PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010 PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010

Kurs / opplæring PA teorikurs (1 dag) Demo/tastekurs (halv dag) Oppretting av prosjekter, aktiviteter, godkjenning, budsjettering Faktureringskurs (2timers) Pc-stue (hver uke) Åpent verksted med oppretting av prosjekter, budsjettering inkludert hjelp & veiledning

Agenda Del 1 Hva er PA Hvorfor PA Hvem bruker PA Utrulling Prosjektets faser Prosjekter i GL/PA Aktiviteter i PA prosjekter Egenfinansiering Egenandel Prosjektoppretting Budsjettering Elektronisk mappe Huskeliste Kontorsjefens avsjekkspunkt

Agenda Del 2 Lønn i PA Variabel lønn Reiseregninger Bestilling i Basware PM Inngående faktura Basware IP Nytt i PA: kostnader generer inntekter Inntektsføring NFR Fakturering utgående Omposteringer Autoregnskap Prosjektregnskap for PA Avslutning av PA prosjekter Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når Rutiner / dokumentasjon på intranett

Hva er PA Forkortes PA – Project Accounts Prosjektmodulen til Oracle Elektronisk verktøy for økonomisk styring av eksterne forskningsprosjekter; (BOA) Bidrags- og oppdragsfinansiert Aktivitet. Integrert del av økonomisystemet ved UiB Daglige overføringer av økonomiske data til regnskapssystemet

Økonomisk kommunikasjon med andre system AR Kunde- reskontro fakturaforslag FA Anleggs- modul PA Prosjekt modul Periodiserte inntekter, lønn, overhead, korreksjoner, Oracle Regnskapssystem Reiseregninger/ Lønn PAGA Lønns system lønn Ressurser leverandørfakturaer AP Leverand. reskontro Sebra BW pm BW ip

Hvorfor PA Nødvendig verktøy for å imøtekomme stadige nye/endrede krav fra departement Enklere å tilfredsstille krav til dokumentasjon i fht bidragsytere/oppdragsgivere Prosjektet i fokus – hele prosjektperioden Registrere avtalene/kontraktene Kan ha flere kunder/bidragsytere pr prosjekt Synliggjøring av egenandel for UiB Dette er nytt som systematisert løsning Hva det koster UiB å drive prosjektet (kostnad) vs hva vi tjener i prosjektet (inntekt) Egenfinansiering (UiBs innsats i prosjektet) Viser hele tiden status i prosjektet i form av arbeid utført og kostnader / inntekter belastet

Hvorfor PA forts. Søknader, midlertidige prosjekter, kalkyler Budsjettering hele prosjektets periode Løpende inntektsføring og periodisering av prosjektinntektene Inntekt genereres automatisk ved belastning av kostnader på prosjektet ”Sunne” arbeidsregler innebygget i modulen Merking av prosjektene Rapporter og statistikker Web-grensesnitt Elektroniske prosjektmapper vedlegg av avtaler, kontrakt

Hvem bruker PA Prosjektsystemet brukes av Institutt/fakultet Økonomikonsulent Administrasjonssjef Økonomiavdelingen Superbrukere Prosjektledere på litt sikt i UiB

Utrulling Status: Implementert i Unifob AS 2005 Psykologisk fakultet 2006 Piloter i 2008 Hele UiB fra 2009 Unntatt Administrative avdelinger og Museer

Prosjektets prosesser Planlegging Gjennomføring Planlegg Søknad Avtale/ bevilgning Prosjekt- start Utfør Avslutning

Prosjektene i GL 10=NFR 45=Oljerelatert

Prosjektene i GL

Prosjektene i PA Alle prosjekter som opprettes i PA får et 80XXXX nummer Discoverer rapportert SEPAUIB Alle prosjektene overføres til GL i 4 samleprosjekter 199995 PA - NFR 639995 PA - EU 699995 PA – andre prosjekter 100005 PA - oppdrag Discoverer rapporter SEUIB

Kan vi ta ut en S11 artregnskap for 199995? Detaljene får vi fra pa. Prosjektene i PA Se eksempel på PA rapport hvor man ser prosjektene i samleprosjekt i GL??? Cecilie putter inn her skjermdump av rapport D22 for prosjekt 199995 og 699995!!!! Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for 199995? Detaljene får vi fra pa. Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnumrene. Detaljene på prosjektene fra PA øøøøø

Prosjektene i PA øøøøø

Prosjekter i PA Vise rapport vedr timer – pa02 eller 04

Aktiviteter i PA prosjekter Dersom kontrakt/avtale involverer flere institutter -> Et prosjekt i PA Hittil i GL: Flere prosjekter I PA kan vi samtidig ha flere kontrakter og kunder knyttet til hvert prosjekt Et prosjekt skal også vise Både ekstern finansiering Og intern finansiering (UiBs innsats i prosjektet)

