Kommunikasjon PETS D2250 17. Mars 2012 Per Ove Askeland

Markedsføring

Kommunikasjon og omdømme Distrikt 2250 ønsker at klubbene skal være mer aktiv når det gjelder kommunikasjon, informasjon og markedsføring Klubbene må mer aktivt presentere seg og virksomheten i eget lokalmiljø – folk må bli kjent med Rotary og det Rotary står for Klubbene må bli mer bevisste når det gjelder informasjon og kommunikasjon som ledelsesverktøy og styringsredskap Omdømmebygging er avgjørende for rekruttering

Kommunikasjon ”Den som ikke vet kan ikke ta ansvar, mens den som vet kan ikke la vær å ta ansvar”! Begrepene Intern kommunikasjon Ekstern kommunikasjon Krisekommunikasjon Omdømmebygging Markedsføring Informasjon – kommunikasjon Internt - eksternt

Informasjon - kommunikasjon Informasjon/kunnskap - gir makt Å informere – dele kunnskap med andre Å dele informasjon/kunnskap skaper motivasjon og aktivitet Viktig med god kommunikasjon med distriktsledelsen Oppsøk informasjon hver uke God kommunikasjon handler og om å holde avtaler Communicare betyr å dele eller å gjøre felles, og er opphavet til ordet kommunikasjon

Kommunikasjon – et styringsredskap og ledelsesverktøy God kommunikasjon kan bidra til godt omdømme Omdømmebygging starter med oss selv ...... må planlegges og følges opp...

Rotaryskolen Gir viktig basisinformasjon om Rotary Se: http://www.d2250.rotary.no Bruk Rotaryskolen i egen klubb – f.eks. som program for ett eller flere klubbmøter

- Informasjon om Rotary - Kurs for nye medlemmer ”Rotaryskolen i D2250” - Informasjon om Rotary - Kurs for nye medlemmer 04.04.2017 "Rotaryskolen i D2250" 8

Rotary i vest Lages hver måned (10 nr) Skal distribueres til alle medlemmene via e-post fra sekretær eller president Alle klubbene må bidra med informasjon til Rotary i vest Som ”lim i organisasjonen” Vi må dele informasjon, nyheter, erfaringer, referater fra foredrag m.m. Send stoff på e-post til paske@broadpark.no Rotary i vest finnes på distriktets hjemmeside http://www.d2250.rotary.no/ Diskuter gjerne innholdet i Rotary i vest på klubbmøter

Informasjon fra www http://www.d2250.rotary.no/ http://www.rotary.org http://www.rotary.no/innhold/230/ ”Den som ikke er informert kan ikke ta ansvar…” …så hold deg oppdatert. Les og informer!

Intern kommunikasjon Informasjonsmengden må veies, siles og presenteres på en slik måte at medlem- mene får informasjon som er meningsfylt Informer om alt av interesse og betydning Det er viktig med basiskunnskaper om rotary God forberedelse til alle møter Hva vil du oppnå? Hva er ditt mål?

Intern kommunikasjon Ved god planlegging før du tiltrer som president er mer enn halve jobben gjort Etabler komitéene og sett programkomitéen i arbeid i mars Planlegg komitéenes oppgaver Gode hjemmesider er viktig i omdømmebygging og rekruttering – sidene MÅ være oppdatert Kommunikasjonskomitéen er klubbens referentgruppe og lager møtereferater og fotograferer Send referater til ”Rotary i vest” - helst med bilder Klubbens sekretær samler referatene til et månedsbrev til klubbmedlemmene

Intern kommunikasjon Styremøter 1x pr måned fast. Sett opp årsplan/kalenderoversikt med alle styremøtene, begivenheter samt viktige tidsfrister Informér medlemmene etter hvert styremøte Sørg for god opplæring av innkommende styremedlemmer (unødvendig å finne opp kruttet på nytt) Lag håndbok for sekretær, kasserer, m.fl. Ta vare på egenproduserte ”skjema” o.l. og la arvtaker overta det som funker.

