Organisering av prosjekter Velkommen til dag 2 PL1 Organisering av prosjekter

Men først: Hvordan går det med oppgaven?

Organisering av prosjektarbeid 1. Hvordan prosjektarbeidet er organisert i virksomheten, - tilknytning til basis-organisasjonen 2. Den interne organiseringen av prosjektet, - hvordan roller og ansvar er fordelt innenfor prosjektet

Forholdet til basisorganisasjonen Adskilt prosjektorganisasjon Matrise Uten endring i basisorganisasjonen

Avdelingsvis struktur

Matriseorganisasjon Prosjekt- koordinering

Autonom prosjektorganisasjon

Svak prosjektmatrise Prosjekt- koordinering

Sterk prosjektmatrise koordinering

Linjeorganisasjonens ansvar ressurstilgang til prosjektet faglig utførelse av arbeid i prosjektet personell og utstyr langsiktig utvikling i organisasjonen

Prosjektorganisasjonens ansvar spesifisering av prosjektleveransen utvikling og levering av prosjektleveransen håndtering av endringer rapportering av status

ORGANISASJONSTILKNYTNINGER FOR PROSJEKT PASSER BEST I ORGANISASJONER: - med få, relativt klart faglig orienterte prosjekter, hvor tverrfaglige samarbeidsforhold er bra på forhånd. - som skal utføre et større antall mindre prosjekter i tillegg til løpende virksomhet. - som har et begrenset antall større prosjekter med lav faglig tilknytning til enkeltavdelinger. AUTORITETS- FORHOLD Begrenset autoritet Delt autoritet. Full BETEGNELSE Prosj.org. uten endring i basis- organisasjonen Matrise-organisasjon. Adskilt prosjekt-organisasjon. FORDELER Bryter ikke med basisorganisa-sjonens tradi-sjonelle mønster God kapasitets-utnyttelse og tverrfaglighet. Effektiv gjennomføring av vanskelige oppgaver, oppmyking av hierarkisk struktur ULEMPER “Bås-mentalitet”, lite samordning. Tung kommunika- sjon. Belastende sjefs- forhold (flere sjefer) Overforbruk av medarbeidere. Fare for isolasjon. Vanskelig å avslutte prosjektet.

Roller / funksjoner

4 hovedroller Styrende: Forretningssmessig ansvar for prosjektet Ledende: Ansvar for å lede projektgjennomføringen og prosjektmedarbeidere Utførende: Ansvar for å lede gjennomføring av tildelte arbeidsoppgaver Støttende: Rådgivende

Prosjektorganisasjonen STYRINGS- GRUPPE REFERANSE- GRUPPE PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR REFERANSE- GRUPPE PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

Styrende rolles ansvarsområder Avklarer: Bakgrunn, behov og hensikt Effektmål Rammer Beslutter: Start, stopp Beslutningspunktene Store endringer Nedleggelse Godkjenner: Mål og planer Prosjektorganisasjonen Sluttresultatet Bistår med å: Sikre ressurser Finne prosjektleder

Organisering av selve prosjektgruppen Kjerneteam Trekkspillorganisasjon Deltidsansatte Interne ansvarsforhold Hvem organiserer? Hierarki? Matrise? Deltakere fra mange organisasjoner?

Et større prosjekt - og et mindre

Prinsipielle ansvarsforhold Prosjekteiers ansvar? Prosjektleders ansvar? Prosjektmedarbeiders ansvar? Prosjektkoordinators ansvar?

Prosjektorganisasjon PLP er utviklet av SND, brukes nå av Innovasjon Norge – Se www.plputvikling.no PLP-modellen Ide Basisorganisasjonen Beslutte Beslutte Beslutte Beslutte Bestilling/ Prosj. spes PA Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt Prosj. plan Prosj. plan Prosj. plan Slutt- rapport Prosjektorganisasjon

Aktivitetsmessig ansvar (Ansvarskart) Se også Jessen – side 75, ”samhandlingskort” – ellers kalt HUKI-matrise i for eksempel Telenor

Prinsipp- ansvarskart

To prosjektorganisasjoner

”Joint venture” A B C PROSJEKTGRUPPEN GRUPPE PROSJEKT- LEDER ADMINISTRATOR PROSJEKTMEDARBEIDERE PROSJEKTGRUPPEN

Multiprosjekstyring – hva er det og hvem har ansvaret Prosjektporteføljestyring Valg av prosjektet Prioritering Hvem har ansvaret? Prosjektkontoret? Prosjektsjef? Ledergruppe? Daglig leder? - og hva er

5 prosjektivitetsnivåer for roller/ansvar i prosjekter Nivå 1: Ingen prosess for å definere roller og ansvar Nivå 2: Roller og ansvar defineres formelt for hvert prosjekt Nivå 3: Roller og ansvar defineres uformelt for hvert prosjekt Nivå 4: Standarddefinisjon av roller og ansvar avhengig av prosjekttype Nivå 5: Standarddefinisjon av roller og ansvar for hele organisasjonen og for alle prosjekter Interthink Consulting, September 2002 www.interthink.ca/research/home.html

Prosjektivitetsnivå roller og ansvar har sterk innflytelse på Ressursstyring Usikkerhetsstyring Prosjektinitiering Prosjektplanlegging av 12 ulike prosjektområder Interthink Consulting, September 2002 www.interthink.ca/research/home.html

Interessentanalyse - hvis det blir tid?

Interessenter

Ulike interessentanalyser Analyse av kjerneinteressenters krav, behov og forventninger Bidrag/belønningsanalyser Kartlegging av prosjektets venner og uvenner Påvirkningsanalyser ……

Valg av strategier og tiltak 3 hovedtrinn Identifikasjon av interessentene Analyse av interessentene Valg av strategier og tiltak

Metodikk for interessentanalyse Finn interessentene. Avgjør hvem som er målgruppene, det vil si de som skal påvirke spesifikasjonene på prosjektets resultat. Kartlegg bidrag og belønning for sentrale interessentene/interessentgruppene og avdekk eventuelle positive og negative forskjeller mellom bidrag og belønning. Plasser interessentene inn i et landskap der aksene er interesse av prosjektet og innflytelse på prosjektet. Vurder også om hver enkelt interessent er positiv, negativ eller nøytral. Finn tiltak som kan sikre god gjennomføringskraft i prosjektet.

Plassering i landskap med standardstrategi Bør ikke provoseres unødige, informer godt, unngå at de sprer edder og galle De viktigste, sørg for å holde dem positive Interesse Perifert Hold dem fornøyd, de kan være livsfarlige Se også Jessen Side 80 Innflytelse

Ulike interessentanalyser?

Hva har suksesskriterier med interessentanalyse å gjøre?