Aktiviteter i PA prosjekter Eget økonomisk oppfølgingsnivå innenfor et prosjekt Kostnader henføres til aktiviteter på laveste nivå, slik at disse kan rulles opp til de ønskede oppfølgingsnivåene Flere kunder på et prosjekt knyttes kundene og avtalene til hver sin toppaktivitet. Flere oppgaver på hver kunde – toppaktivitetene splittes opp i underaktiviteter. Budsjettering på aktivitetsnivå

Aktiviteter i PA prosjekter Aktivitetsnummer: 25 (alfanumeriske tegn) Toppaktivitet: 1NFR Underaktivitet: 1.1NFRIsaksenStip 1.2NFRDrift Aktivitetsnavn: 20 (alfanumeriske tegn) Bruk samme navngivning som på aktivitetsnummeret

Aktiviteter i PA Prosjekter 1NFR 2UIB Toppaktivitet Underaktivitet 1.1NFRIsaksenStip 1.2NFR Drift 2.1UIB Drift 2.2UIBIsaksen Sammenligne med analysenr som brukes i dag for å samle prosjektene.

Egenfinansiering Egenfinansiering = alle kostnader finansiert av UiB Det er et krav til synliggjøring av UiB sitt bidrag til eksternfinansierte prosjekter. Kan for eksempel være: Prosjektledelse Annen direkte deltagelse i prosjektet som ikke er dekket inn av ordinær overhead eller annen ekstern finansiering Andre driftskostnader som UiB skal dekke i prosjektet og som ikke er dekket av den eksterne finansieringen (f.eks. Laboratoriekostnader) Annen avtalt egenfinansiering

Egenfinansiering Synliggjøres i budsjett og regnskap hver måned Nytt: Regnskapsføring på bakgrunn av manuelle bilag Sendes inn via fakultetene hver måned Fortsatt automatikk i motposteringen / overheadberegning NB! Personene som skal bidra på prosjektet i form av egenfinansiering skal IKKE endre kontering i PAGA, men beholde sin instituttkontering Nytt: Eget prosjektnummer for føring av egenfinansiering Nytt: Egne arter knyttet til overhead av egenfinansiert lønn Gjelder på nye prosjekter som startet i 2009 og fremover Eget skjema for egenfinansiering, hvor man kan definere hvor mye man skal bruke av UiB sine ressurser på prosjektet.

Egenfinansiering Tilskudd i form av penger fra UiB sentralt, fakultet eller institutt Plasseres på prosjekt 700910 og stedkoden til eier av prosjektet Art 9051

Egenfinansiering – praktisk i PA Avtale opprettes, budsjetteres og regnskapsføres alltid på Kunde 2 UiB Budsjetteres på personer/arter Lønnsbelastning (ett manuelt bilag fra hvert fakultet hver mnd): Debet: 9121-prosjektet 199995/699995/639995 -sted-000000 Kredit: 9021-700910-sted-000000 Overhead: 40% av totale kostnader medgått tid (automatpostering): Debet: 9116-prosjektet 199995/699995/639995 -sted-000000 Kredit: 9016-700910-sted-000000 Inntektsgenerering (automatpostering): Debet: 1530 Kredit: 9051-prosjektet 199995/699995/639995-sted-000000 NB! Inntekter = totale kostnader lønn + 40% overhead Dette betyr at der er 40% på både kostnads- og inntektsoverhead Belastning av egenfinansiering på instituttet (månedlig manuelt bilag lages av økonomiavdelingen): Debet: 9151-700910-sted-000000 Kredit 1532

Egenandel Egenandel = forskjell mellom kostnads- og inntektsoverhead på ekstern bidragsyter Synliggjøres i budsjett og regnskap på 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader

Prosjektoppretting AR Kunde- reskontro PA Prosjekt modul Kundeopplysninger PA Prosjekt modul

Prosjektoppretting i PA Består av følgende trinn: Kontrakt er innvilget Velg mal Bidrag NFR Bidrag Annet Bidrag Drift Bidrag EU Oppdrag Legg inn prosjektdetaljer Legg inn teammedlemmer Prosjektet er opprettet og har fått prosjektnummer 80XXXX Knytt kunde til prosjektet og sjekk at kundeopplysningene er riktig Opprett aktiviteter Knytt toppaktivitet til kunde Registrer avtalen/kontrakten Velg finansieringskilde Velg valuta

