NOVAGate Erfaringer med flere samarbeidspartnere i å bygge opp en felles nordisk emneportal. Av Lisbeth Eriksen Norges landbrukshøgskole, Biblioteket/IT-avdelingen

Historikk og bakgrunn  I 1995 etableres NOVA Universitetet som et offisielt forsknings og utdanningsnettverk mellom de nordiske landbruksuniversitetene.  I 1996 etableres NOVAGate som et prosjekt innenfor rammen av NOVA.  Finland, Sverige og Danmark er med i etableringsfasen. Norge kommer med i slutten av 1997 og Island i 1998.

Prosjektdeltagere  Danmark: Danmarks Veterinær og Jordbruksbibliotek (DVJB)  Finland: Vitenskapelige biblioteket og Veterinærmedisinsk bibliotek ved Helsingfors Universitet.  Island: Landbrukshøgskolen på Hvanneyri. Biblioteket  Norge: Norges landbrukshøgskoles bibliotek og Norges veterinærhøgskoles bibliotek.  Sverige: Sveriges landbruksuniversitet, Ultunabiblioteket.

Målsetting  Å bygge opp et virtuelt bibliotek for å lette tilgangen til Internett ressurser for ansatte og studenter i høgere utdanning og forskning innenfor NOVA Universitetets fagområder.

Organisering  Styringsgruppe med lederne fra alle deltagende bibliotek.  Prosjektgruppe med fra 1-3 prosjektdeltagere fra hvert bibliotek.  Prosjektledelsen går på omgang mellom de største bibliotekene - Finland, Sverige og Danmark.  Noen av medlemmene i styringsgruppen er også med i NOVA’s Arbetsgruppe för informationsförsörjning.

Finansiering  Årene får prosjektet støtte fra Nordisk ministerråd (NMR), ca.1 mill.DKK.  Personalressurser fra de deltagende bibliotekene – bibliotekenes egne midler.  Pengene fra NMR dekker et halvt årsverk til innlegging av de internasjonale ressursene.  Penger fra BIBSAM og Undervisningsministeriet i Finland.

Kommunikasjon og møter  Felles e-postliste, NIG-L  Egen web-side over alle aktivitetene i prosjektet.  Ca. 2 felles møter mellom styrings- og prosjektgruppen hvert år i prosjektperioden.  2-dagers opplæringskurs for hvert lands web- redaktører ved SLU i april 1998.

Organisering av arbeidet  Hvert land har ansvar for utvelgelse, innlegging og vedlikehold av egne lands ressurser og vedlikehold av internasjonale ressurser.  Hvert land har hatt ansvarsområder utover det redaksjonelle som:  Brukergrensesnitt og markedsføring – Danmark  Web-guiden – Finland  Teknisk drift og kursing – Sverige  Evaluering - Norge

Erfaringer  Kommunikasjonsproblemer – som skyldes språkforskjeller og kommunikasjonsmediet.  Tenker egen organisasjon mer enn faget.  Enkelte medlemmer av prosjektgruppen mer ambisiøse enn andre.  Styringsgruppen og prosjektgruppen hadde i perioder forskjellig oppfatning av mål og oppgaver.  Prosjektgruppen identifiserte seg mer med prosjektet enn styringsgruppen.

Erfaringer forts.  Stor forskjell på størrelsen til de samarbeidende bibliotekene.  Større vekt på teknikk enn innhold.  Forskjellig oppfatning av kvalitet.  Vanskeligheter med begrensning av fagområder p.g.a. våre institusjoners tverrfaglighet.  Viktig å svare på spørsmål/høringer som sendes ut på e-postlisten.  Vi er forskjellige i norden – språk, kultur og væremåte.

Konklusjon  Klare mål for prosjektet som følges opp med evaluering.  Glem organisasjonsgrenser – tenk fag!  Klar fordeling av ansvars- og arbeidsoppgaver.  God informasjonsflyt.  Viss kontinuitet blant prosjektdeltagerne.  Underskrevet prosjektkontrakt.  Fra prosjekt til basis – hva skjer etter prosjektslutt.  Beslutninger tar lenger tid med mange involverte.  Brukerrepresentanter i styringsgruppen.  Viktig med ”ansikt til ansikt” møter.

Hva har vi oppnådd?  Kompetanseheving innenfor SBIG-området for bibliotekene.  Utviklet et godt nordisk nettverk.  Fått nye kollegaer i de andre nordiske land.  En emneportal innenfor våre fagområder som pr. i dag er oppegående.  Fått gjennomført et nordisk prosjekt.  Erfaring i prosjektarbeid med mange samarbeidpartnere.  Samarbeide med internasjonale organisasjoner som EU-prosjektet Renardus, IMESH og OMNI.

Fremtiden?  Hvor lenge NOVAGate vil bestå som en egen portal er et spørsmål om utvikling og bruk.  Videre samarbeide med EU-prosjektet Renardus.  Vi blir med i BIBSYS-emneportal – innpodet?  Samarbeide med DEF – Danmarks elektroniske forskningsbibliotek?

Lenker  NOVA Universitetet: university.org/  NOVA Information Gateway – prosjektarkiv:  Web-guide: