Organisasjons- og personalavdelingen ifif-prosjekt: Hvor langt har vi kommet? Hva håper vi på? SFF/SFI-forum 11. juni 2008 Suzanne-Ann Stämpfli, rådgiver, OPA

Organisasjons- og personalavdelingen Innhold  ifif-prosjekt  Utgangspunkt: oppgaven, aktørene, utfordringene  Løsningsforslag  Status quo implementering  Hva håper vi på?

Organisasjons- og personalavdelingen ifif-prosjekt Hovedfokus Fast organisering

Organisasjons- og personalavdelingen Oppgaven Integreringsprosess

Organisasjons- og personalavdelingen Aktørene Juridisk tilknytning Faglig tilknytning Oppholdslengde Oppholdsstatus Finansiering Nasjonalitet Alder Familieforhold Språkkunnskaper Inviterende forsker Forskermiljø Administratorer på lokalt, fakultets- og sentralt nivå Myndigheter (UDI, politiet, skatteetaten, folkeregisteret, NAV) Samarbeidspartnere (SiO, barnehage, reisebyrå) Tjenesteytere (transport, innkvartering) Fysiske fasiliteter (kontor, lab, utstyr, bolig) Tjenester (tilpasning av regulære tjenester, språk-, innreisetjenester) Skriftlig informasjon Kontaktfora (institusjonskontakter, nettverk) Dokumenter som definerer overordnete rammebetingelser (mål, ansvar, strategier, ressurser) 1400 (25 %) forskere v/UiO med utenlandsk statsborgerskap Årlig mottak: % gjesteforskere - 10 % ph.d.-kandidater - 10 % ansatte over ph.d.-nivå 50% har med familie til Norge 80% ikke skandinavisk språk eller engelsk som morsmål 90 % bosatt i utlandet før tilknytning til UiO 50% kontaktperson 8 fakulteter 80 lokale enheter Flere 100 forskningsgrupper 6000 ansatte Mye å tenke på!

Organisasjons- og personalavdelingen Utfordringene  Klart mål  Mange veier med ulike utgangspunkter og lokale adresser  Forståelse for hver aktørgruppes utfordringer og behov: Mange perspektiver  Samhandling mellom mange aktører  Kompleks kartlegging og problemanalyse  Mottaksapparat = sanerings- og oppgraderingsprosjekt (≠ nybygg)  Rammebetingelser i stadig endring

Organisasjons- og personalavdelingen Løsningsforslag 1.Helhetlig konsept 2.Veiledende prinsipper 3.Tiltak på sentralt nivå 4.Tiltak på lokalt nivå

Organisasjons- og personalavdelingen 1. H e l h e t l i g k o n s e p t 2. V e i l e d e n d e p r i n s i p p e r 3. Sentrale tiltak

Organisasjons- og personalavdelingen 1. Helhetlig konsept  Tar utgangspunkt i institusjonens internasjonaliseringsmål  Har et langsiktig perspektiv  Bygger på grundig kartlegging av utfordringer og behov  Ivaretar alle aktørenes grunnlegende behov  Sikrer at løsninger på enkeltproblemer ikke skaper nye problemer andre steder  Sikrer at mottaksapparatets elementer kan føyes sammen til en helhet Win + Win Synergi + Bærekraft

Organisasjons- og personalavdelingen 2. Veiledende prinsipper  Legger føringer for den grunnleggende ansvars- og oppgavedelingen  Rettesnor for tilpasning av eksisterende og utvikling av nye elementer  Evalueringskriterier

Organisasjons- og personalavdelingen 7 prinsipper Prinsippet om desentralisert integrering og sentral koordinering 3-holdepunkt-prinsippet Matrise-prinsippet Prinsippet om universell utforming Mainstream-prinsippet Helhetsprinsippet Kvalitetsprinsippet

Organisasjons- og personalavdelingen Desentralisert integrering – sentral koordinering  Integrering av utenlandske forskere i det lokale arbeidsmiljøet er vertsenhetens ansvar og oppgave  Vertsenhetene støttes av en felles, sentralt koordinert mottaksinfrastruktur

Organisasjons- og personalavdelingen 3-holdepunkt-prinsippet  Gjelder både forskere og vertskapsaktører  3 holdepunkter for utenlandske forskere: 1.Faglig kontaktperson ved vertsenheten 2.Administrativ kontaktperson ved vertsenheten 3.Sentral kompetanseenhet  3 holdepunkter for vertskapsaktører: 1.Lokalt arbeidsmiljø med gode vertskapspolicies og –rutiner 2.Godt utbygget sentral mottaksinfrastruktur 3.Sentral kompetanseenhet

Organisasjons- og personalavdelingen Matrise-prinsippet  Matrise [lat. matrix = livmor] betegner en struktur som omgir og ordner noe annet.  Matriseorganisering: En institusjons kompetanse og tjenester samles og gjøres tilgjengelig til nye formål uten å løfte dem ut av deres eksisterende organisatoriske plassering.  Mottaksapparatet bygger på eksisterende kompetanse og tjenester som samordnes og videreutvikles.  Forutsetter en initierende og koordinerende enhet.