Eksempel M Bidrag NFR Ligger fast informasjon på NFR-malen Kundene NFR UiB Toppaktiviteter: 1 NFR 2 UiB Overhead-% for personressurser: NFR-kunden: Default kostnadoverhead 40% Kan legge inn overhead-% i opprettelsesskjemaet, f.eks.: 30% Differansen mellom kostnads- og inntektsoverhead er UiB sin egenandel og skal gå mot 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader UiB kunden: Det er 40% både på kostnads- og inntektsoverhead

Mal: Bidrag NFR

Kunde- og avtaleoppretting - NFR

Kunde- og avtaleoppretting Finansieringskilde velges Viktig å velge riktig finansieringskilde fordi det bestemmer hvilket samleprosjektnummer prosjektet skal overføres til i GL, pluss at dette er informasjon man trenger for innrapportering. (Her NFR som har samleprosjektnr. 199995). NB! Etter at prosjektet er godkjent og dere har ført kostnader og inntekter på prosjektet, må IKKE finansieringskilden endres UiB-avtalens finansieringskilde skal følge hovedfinansiør – her NFR

Kunde- og avtaleoppretting Avtalens referanse NFR avtalen: 123456/A12 / 80XXXX UiB avtalen: stedkode XXXXXX / 80XXXX Avtalens totalbeløp pr kunde legges inn NFR bidrag til prosjektet - Ekstern finansiering Egen avtale på UiB - Egenfinansiering Synliggjøring av UiB sin egeninnsats Avtalens valuta Tilleggsbevilgning legges inn ved å endre avtalebeløpet i avtaleopprettingsbildet

Prosjektbudsjettering PA Prosjekt modul HR Ressurser

Budsjettering Legger inn budsjett pr år for hele prosjektets levetid Budsjetterer lønn og drift på både ekstern- og UiB kunde (egenfinansiering) i hht. avtalene som er lagt inn Synliggjøring av egenfinansiering Legger inn personressurs eller drift som UiB skal dekke Budsjettering skjer på aktivitetsnivå Mange budsjettversjoner er mulig Kan budsjettere og rebudsjettere så ofte man ønsker Kun èn gjeldende versjon Hvordan budsjetteres prosjektene i dag? Pr år?

Budsjettering Inntekt: det man avtaler med kunde/bidragsyter/oppdragsgiver = bidraget Kostnad: det som det koster å drive prosjektet ved UiB Kostnad generer inntekt og skal vise fremdriften i prosjektet Lønn, reiser, drift Inntekt = kostnad

Budsjettering Fra 1.1.2010 overføres lønn direkte fra PAGA til PA Ikke lenger budsjettere timer i PA, men lønn pluss sosiale kostnader. Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA I tillegg må de ligge inne med riktig organisasjonstilknytning i HR

Budsjettering Ved budsjettering på person, så får man opp 3 alternativer: Isaksen, Mona – 5 Arbeid utført Denne generer kostnads- og inntektsoverhead Isaksen, Mona – 5351 Trekkpliktige stipender Isaksen, Mona – 5352 Trekkfrie stip./reisestip De to siste generer ikke overhead Har man ikke ansatt ressurser enda, eller ikke ønsker å budsjettere på person, så kan man budsjettere på 5 Arbeid utført 5351 Trekkpliktige stipender 5352 Trekkfrie stip./reisestip

Budsjettering Synliggjøring av UiB egenandel / indirekte kostnader Overhead som vi får dekket fra bidragsyter/oppdragsgiver = inntektsoverhead, kan være ulik overhead som UiB ”krever” = 40% = kostnadsoverhead Forskjellen mellom kostnads- og inntektsoverhead på personressurser må UiB dekke selv Føres på art 9052 for å synliggjøre den egenandel som UiB har på prosjektet Får frem om UiB ”subsidierer” prosjektet Discoverer rapporter: PA04S

Budsjettering For at budsjettet skal bli godkjent så må Budsjettbeløpet (inntekt) stemme på øret med avtalen pr kunde Avtalen legges inn på toppaktivitet, og budsjettet legges inn på underaktiviteter (dersom dette er opprettet). Summen av underaktivitetene skal bli lik avtalens sum. Økonomikonsulenten utarbeider budsjett Sender budsjettet til kontorsjefen Kontorsjefen avsjekker budsjettet og prosjektet Godkjenner prosjektet ved å endre status til GODKJENT Basisbudsjetterer Hvordan budsjetteres prosjektene i dag? Pr år?