Slik kan det gå…

Ekstern kommunikasjon og omdømmebygging Et godt omdømme fungerer som en magnet Ingenting skremmer mer enn tap av omdømme Spre informasjon om hva rotary er, hva vi gjør og står for Omdømme handler generelt om folks oppfatning og inntrykk av oss Etabler et godt forhold til mediene

Lag en enkel informasjonsplan Hvem informerer (ansvar) Om hva (budskap) Til hvem (målgruppe) Hvordan (valg av medium) På hvilket tidspunkt (tidsplan) Med hvilken effekt (måloppnåelse) Budsjett (kostnad) Evaluer etterpå og juster til neste gang.

Mediehåndtering For å få medieomtale må du ha en god ”story” Gjør gjerne ”jobben selv” eller få noen i klubben til å gjøre den (skrive, fotografere) Husk å skrive journalistisk Lær deg hvordan journalister jobber og ha respekt for yrket.

Slik er journalister vanligvis Journalister er en yrkesgruppe med høy yrkesstolthet Journalister tilstreber å være profesjonelle og vil bli behandlet deretter (se: Vær varsom plakaten, redaktørplakaten og tekstreklameplakaten) Journalister har sine strategier og sine strategidokumenter (lærebøker) Journalister ”står på” når saken er viktig, eksklusiv eller har høy nyhetsverdi Journalister er nysgjerrige og undersøkende av natur

Slik er journalister vanligvis Journalister hater å bli lurt…det skjer bare en gang Journalister setter pris på gode kilder, høy troverdighet og eksklusivitet Journalister må pleies i fredstid…så slipper du litt lettere i ”krigstid” Journalister skal forholde seg til de etiske retningslinjene etc… Ingen regel uten unntak – ikke alle journalister er like gode;)

Hvordan få oppmerksomhet? Bruk journalistenes eget språk og deres teknikker Gode vinklinger Hva gjør vår sak spesiell?? Hva kan være interessant for andre? Hva kan ”selge” aviser? Hva er de journalistiske poengene Hvilke lesergruppe jakter du? Hvilke medier er de riktige da???

Hvordan få oppmerksomhet Hvordan går vi frem overfor avisen/mediene? God planlegging og forberedelse Riktig person må kontakte avisen Må kunne kommunisere godt Kjenne journalistenes ”språk” Snakk i titler Vær nøktern og saklig Vær naturlig og ”Vær likandes”

Hvordan få oppmerksomhet Prisutdelinger og påskjønnelser Utdeling av stipend Overekkelse av gaver (store) Opptreden av rikskjendis Utdeling av Phf...til betydningsfulle mennesker med godt omdømme!!!! Henvis gjerne til klubbens GODE hjemmesider

Noen sluttråd For å få omtale i mediene må du som oftest gjøre noe selv! Ta kontakt med redaktøren og spør om et møte – de fleste redaktører er interessert i gode kontakter som kan gi informasjon og tips. Presenter saken med en god vinkling sett fra journalistens side

Noen sluttråd Husk! Det viktigste først…så dalende viktighet Skriv kort; Mitt råd for en pressemelding er maksimalt 20 linjer på et A4-ark. Husk at dette vanligvis betyr 40 linjer i en avis Pressemeldinger får ofte bedre plassering og større oppslag dersom du sender med bilder

Opplegg for gjennomføring av et klubbmøte Rotarymøte: Dato Tenne lys for: ? Gjester: Fødselsdager: Nytt siden sist 3 min: Dagens program: …og foredragsholder Program neste møte: …for motivasjonens del 3 min. neste møte For at vedkommende skal huske det Program neste møte i naboklubben Avslutning: ..en god historie med på veien hjem

Takk for oppmerksomheten! Lykke til! Takk for oppmerksomheten!

Oppgaver 1. Hva kan vi gjøre for å få distribuert ”Rotary i vest” til alle medlemmene? 2. Kva kan vi gjøre for å få alle til å lese den 3. Hvordan kan vi få klubbene til å dele informasjon 4. List opp tre, fire tiltak som kan gi medieoppmerksomhet for klubben din 5. Hvilke oppgaver vil du gi kommunikasjonskomiteen å arbeide med neste år