Organisasjons- og personalavdelingen Universell utforming  Universell utforming: Utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpasning eller spesiell utforming.  Siden 2007 normgivende for læringsmiljøet ved UiO  Foreslås gjort normgivende for utforming av forskningsmiljøet ved UiO

Organisasjons- og personalavdelingen Mainstream-prinsippet  Mainstream [eng. hovedstrømning, generell]  Internasjonalisering gjennomsyrer hele UiO  Utenlandske forskere = viktig, verdsatt, integrert del av universitetssamfunnet (≠ sær liten gruppe som til tider er mer til bry enn til gagn)  Kommer til uttrykk: ­ generelt i holdninger ­ konkret i utformingen av mottaksapparatets enkeltelementer

Organisasjons- og personalavdelingen Helhetsprinsippet  Garant for kvaliteten på mottaksapparatets sammenføyninger  Enkeltdeler utformes iht. spesifikk funksjon og relasjon til helheten  La oss ikke bare hogge på steiner, men bygge en katedral!  Sikrer: ­ at løsninger ikke skaper nye problemer ­ at vi stiler etter win-win-win-win-win-løsninger ­ at mottaksapparatet får en bærekraftig struktur ­ at vi kan realisere synergieffekter

Organisasjons- og personalavdelingen Kvalitetsprinsippet  Kvalitet på mottaksapparatet = kvalitet på forskning  Mottaksapparat = marketinginstrument ­ ”Forsterket visittkort” / kvalitetsstempel ­ Vektig konkurransefortrinn ifm. rekruttering  Spissmiljøer med høy internasjonaliseringsgrad  fokus på tilrettelegging for utenlandske kolleger  Sikrer UiO en minstestandard

Organisasjons- og personalavdelingen 3. Tiltak på sentralt nivå Spesialtjenester  Hjelpedesk  Skriftlig informasjon  Opplæring  Nettverk  Kompetanseressurs  ”Internasjonal radar”  Dedikert representant for Prosesspådriver  Forskerboliger  Norskkurs  Karriereveiledning  Sosiale og kulturelle integreringstiltak  Støtte i utvikling og drift av lokalt mottaksapparat  Effektivt samarbeid med eksterne aktører  Koordinering av intern med ekstern infrastruktur  Kvalitetssikring UiO i relevante utvalg, nettverk o.l. Sentral enhet

Organisasjons- og personalavdelingen 4. Tiltak på lokalt nivå  Konkretisering av veiledende prinsipper: ­ Lokal vertskapspolicy i tråd med enhetens internasjonale profil ­ Klar ansvarsplassering og tilstrekkelig ressursallokering ­ Systematisk gjennomgang av fysisk, virtuelt og sosialt arbeidsmiljø, tjenester og rutiner og gjøre dem inkluderende for utenlandske forskere: ”international” = ”default mode” ­ Bygge på eksisterende ressurser ­ Bruke egen og sentral mottaksinfrastruktur aktivt i rekrutterings – og profileringsprosesser  Oppkobling mot sentral infrastruktur  Skriftlig informasjon  Kompetanse

Organisasjons- og personalavdelingen Status quo drift: Forskere  Nettportal ”International Researchers”:  Hjelpedesk: tlf  Forskerboliger:  Norskkurs for utenlandske forskere og ektefeller/partnere: ses.html#norwegian  Skatteseminar: ance  Adgang til nyheter på engelsk:

Organisasjons- og personalavdelingen Status quo drift: Vertskapsaktører  Nettportal ”Vertskapshåndbok”:  Hjelpedesk: tlf  Nettverk ­ Aktuell informasjon og diskusjonsforum: ­ Kompetanseutvikling og -overføring: Interne og eksterne kurs, workshop, befaring av Servicesenteret for utenlandske arbeidstakere mm.  Institusjonskontakter ­ UDI: Arbeidsgiverservice og Brukerråd ­ Servicesenter for utenlandske arbeidstakere ­ Skatt øst – seksjon utland ­ SiO

Organisasjons- og personalavdelingen Status quo drift: Eksterne aktører  Institusjonskontakter ­ UDIs brukerråd ­ Servicesenter for utenlandske arbeidstakere ­ Skatteetaten ­ SiO  Nettverk ­ ERA-MORE / EURAXESS (norsk koordinator: NFR) ­ Samarbeid med UiB og NTNU ­ Samarbeid med Best Practise-institusjoner i Tyskland og Sveits ­ Samarbeid med Oslo Handelskammer (International Network Norway)

Organisasjons- og personalavdelingen Hva håper vi på?  Grønt lys for løsningskonsept  Etablering av Servicesenter for internasjonale forskere ­ 3 medarbeidere ­ Del av OPA / FA?  Fokus i 2008 ­ Oppgradering av Vertskapshåndbok ­ Forskerboliger ­ Utrulling av pilotene ­ Dialog med fakultetene og grunnenhetene  God gammeldags norsk dugnadsånd!