Budsjettering Når budsjettet er basisbudsjettert og prosjektet er godkjent, kan man begynne å belaste prosjektet Det er basisbudsjettet som finnes igjen i rapporter etc. Discoverer PA03B Budsjett viser budsjettdetaljer

Budsjettering - Periodisering Alle budsjettene i PA må periodiseres Pr år i hele prosjektperioden Har prosjektet en levetid over flere år, kan det være nødvendig med rebudsjettering ved overgangen til nytt år. Har man for eksempel brukt for mye/for lite i fht budsjett i 2009, så bør man justere for dette i 2010-budsjettet. Periodiserte budsjetter i PA er grunnlag for budsjettering i GL Bruk Discoverer PA04S Budsjett Regnskap pr prosjektperiode Legg til forventningene om søknader som vil landes i 2010

Budsjettering Prosjekt Test

Elektronisk prosjektmappe Elektronisk vedlegg Scannet dokument Link til ephorte Skal inneholde Avtale/tilsagnsbrev/bevilgning/bestilling Vurdering oppdrags vs bidragsprosjekt NB!!! Økonomiske rapporter Avslutningsskjema Prosjektet inneholder allerede Data vedr avtalen Budsjett (kanskje flere versjoner) Fakturautkast Inntekter Kostnader Forskjell mellom inntekt etter fremdrift og fakturert Fortelle om dagens rutine. Hva gjør dere i dag? Samler alt i en papirmappe???

Huskelister Hvem skal gjøre hva i prosjektet Fakturere Rapportere Legg inn forslag til fakturautkast frem i tid Legg inn huskeliste at det skal faktureres til en viss tid Rapportere Legg inn huskelister på personer i administrasjonen Hent opp Mine ”problemer” Se hvilke prosjekter du skal gjøre hva på til hvilken tid

Kontorsjefens avsjekkpunkter For å godkjenne prosjektet, se på: avtalene som ligger som elektronisk vedlegg kunde- og avtaledetaljer teammedlemmer For å godkjenne og basisbudsjettere budsjettet: Åpne budsjettet og gå gjennom postene Sende budsjettet på nytt Basisbudsjettere

Prosjektet er ferdig opprettet Når prosjektets status er Godkjent Budsjettet er Basisbudsjettert Da kan man begynne å føre kostnader/inntekter på prosjektet, samt fakturere Discoverer rapporter: PA01R Registerrapport viser alle detaljer på prosjektene du har opprettet i fht kunde, finansieringskilde

Agenda Del 2 Lønn i PA Variabel lønn Reiseregninger Bestilling i Basware PM Inngående faktura Basware IP Nytt i PA: kostnader generer inntekter Inntektsføring NFR Fakturering utgående Omposteringer Autoregnskap Prosjektregnskap for PA Avslutning av PA prosjekter Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når Rutiner / dokumentasjon på intranett

Lønn i PA PA Prosjekt modul GL – Hovedbok PAGA D/K: art 5XXX Lønns K: 5XXX prosjekt 699992 D: 5XXX prosjekt 199995/699995/639995/100005 PA Prosjekt modul GL – Hovedbok D/K: art 5XXX D/K: prosjekt 699992 PAGA Lønns system Ressurser HR

Lønn i PA – budsjett og regnskap Fra 1.1.2010 overføres lønn direkte fra PAGA til PA Ikke lenger laste og budsjettere timer til PA, men lønn pluss sosiale kostnader. Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA Prosjektnummer 80XXXX PA-aktivitetsnr Task-id Alle lønnstranser på 5XXX overføres til PA i forholdet en til en Grupperes i PA Discoverer rapportene under kategorien ”5 Arbeid Utført”

Lønn i PA Overføring av lønn fra PAGA til PA Viser prosjektaktivitet Bruttolønn pluss sosiale kostnader Overhead kommer i tillegg ut ifra % på prosjektet Viser prosjektaktivitet Prosjektansatte må ha PA-kontering i PAGA (Personalkonsulent Fakultet) % stilling PA prosjekt nr 80XXXX Aktivitetsnr Taskid

Lønn i PA For å overføre lønn til PA Prosjektet må ha: Status: Godkjent Datoer for prosjektets levetid må omfatte aktuell periode Aktivitetene må omfatte aktuell periode Budsjettet må være basisbudsjettert For å få generert både kostnader og inntekter Personer som er fast ansatt er: Automatisk registrert i HR (Oracle Human Resources Module) Personen må være innmeldt til lønn med riktig PA-kontering i PAGA

Lønn i PA Lånt/utlånt Et institutt har fått innvilget midler til et prosjekt, som også involverer en stipendiat fra et annet institutt (ulike stedkoder) Personen ligger i PAGA og i HR med sin egen stedkode Når personen skal jobbe på et prosjekt tilhørende en annen stedkode, meldes dette inn til PAGA med PA kontering til det aktuelle prosjektet PA prosjektnummer Aktivitetsnummer Taskid Lønn overføres til prosjektet med personen sin stedkode Dette trigger ”Lånt/utlånt” som er autoføringer som sørger for at belastningene kommer på prosjektet, og ikke på personens institutt.

