS) 7 seksjoner 354 Årsverk Sykepleiere, hjelpepleiere, helsesekretærer,assistenter 85 % kvinner Avdelingsledelsen 7 seksjonsledere 2 avdelingsrådgivere

Oppdragsdokument HSØ Rekruttere, beholde og utvikle kompetanse hos medarbeidere i spesialisthelsetjenesten og sikre bærekraftig utvikling. Helse Sør-Øst skal legge til rette for at sykefraværet er så lavt som mulig. Å redusere sykefraværet er en prioritert oppgave i alle foretak.

Endring

3 store organisatoriske endringer Omlegging av akuttberedskap mai 2011 Ny sengepoststruktur 2013

Kliniske & administrative løsninger + mer enn 200 andre IKT systemer i sykehuset

Arbeidsprosess for elektronisk tavle 10 WBAkutt 26.10.12

Økende sykefravær 11.7 % - januar 2013 Kostnadsmessige konsekvenser Menneskelige dimensjoner

Kvalitetsmessige konsekvenser for pasientsikkerhet og behandling Sykefravær= fravær av kompetanse Kunnskapsbedrift Kvalitetsmessige konsekvenser for pasientsikkerhet og behandling

Prosjekt : Nærvær – sykefravær og ledelse Prosjektgruppa: Seksjonsledere i AFS Avdelingsrådgivere HR rådgiver NAV rådgiver Avdelingssjef Prosjektdirektiv med aktivitets- og tidsplan Månedlig økonomisk oversikt

Mål: Overordnet: IA arbeidet skal være en integrert del av avdelingens operative drift Tydelig krav til ledelse og rolleavklaringer Opplæring og kunnskap om sykefraværsproblematikk Tydeliggjøre hensikt og mål med igangsetting av tiltak for medarbeider – Nav og BHT sin rolle Trygghet og kunnskap om den «vanskelige samtalen» Fastsetting av rammer og handlingsrom for tilrettelegging (jfr AML § 4-6) Medarbeidere skal ha tilstrekkelig kunnskap om sin rolle, rettigheter og plikter: «Hva kan man som ansatt selv bidra med…»

Dårlige ledere gir økt risiko for langvarig sykefravær, viser ny studie. Aftenposten 21.10.14 Blir syke av sjefen

Fokus: Ledelse

Forankring - Avdelingssjef: Oppstartsmøter med hver enkelt seksjonsleder Presentasjon av prosjektets innhold og forventinger til seksjonslederne: «Hva gjør du med det?» Oppfølgingsmøter med hver seksjonsleder i driftsmøter samt oppfølging i felles ledermøte: «Hvor er sykefraværet» Kartlegge hva hver enkelt seksjonsleder har behov for av opplæring/oppfølging: «Hva trenger du hjelp til?» Involvering av tillitsvalgte og verneombud (men tydelig hvor/hvem besluttende myndighet er) Evaluering underveis/Rapportering/oppfølging/kvalitetssikring

Samarbeid med tillitsvalgt og vernetjenesten Felles oppdrag etter Hovedavtalen §28: Mål: Spekter og Unio er enige om at forholdet mellom ledelsen og ansatte skal være basert på tillit og gjensidig respekt mellom partene på alle nivåer. Etablerte samarbeidsordninger skal være hensiktsmessige og godt fungerende. IA-prosess som er utarbeidet og diskutert med tv og vernetjenesten – synlig for alle i SØ  

Praktisk arbeid: IA teater - kulturhuset Deltagelse på alle fagdager i seksjonene med fokus på sykehusets IA – arbeid Avklaring av roller: Arbeidsgivers ansvar og plikter Medarbeiders ansvar og plikter

Kartlegging Sykefravær Seksjonsvis kartlegging av sykefraværet i hver seksjon Hvor er sykefraværet? Hva består det i? Hva skyldes det? Nærvær Hva er nærværsfaktorene og hvordan skal vi ha det hos oss?

Hva motiverer deg til å være på jobb? De fleste er på jobb – hvorfor er vi det? Kan vi gjøre mer av det som gjør at vi stiller og trives??? (dette er en del av MBU-jobbingen egentlig – så to fluer i en smekk Refleksjonsoppgave: Hver enkelt tenker på egen hånd og noterer stikkord på et ark Refleksjon i på plenum – hva har de notert seg? Noter på flip-over (leders huskeliste for videre arbeid) 19

Ukentlige møter med hver enkelt seksjonsleder Innkalling og samtale med medarbeider Videre systematisk oppfølging i enkeltsaker med bistand fra NAV og BHT Felles forståelse av krav til drift: Hvorfor er vi her..?

Tilretteleggingsplikt Tilretteleggingsplikten strekker seg langt, og brede BIA-prosesser men: Realisme i forhold til hva som er praktisk mulig for tilrettelegging: Hva er mulig og hvor går smertegrensen? Tidsavgrensning med oppfølging og evaluering underveis Tydelig og direkte kommunikasjon med ansatte, forventningsavklaringer Krav til arbeidsgiver om å tilrettelegge for medarbeidere som har behov, jf. AML § 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling (gjelder alle) og § 4-6. Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne Vi oppretter ikke nye stillinger for å tilrettelegge 21

Sykefraværsarbeidet er forankret - i ledelse - blant tillitsvalgte og verneombud - blant ansatte. i virksomhetens samarbeidsfora

Resultater

Mnd Syk korttid Syk langtid Sum Syk 2013-01 2,5 % 9,3 % 11,70 % 2013-02 2,4 % 8,2 % 10,58 % 2013-03 2,3 % 8,1 % 10,42 % 2013-04 2,2 % 6,1 % 8,32 % 2013-05 1,7 % 7,1 % 8,80 % 2013-06 5,6 % 7,88 % 2013-07 2,7 % 6,6 % 9,37 % 2013-08 5,3 % 8,00 % 2013-09 2,1 % 4,6 % 6,72 % 2013-10 2,0 % 6,9 % 8,96 % 2013-11 3,1 % 5,7 % 8,79 % 2013-12 6,0 % 8,34 % Totalsum 6,7 % 9,01 % 2014-01 4,5 % 6,69 % 2014-07 1,7 % 5,5 % 7,2 %

Hva har vi lært? Hvilke tiltak virker? Forsvarlighet

evne og vilje til gjennomføring Lederfokus evne og vilje til gjennomføring Teamfølelse

Felles forståelse

Oppsummert AFS Intern mobilisering og organisering Lederstøtte - forankring/involvering avdelingssjef Lederinvolvering i linja: «IA ut i driften» Tydeliggjøring av fokus, forventninger, krav, rettigheter og plikter

Tydeligere ledelse - Økt kunnskap og erfaring gir trygghet Klare rammer for tilrettelegging Avvikling av langvarig kompliserte saker Veiledet ut til det beste for seg selv og organisasjonen Handlingslammelse – (Hvem venter på hvem?)

KUNNSKAP Prioritering Beslutningsstøtte Både om sykefraværsarbeid, nærværsarbeid og ledelse av medarbeidere med ulik tilnærming samt saker vi kan dele erfaringer Beslutningsstøtte

ARNE NÆSS: Når man går i helt gal retning… For eksempel mot et stup… ……hjelper det ikke så mye at man bestemmer seg for å gå litt langsommere ……. i den samme retningen……

Pasienten i fokus

Tydelig oppdrag… Tydelig oppdrag….