Velkommen til PL1

Hovedoversikt BIK 6500 Navn: BIK 6500 Prosjektledelse 1 (PL 1) 5 hele kursdager eller 36 kurstimer Eksamen: Prosjektoppgave Pensum: AGH: Andersen, Grude, Haug: Målrettet prosjektstyring SAJ: Jessen: Prosjektadministrative metoder Studiepoeng: 6

BIK 6500 - Dagsplan Dag 1: Prosjektbegrepet, prosjektet skapes, mål og rammebetingelser (AGH 1-3,10; SAJ 1-4.2) Dag 2: Prosjektplanlegging (AGH 4,6; SAJ 4.5-4.10, 5) Dag 3: Prosjektorganisering (AGH 5,8; SAJ 4.3-4.4) Dag 4: Prosjektgjennomføring og -styring (AGH 7; SAJ 6-9) Dag 5: Prosjektavslutning og evaluering (AGH 9,11; SAJ 10-13) Gjennomgående: Drøfting av prosjektoppgaven

BIK 6500 Dag 1 Prosjektbegrepet, prosjektet skapes, mål og rammebetingelser Prosjektbegrepet: Karakteristiske trekk ved et prosjekt Prosjektmodell Fallgruver i prosjektarbeidet Prosjektet skapes Prosjektets mål og rammebetingelser Pensum: AGH 1-3,10; SAJ 1-4.2

Hva kjennetegner oppgaver som er egnet for prosjektmetodisk løsning?

Definisjon av prosjekt? Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov.

Prosjekt eller ikke prosjekt? ”Lars Sponheim velger sjikane av politiske motstandere som sitt politiske prosjekt.” Torbjørn Jagland ”Prosjektet skal leveres til Nils Øby innen 10. desember” Fra et internt BI-notat ”Regjeringen har avsatt 4.5 mill kr til et flerårig prosjekt som skal bli et utstillingsvindu for verdibevisstgjøringen i skolen” Kjell Magne Bondevik, 4.3.02 ”Likestillingsprosessen bør bli et felles prosjekt for både kvinner og menn” Fra en avis

Endring for noen Resultat Resultat Kunde Produksjon Produksjon Strategisk ledelse Endring for noen Ressurser EKSTERNE PROSJEKTER INTERNE PROSJEKTER Resultat Kunde Resultat Produksjon Omverdenen Produksjon Fra Wiik: Prosjektrettet produktutvikling

Hvorfor prosjekt?

4 områder for prosjektevne Oppgaven Forretningen Rollene Mennesket

4 områder for prosjektevne Oppgaven Oppgaveforståelsen Tidsfaktor Usikkerhet Verktøy Teknikker Forretningen Management by projects Hensikt/Effektmål Fremtidige virkninger Kunden Rollene Oppdragsgiver Oppdragstaker Organisering Avtaler Kontrakter Menneskene Individene Grupper og team Motivasjon Ledelse Kultur

Prosjektets livssyklus Produksjon Plan Innsats Gjennomføring Avslutning Initiering Planlegging Tid Project Management Institute (PMI) PMIBOK

Vannfallsmetoden SAJ s.15

Generell prosjektmodell Oppdrags- spesifikasjon Oppdrags- spesifikasjon Prosjekt- beskrivelse Status- rapport Slutt- rapport Utredning Forberedelse Gjennomføring Avslutning BP0 BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 Kan vi? Hva? Oppstart Evaluering Bør vi? Hvem? Overlevering Når? Revisjon Alternativer! Læring ? Hvordan? ? ? M M M M M Arbeidsmodell Leveranse (Hva) STYRENDE LEDENDE UTFØRENDE www.npm.as

Valg av prosjekter Hva er vår ønskede fremtidige tilstand? Hvilke prosjekter kan bringe oss dit? Finne alternative prosjekter Velge og prioritere de riktige prosjektene NT ØT

Prosjektets likviditetsutvikling og gjeninntjeningspunkt

Mål i prosjekter Prosjektet når ...og gjør at vi SITT MÅL oppfyller og gir en leveranse... ...og gjør at vi oppfyller effektmålene ...som noen tar i bruk.. Effektivisering? Kundefornøydhet? Markedsandel? Lønnsomhet? ……? Fra Wiik: Prosjektrettet produktutvikling

”Fallgruver” i prosjektarbeidet Brister i fundamentet Fallgruver i planleggingen Fallgruver i oppfølgingen Fallgruver i organiseringen Fallgruver i det utførende arbeid AGH kapittel 3

Brister i fundamentet Utilstrekkelig forankring av prosjektet: liten sammenheng mellom virksomhetens planer og prosjektet prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt  Svakheter i oppgavebeskrivelsen for prosjektet: upresise mål for prosjektet dårlig balansert ambisjonsnivå

Typiske fallgruver Prosjektets leveranser konkretiseres ikke nok – hva skjer? Prosjektmålene beskrives som hovedaktiviteter – hva skjer? Prosjektet avgrenses for dårlig – hva skjer? Vi identifiserer ikke eller tar ikke hensyn til kjerneinteressentene – hva skjer? Manglende involvering av prosjektmedlemmene i kartleggingen av prosjektet – hva skjer? Prosjektmålet formuleres ikke slik at det blir enkelt og forståelig – hva skjer?

7 regler for å lykkes med prosjektarbeid 1. Sørg for at prosjektet er strategisk forankret 2. Bruk et identisk, enkelt fasestyrt rammeverk for alle prosjekter og alle prosjekttyper 3. Sørg for god kompetanse i prosjektledelse og forståelse for arbeidsformen gjennom hele foretaket 4. Bryt ned vertikale skillelinjer ved å bruke tverrfunksjonelle grupper 5. Bruk ressurser som kan og vil fokusere på prosjektet 6. Legg svært stor vekt på planlegging og forberedelse 7. Sørg for formell prosjektavslutning og bruk den til å forbedre prosessen til neste gang. Robert Buttrick, The Project Workout, Pitman Publishing, 2003