Lønn i PA Frikjøp Definisjon: Fast ansatte som får sin lønn dekket av BOA-midler Gjelder i hovedsak EU 7rp prosjekter Synliggjøres i budsjett og regnskap hver måned Regnskapsføring på bakgrunn av manuelle bilag Ikke lasting av timer Vi foreslår at også disse sendes via fakultetene? Egne artskonti for frikjøp

Lønn i PA Frikjøp Budsjetteres på prosjektet i PA slik Personnavn + 5 Arbeid Utført NB! Den fast ansatte beholder sin lønnskontering på institutt i PAGA Nye artskonti: 9024/9124

Lønn i PA Frikjøp Da registreres lønnen til en egen utgiftstype i PA slik at konteringen i GL blir: D 9124 og samleprosjekt 639995 K 9024 og prosjekt 000000 + sted På denne måten blir EU-prosjektets tilskudd til instituttet ført på samme prosjekt som personen blir lønnet ifra. Ved å se på konto 9024 på prosjekt 000000 vil en se hvor mye tilskudd en får eksternt fra andre kilder til frikjøp av fast ansatt personell.

Variable lønnsbilag Timelønte i PA Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: Velg riktig skjema på N-området Før på PA-prosjektnummer 80xxxx Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA prosjektet. Går til kredit prosjekt 699992 i GL Går til PA prosjekt 80XXXX og debet 699992 i GL Prosjekt 699992 skal gå i 0 Arter: I PAGA vanligvis 5011 (ekstrahjelp) (alternative arter står oppført i skjemaet) I PA brukes samme artskonti som i PAGA (5XXX) Avstemmes sentralt

Variable lønnsbilag Honorar i PA Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: Velg riktig skjema på N-området Før på PA-prosjektnummer 8xxxxx Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA prosjektet. Går til kredit prosjekt 699992 i GL Går til PA prosjekt 80XXXX og debet 699992 i GL Prosjekt 699992 skal gå i 0 Arter: I PAGA vanlige honorararter (alternative arter ligger i skjemaene) I PA brukes samme artskonti som i PAGA (5XXX) Avstemmes sentralt

Variable lønnsbilag Stipend i PA Stipendiater, forskere, studenter m.m. kan få tildelt ulike stipend til ulike formål. For eksempel oppholdsstipend, forsknings- og utdanningsstipend og studentstipend. Økonomikonsulent benytter nytt skjema for Variable lønnsbilag. Dette ligger på N:\PA_Stipend_og_honorar For å få tilgang så fyll ut skjema: Søknad om tilgang til Administrative Fellessystemer Hvordan bruke de variable lønnsbilagene: Velg riktig skjema på N-området Før på PA-prosjektnummer 8xxxxx Før på aktivitetsnr, og ID-nr genereres automatisk (denne skal lønn registrere i PAGA) Print ut det elektroniske skjemaet og send til lønn som vanlig. Lønnskontoret fører som vanlig i PAGA, og legger inn prosjektnr og ID, og dette lastes direkte til PA-prosjektet og GL. Går til kredit 5351/5352 (alternative arter ligger i skjemaene), og prosjekt 699992 i GL Går til PA-prosjekt 80XXXX og debet samme arter, og prosjekt 699992 i GL Prosjekt 699992 skal gå i 0 Avstemmes sentralt

Reiseregninger i PA PA Prosjekt modul GL – Hovedbok D: art 71xx D: P 699995/199995/639995/100005 art 7148 K: P 699992 art 7149 GL – Hovedbok D: art 71xx D: pr 699992 PAGA Lønns system Reiseregninger Ordinær innlevering og registrering av reiseregning MEN eget PA anvisningsskjema på N-området

Reiseregninger i PA Reiseregninger belastes prosjekter i PA via lønnsystemet PAGA og behandles på vanlig måte, men må ha eget PA anvisningsskjema En reise splittes ikke mellom GL og PA, den føres kun i en av modulene og omposteres Prosjektet i PA må Ha status: Godkjent Ha gyldige transaksjonsdatoer Budsjettet må være basisbudsjettert

Reiseregninger i PA Ordinære artskonti og stedkoder brukes På eget elektronisk PA Anvisningsskjema Finner på N:\PA_Reiseregninger Innland UiB For å få tilgang: Søknad om tilgang til Adm Fellessystemer Eget kryss på skjemaet for PA Reiseregninger Før på PA-prosjektnummer Begynner med 80xxxx Før på PA aktivitetsnr ID nr genereres automatisk (lønn registrerer i PAGA) Egen linje for EU-mva, art 7798 mot sted 200000 og prosjekt 000000 (her skal ikke føres inn PA prosjektnr/aktivitet)

