Planarbeid og forberedelser Risiko- og sikkerhetsanalyse

Olsenbanden 1 Operasjon Egon del 1  

Har du en plan B? Tenk gjennom hva som kan gå galt – før det skjer! Ta utgangspunkt i oppgavene og finn alternative løsninger Liten, enkelt plan kan være bra nok Valgforum har ingen fasit, men vi kan sette i gang noen tankeprosesser og komme med noen tips

Beredskapsplan valg 2009 – eksempel på plan Nr. Uønsket hendelse Beskrivelse uønsket hendelse Aktiviteter/tiltak 1. Valgsekretariatet Hva skjer dersom medlemmer av valgsekretariatet på kort varsel ikke lenger kan delta. God dokumentasjon på alle aktiviteter i prosjektplan, tidsfrister og instrukser. Overlappende kompetanse. 2. Bemanning Stort forfall av valgmedarbeidere ved forhåndsstemmemottak eller valgting. Etablere gode rutiner for at stemmestyrets leder melder fra ved mangel på personell/for mye personell for reallokering av personell. Reservepool (lønnes) Tom for reserver?? 3. Uegnede medarbeidere Medarbeidere som rekrutteres er ikke egnet til oppgaven eller saboterer (aksjon) Ikke mulig å kvalitetssikre et så stort antall medarbeidere. Bedre dialogen med gruppelederne ved innledning av rekrutteringsarbeidet (møte) Bedre dialogen med stemmestyrets leder og nestleder (møte, opplæring) Finne andre oppgaver til vedkommende. Ordfører og varaordfører bes melde inn til valgsekretariatet ved observasjon av uegnet personell på valgdagen. 4. Brann Brann i forhåndsstemmemottak, valglokale eller tilstøtende rom. Brann i KG der stemmesedlene oppbevares. Stemmestedsansvarlig må gjøre seg kjent med stedets brannrutiner og rømningsveier. Evakuering, sikre valgurner, oppbevare dem forsvarlig utendørs. Varsle brannvesen Varsle valgsekretariatet. Evt avslutte stemmegivningen og flytte til reservelokale (Stabekk skole) (beredskap transport). Det må trykkes opp optisk lesbare stemmesedler (nok tid?)

Sentralt personell Sitter mye av kompetansen hos én person? Kompetanseoverføring, back-up Beskrivelser av oppgaver, rutiner. Er du ny: Få det ned på papiret!! Spør og grav, gjør intervjuer av ”gamle” valgpersoner. Hvem andre kan du kontakte for å spørre? Skaff et nettverk. Valgforum. Skriv notater, gule lapper og samle til dokumenter

Øvrig personell Rekrutteringsproblemer, forfall til forhåndsstemmemottak og valgting Reservepool, reallokering andre valglokaler Gode rutiner for å melde fra Uegnede medarbeidere Bedre dialog med gruppelederne ved rekruttering Varsle sekretariatet Finne andre oppgaver eller avskjedige

Truende velgere Stemmestedsansvarlig håndterer Politiet varsles ved behov Nødnummer inn i instruksene

Brann Brann i forhåndsstemmemottak, valglokale eller der stemmesedler oppbevares Stemmestedsansvarlig gjør seg kjent med brannrutine og rømningsveier Sikre urner, stempler Varsle brannvesen Varsle valgstyret Henvise til reservelokale eller nærmeste valglokale Nok stemmesedler

Strømbrudd Forhåndstemmer Valgting Manuell rutine for registrering Alternativ belysning Flytte til annet lokale Valgting Henvise til annet lokale (fremmede stenmmer) Reservelokale

Manntallet Merk tidsfrister Behandling av søknader, utarbeide rutine, opplæring Avkryssingsmanntallet uteblir Pdf-fil til egen utskrift Reservemanntall fra tidligere i uka

Stemmesedler Utarbeide rutiner Bestilling, mottak og oppbevaring Kontroll av stemmesedler i avlukkene Forsegling av urner Tømming av urner Transport av stemmesedler Tap av stemmesedler Bytting av stemmesedler til skanning Oppbevaring

Stempler Utarbeide sikkerhetsrutine. Kontroll av stempler ut og inn Stempler skal ikke finnes i lokalet når urnene åpnes Hva gjør vi med gamle stempler? Arkivere eller destruere?

Materiell Beredskapslager konvolutter, stemmesedler og rekvisita Transportberedskap Telefonnummer til fylket hvis du må ha ekstraforsendelse av stemmesedler

Valgnattrapportering til SSB Lag en skriftlig rutine Rapporteringstidspunkter Mobiltelefon skal ikke følge person Passord tilgjengelig Back up Sametingsvalget

Telling og valgoppgjør Elektronisk opptelling Opplæring, testing og trening Krav om tilstedeværelse i avtalen med leverandør betyr ikke at ansvaret er overlatt til leverandøren De kan også bli syke… Noen erfaringer vi kan dele? Kan vi stikking? Manuell opptelling kandidater Noe gammelt vi bare har hørt om Behov for kurs? Inngå avtaler med kommuner, fylkeskommuner

Møtebøker Feil og mangler ved innlevering av stemmestyrets møtebok God opplæring Gjennomgås med møtebokkyndig person Problemer med utfylling valgstyrets møtebok Vær to om oppgaven Øvelse gjør mester Hvordan forklare avvik Leverandørens beredskapstelefon Har jeg andre som kan hjelpe meg?

Implementasjon av plan B Nedfelles i instrukser Gjøres kjent gjennom opplæring Valgstyret orienteres om plan B, tydeliggjøre valgstyrets ansvar Det vil føles trygt!

Informasjon og kommunikasjon Kommunikasjon med valglokalene Gruppe sms Rutine for varsling hvis uventede situasjoner oppstår. Kontakt Valgstyrets leder Valgsekretariat mm Presse/media Varsling, henvendelser videreformidles til informasjonssjef, valgstyrets leder

Til slutt Alt kan ikke planlegges, men Mye kan tenkes igjennom på forhånd Hold holdet kaldt og Be om ekstra tid! Ikke stress!