Lis Byberg Forelesning 14. oktober 2005 Prosjektarbeid Lis Byberg Forelesning 14. oktober 2005

Prosjektdefinisjon: En bestemt arbeidsoppgave av engangskarakter, der flere interesseparter som vanligvis ikke samarbeider, må medvirke for at oppgaven skal kunne løses

Karakteristiske trekk ved et prosjekt: Avgrenset i omfang og tid Målrettet Vanskelig og kompleks Engangskarakter Fasedelt Innebærer ofte usikkerhet Eget styringsobjekt Planlagt Involverer folk fra forskjellige områder

Prosjektarbeid er følgelig: Oppgaveløsing på den ene siden Styring og kontroll på den annen En arbeidsform En ny organisasjon

Hvorfor jobbe med prosjekt: Vi får noe til å skje Åpner for samarbeid med andre etater Fokuserer på en spesiell oppgave Lettere å få tak i friske penger Slitsomt, men moro

Eksempler på bruksområder for prosjekt: Løse et konkret problem. Bedre en funksjon Utvikle nye bibliotektjenester Organisasjonsutvikling Markedsføring

Styrke ved prosjektorganisering: Stor tilpassingsevne Lett å identifisere seg meg prosjektet totale oppgave Lett mottakelig for nye ideer og nye måter å gjøre ting på

Svakheter ved prosjektorganisering: Liten klarhet, hvis den ikke skapes Ting går ikke av seg selv Beslutningsprosessen kan lett bli uklar Stor frihet krever både disiplin og ansvarsfølelse Fungerer best når gruppen er liten.

Husk på at: Et prosjekt i folkebiblioteket vil alltid være underordnet kommunen, når det gjelder ansvar, myndighet og ressurser Som regel vil deltakerne i et kommunalt prosjekt fortsatt ha sine oppgaver i primærorganisasjonen (f. eks. biblioteket)

Prosjektets tre hovedfaser: Idé og etablering Gjennomføringsfasen Avslutning og evaluering

Etableringsfasen (1): Prosjektets mål skal defineres Undersøke hva andre har gjort før Hvem bør vi samarbeide med? Snakk gjerne med fylkesbiblioteket Hvilke finansieringskilder finnes? Sjekk tidsfrister, søknadsskjemaer, kontaktpersoner

Etableringsfasen (2): En prosjektbeskrivelse utarbeides Prosjektorganisasjonen etableres

Prosjektorganisasjonen (1): Oppdragsgiver. Tildeler midler, bestemmer størrelsen på prosjektet, vedtar mål, oppnevner medlemmer til grupper, og prosjektleder Styringsgruppe/prosjektansvarlig. Ansvar for budsjettkontroll, tidsplaner og kvalitetsnivå. Holder kontakt med prosjektleder. Har ansvar for strategisk tilrettelegging, utarbeider mandat, godkjenner endringer og sluttprodukt

Prosjektorganisasjon (2): Referansegruppe. Skal være sakkyndige. Behøver ikke møtes. Primæroppgaven er å være rådgivere for prosjektlederen. Har ingen styringsfunksjoner.

Viktig å huske i denne fasen: Prosjektet SKAL ha klare rammer for økonomi (eget budsjett) og tidsbruk Prosjektet skal være klart atskilt fra øvrig virksomhet Ansvarsfordeling mellom de ulike delene av prosjektorganisasjonen må være klar Lag gjerne en foreløpig aktivitetsplan, med tidsplaner, og milepæler.

Prosjektlederen er helt sentral i gennomføringsfasen: Er ansvarlig for gjennomføring i henhold til planer og rammer som er besluttet Er motoren i organisasjonen Er prosjektets kontakt med omverdenen Er ansvarlig for informasjonen internt i prosjektet Innkaller til møter, er sekretær Løpende planlegging og styring av prosjektet Ansvaret for å motivere alle involverte

Viktig å huske på i denne fasen: informasjon er viktig for å forebygge motsetninger Milepæler og rapportering Formelle rapporter skal være skriftlige Muligheter for justeringer underveis Prosjektleder legger frem forslag, styringsgruppen bestemmer

Avslutning og evaluering Prosjektet skal avsluttes formelt, med et siste møte og overlevering av rapport Skill mellom prosjektrapport og evaluering Evaluering bør avklares FØR prosjektet settes i gang.

Mal for prosjektrapport: Bakgrunn for prosjektet. Situasjonsbeskrivelse 2. Prosjektplan målsetting vedtak samarbeidspartnere finansiering prosjektansvarlig

3. Prosjektgjennomføring arbeidsordninger rutiner møtevirksomhet ressursforbruk 4. Vurdering av prosjektet ta med vansker underveis 5. Resultat 6. Konklusjon erfaringer overføringsverdi

7. Sammendrag 8. Eventuelle vedlegg

Momenter å tenke på i forbindelse med en ev. evaluering: Kan forsøket settes in i en serie med andre forsøk? Hva ønsker vi å evaluere? Hvem skal evaluere?