Reiseregninger i PA

Reiseregninger i PA Aktivitetsnr vs Id nr Prosjekt 801460 1NFR 2UIB 3UF Toppaktivitet Underaktivitet 1.1NFRStipendiat 1.2NFR Drift 2.1UIB Nord 2.2UIB Forsker 3.1UF Drift TaskIDnr: 220901 TaskIDnr: 220902 TaskIDnr: 220903 TaskIDnr: 220904 TaskIDnr: 220905

Reiseregninger i PA Reiseregningene registreres til GL (hovedbok) på vanlig måte MEN Prosjektnummeret endres til 699992 for alle reiser (stedkode beholdes) Reiseregningene importeres også til PA Føres til utgiftstype 71xx (tilsvarende arter i PAGA/GL) Organisasjon tilsvarende stedkoden

Reiseregninger i PA Aksepterte reiseregninger til prosjektene i PA returnerer så kontrolldata til GL: Sender memoføring tilbake til GL: Debet 7148 prosjekt 699995/199995/639995/100005 Kredit 7149 prosjekt 699992 Prosj 699992 skal gå i 0 Avstemmes sentralt

Reiseregninger i PA Utland Reiseregninger som skal utbetales til utenlandsk bankkonto eller per sjekk har egen rutine Registrering skjer fortløpende, med utbetaling hver onsdag PA prosjektnummer 80XXXX føres på PA aktivitetsnummer føres på Behandles som en leverandørfaktura og registreres i leverandørmodulen (AP) Går til samleprosjekt 699995/199995/639995/100005 i GL Utbetales ikke via PAGA Eget PA anvisningsskjema ligger på intranettet Administrasjon/Økonomi/Regnskap/BOA/PA

Reiseregninger i PA Utland PA Anvisningsskjema LIME INN EKSEMPEL

Bestilling i BasWare PM / Inngående faktura BasWare IP Oversetter utgiftstype til art Oversetter organisasjon til stedkode Oversetter alle prosjektnumre til samleprosjekt PA Prosjekt 80xxxx Utgiftstype, Org GL – Hovedbok Ingen prosj regn Samleprosjekt 199995/ 699995/ 639995/ 100005 leverandørfakturaer Bred postering Får frem PA kontering i tillegg til GL kontering AP Leverand. reskontro BW PM BW IP

Bestilling BasWare PM Bestillinger skal gjøres via Basware PM bestillingssystem For å kontere en bestilling til prosjekt i PA må følgende felter benyttes PA prosjektnummer 80XXXX. PA prosjektnavn kommer opp automatisk PA Aktivitet PA organisasjon kommer opp automatisk PA utgiftstype Mva kode Riktig kontering til PA prosjekt er viktig når man gjør bestillingen, for å få match med leverandørfaktura Ved bestilling til EU prosjekt: Konter aktuell varelinje som over Velg riktig mva-kode (ref løp-info nr 6-09) Automatisk: Hovedbeløp til PA prosjekt Mva til prosjekt 000000 sted 200000 art 7798 PA prosjektet må være Godkjent og Basisbudsjettert før man lager bestillingen

Bestilling BasWare PM Bestillinger skal i størst mulig grad gjøres via Basware PM bestillingssystem Riktig kontering til PA prosjekt 80XXXX og riktig PA aktivitet er viktig når man gjør bestillingen Når faktura blir scannet inn i IP så matches den mot bestillingen i PM Dersom match så blir fakturaen belastes direkte til PA prosjektet og tilhørende aktivitet Kontering av en varelinje i en bestilling. Alle PA-konteringsfelt er merket med PA.

Inngående faktura BasWare IP Inngående faktura registreres i BasWare IP Fakturaen matches mot bestilling i PM. Dersom match ok, overføres fakturaen til AP (Accounts Payable) med info om leverandørgjeld og betalingsdetaljer. Fra AP: Sender info om kostnaden til PA prosjekt med tilhørende PA aktivitet Sender info om kostnaden til hovedbok GL i regnskapet bruker prosjekt 199995/699995/639995/100005 for alle fakturaer Ved ikke match distribueres fakturaen i Basware IP for ny godkjenning før overføring til AP

Inngående faktura BasWare IP Dersom inngående faktura skal konteres og godkjennes i IP Bruk utvidet kontostreng bred postering For å kontere en inngående faktura til prosjekt i PA må følgende felter benyttes PA prosjektnummer 80XXXX. PA prosjektnavn kommer opp automatisk PA Aktivitet PA organisasjon kommer opp automatisk PA utgiftstype

Inngående faktura BasWare IP Annen informasjon registreres som vanlig slik som Beløp Mva-kode Merk at fakturadato må være innenfor gyldig prosjektdato og aktivitetsdato PA prosjektet må være godkjent og budsjettet basisbudsjettert Faktura vil bli sendt til anvisning etter vanlig mønster Når faktura er godkjent overføres fakturaen til AP (Accounts Payable) med info om leverandørgjeld og betalingsdetaljer. Fra AP: sender info om kostnaden til PA prosjekt med tilhørende PA aktivitet Sender info om kostnaden til hovedbok GL i regnskapet bruker prosjekt 199995/699995/639995/100005 for alle fakturaer

Obs: ny mappe Ordinært konteringsbilde i IP Ordinært konteringsbilde

For attestering av fakturaer til prosjekter i PA – trykk på mappe for utvidet kontostreng PA kontering i IP kommer frem etter vi velger Bred postering

BasWare IP Kontering av EU-mva Inngående faktura til EU prosjekt konteres: Velg utvidet kontostreng bred postering Registrer bruttobeløp på fakturaen Velg riktig mva-kode (ref løp-info 6-09) Automatisk: Hovedbeløp til PA prosjekt og PA aktivitet Mva til prosjekt 000000, sted 200000, art 7798

BasWare IP/PM Splitting av bestilling/inngående faktura Bestilling/Inngående faktura kan splittes mellom et PA-prosjekt og et ordinært prosjekt/annum i GL I IP må splitting gjøres med en GL kontering og en PA kontering En og samme varelinje i PM kan ikke splittes, men de ulike varelinjene i en bestilling kan ha ulik kontering

Nytt: Kostnader generer inntekter i PA Når man fører en kostnad, så genereres en inntekt automatisk i PA Viser hva som er opptjent i prosjektet; hva man skal ha tilbake fra oppdragsgiver/bidragsyter på ethvert tidspunkt I GL blir dette samlet på de fire samleprosjektene og ført til artene: Kredit 3504 (lønn) og kredit 3506 (honorar, reiser og alt annet) Motpost debet 1530 (beløp ikke fakturert kundefordring) eller debet 2971 (beløp ikke opptjent inntekt)

Inntektsføring NFR Inntektsføringsprinsipp Finansregnskap = fakturert inntekt PA = periodisert inntekt Presisering: Fakturert NFR-inntekt synliggjøres i budsjett og regnskap i GL hver måned Presisering: Synliggjøres på inntektskontiene 3XXX

Inntektsføring NFR Hvordan finne fakturert NFR på institutt 3210 prosjekt 199995 (pluss 3 artene fra evt. GL prosjekter i serien 100500-199999) Føringer gjøres ved hver månedsavslutning Perioden må være stengt PA05

Fakturering Fakturering gjøres i PA Vi lager hendelse/faktura for å matche innbetalingen Kreditnota utstedes av BOA-gruppen på RK (som for AR kreditnota) Webgrensesnitt Oppgavefordeling Grunnlag (hendelse) utarbeides og faktura ferdigstilles av prosjektøkonom på Institutt Frigitt faktura overføres automatisk til AR (to ganger per dag) for utskrift. Behandles her som vanlig AR faktura. Konteringsregel arbeid/arbeid (fakturerer løpende det som er brukt i prosjektet (timer og drift) arbeid/hendelse (innbetalinger gjøres etter avtalt kontraktssum) Ingen kontering – automatikk ligger bak Mva (velges ved prosjektopprettelse) og prosjektnummer NÅ i PA – debet kundefordring / kredit ikke fakturert/ikke opptjent inntekt

Fakturering Løpende inntektsføring etter fremdrift (timer brukt og driftsmidler påløpt) Overføres GL: D ikke fakturert inntekt (1530) K inntekt 3504/3506 Faktura D Kundefordring 1500 K ikke fakturert inntekt (1530) Konteres automatisk > mao: faktura generer ikke en 3xxx-kontering i regnskapet Når prosjektet er slutt skal Periodisert inntekt etter fremdrift (inntektsført) = Fakturert inntekt (faktura sendt kunde og som er betalt) Dvs inntekt = innbetalt beløp Måles ved at 1530/2971 = 0

Omposteringer Omposteringer blir gjort sentralt av BOA-gruppen Grunnlag for omposteringsbilag utarbeides ved institutt Hva skal omposteres Egenandel/egenfinansiering Frikjøp Kostnad på institutt ønskes overført PA prosjekt Tollbilag Feil prosjekt belastet Eget skjema Rene GL føringer på GL skjema GL/PA og PA/PA på eget PA omposteringsskjema Avslutning av prosjekter Ny rutine og egne avslutningsskjema (se intranett)

Omposteringer – eksempel Frikjøp

Omposteringer – eksempel Egenfinansiering lønn

Autoregnskap Betegnelse på de ”automatiske” transaksjonene som overføres mellom PA-modul og GL og hvordan de blir kontert i GL

Autoregnskap Lønn som skal vise arbeid i prosjektene (ekstern kunde): Lønnskostnad: prosjekt 699992 Lønn debet: 5XXX prosjekt 199995/699995/639995/100005 Lønn kredit: 5XXX prosjekt 699992 Kontroll og behandling av avvik 699992 Overheadkostnad på lønn (ekstern kunde) 9011- inntekt institutt (000000) 9111 – kostnad prosjekt (199995/699995/639995/100005) Egenandel (differanse mellom kostnads- og inntektsoverhead) 9052 – subsidieringsinntekt prosjekt (199995/699995/639995) 9152 – subsidieringskostnad institutt (000000)

Autoregnskap Egenfinansiering (kunde UiB) lønnsbelastning 9021 – Kredit prosjekt 700910 på instituttet 9121 – Debet prosjekt (199995/699995/639995) Overheadkostnad på lønn (kunde UiB) 9016 – Kredit prosjekt 700910 på instituttet 9116 - Debet prosjekt (199995/699995/639995) Egenfinansiering inntekt (kunde UiB) 9051- interne ressurser inntekt kredit prosjekt kunde UiB (199995/699995/639995) 9151- interne ressurser inntekt debet institutt kunde UiB (prosjekt 700910) (manuelt ved månedsavslutning)

Autoregnskap Frikjøp av lønn som skal vise arbeid i prosjektene (ekstern kunde) Har lønn som vanlig fra instituttet Belastes prosjektet som manuell ompostering hver mnd i PA 9024 – kredit institutt 9124 – debet prosjekt 199995/699995/639995/100005 Genererer autoføringer Overheadkostnad på lønn (ekstern kunde) 9011- inntekt institutt (000000) 9111 – kostnad prosjekt (199995/699995/639995/100005) Egenandel (differanse mellom kostnads- og inntektsoverhead) 9052 – subsidieringsinntekt prosjekt (199995/699995/639995/100005) 9152 – subsidieringskostnad institutt (000000)

GL info om PA prosjekter (innt) Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for 199995? Detaljene får vi fra pa. 3504+3506 Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. Detaljene på prosjektene fra PA Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. Detaljene på prosjektene fra PA øøøøø

GL info om PA prosjekter (kostn) Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for 199995? Detaljene får vi fra pa. Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnummerne. Detaljene på prosjektene fra PA øøøøø

PA for et institutt

PA for et institutt Inntektsført vs kostnadsført PA02 rapporten Skal være samme beløp på bunnlinjen for prosjektet, og totalt for hele instituttet Viktig å sjekke at bunnlinjen er lik ved månedsavslutning Dersom avvik så må dette justeres snarest Grunner til avvik: Høyere kostnadsført enn inntektsført, og har man overforbruk på prosjektet? Er det belastet feil kunde på prosjektet? PA02 rapporten

Avslutning av prosjekter Ny rutine Prosjektavslutningsskjema Nye arter 9015/9115 (bidrag) og prosjekt 700900 9091/9191 (oppdrag) og prosjekt 100396 (nytt)

Hvilke Discoverer rapporter når Hvilke prosjekter har vi, hvilke aktiviteter etc. registerrapporter PA01R og PA15R Hvor mye har jeg budsjettert på dette prosjektet PA03B Budsjett Rapportering ekstern (til oppdragsgiver/bidragsyter) PA09S; obs ta bort aktivitet 2 UiB, og vær nøye med periodisering. Sjekk også med PA02 at det ikke er kostnadsført mer enn det er inntektsført. Hvor mye har jeg fakturert på prosjektet, og er det noen prosjekter jeg har glemt å fakturere? PA08D Fakturadetaljer Hvilke fakturaer er betalt? K31 rapport Discoverer GL

Hvilke Discoverer rapporter når Rapportering til prosjektleder – hvor mye har jeg igjen? PA09S – obs ta bort aktivitet 2UiB, og vær nøye med periodisering. Sjekk også med PA02D rapport at der ikke er overforbruk på prosjektet; dvs. at inntektsført = kostnadsført. PA04S Budsjett-Regnskap pr prosjektperiode, som blant annet viser kostnadsført på prosjektet, samt hva som er igjen Rapportering til Instituttledelse PA02D eller PA04S Budsjett-Regnskap pr prosjektperiode Obs: sideelement finansieringskilde, aktiviteter UiB = egenfinansiering Rapportering til sentraladministrasjon GL artsregnskap – PA vises i samleprosjektene 199995, 699995, 639995 og 100005

Rutiner/dokumentasjon Intranettet: Administrasjon/Økonomi/Regnskap/BOA/PA