5.3. Kontinuerlig forbedring – Kvalitetsledelse Tema: 5.3. Kontinuerlig forbedring – Introduksjon Modul 5 HiB/TQM Center Improvement-X Versjon 1 2009

Kontinuerlig forbedring Introduksjon Kartlegging av nå-situasjonen KF-team Valg av riktig oppgave Grunnlegende statistikk Trinn 1. Planlegging Trinn 2. Datainnsamling Trinn 3. Analyse av grunnårsaker Trinn 4. Forbedringstiltak Trinn 5. Gjennomføring av tiltak Trinn 6. Kontroll av resultater Trinn 7. Standardisering og sikring Trinn 8. Oppsummering og nye KF-oppgaver Denne videoen gir en kort introduksjon til kontinuerlig forbedring og følger heftet ”Kontinuerlig forbedring”.

Kurs og digitale ressurser www.ompro-x.no Ressurser Anvendelse Foredrag Tema: Praktiske Case Opplæring Kompetanse forsterkning Evaluering Målingsverktøy Verktøy og maler Læringsnettverk Kobling til utvikling av digitale læringsressurser Nettbasert utviklingsstøtte

Kontinuerlig forbedring Kvalitet Kostnad Kvalitet Leveranse HMS Kostnad Leveranse Kontinuerlig forbedring HMS

Redusere tap Kontinuerlig Forbedring for å redusere tap

Kontinuerlig forbedring og ISO Kontinuerlig forbedring av systemet for kvalitetsstyring Kunde krav Kunde Kunde- tilfreds- het Kundens stemme Ledelsens ansvar Analyse og kontinuerlige forbedringer Ressurs- styring Måling Realisering Prosess Leveranse

Kontinuerlig forbedring Introduksjon til KF Kartlegging av nå-situasjonen KF-team Valg av riktig oppgave Grunnleggende statistikk Trinn 1. Planlegging Trinn 2. Datainnsamling Trinn 3. Analyse av grunnårsaker Trinn 4. Forbedringstiltak Trinn 5. Gjennomføring av tiltak Trinn 6. Kontroll av resultater Trinn 7. Standardisering og sikring Trinn 8. Oppsummering og nye KF-oppgaver Denne videoen gir en kort introduksjon til kontinuerlig forbedring og følger heftet ”Kontinuerlig forbedring”.

PDSA-hjulet (PUKK) Plan Do Study Act Arbeidet utføres som planlagt Vi studerer resultatet. Vi handler ut fra hva resultatet forteller oss Vi planlegger arbeidet for å nå resultater PUKK-hjulet beskriver en syklus i forbedring. Fra vi setter oss et mål. finner metodene for å nå dem, gjennomfører og studerer resultatet av handlingene våre. Og til slutt, tiltak basert på resultatet i form av å vedlikeholde løsningen, eller å gjennomføre syklusen på nytt. Fig 1.1.Shewhart/Demings styringssyklus 8

Deming`s egen tegning.. Demings egen tegning av PUKK-hjulet

Vitenskapelig og uvitenskapelig Problem Ide Tiltak Abstrakt (Modeller og ideer) Konkret virkelighet Problem ”Brann” Tiltak: Slukking Nytt problem Vi har to ikke vitenskapelige metoder vi bruker ofte. Den ene er basert på tenkning og ideer alene og den andre er umiddelbare reaksjoner på ting som skjer.

Vitenskapelig og uvitenskapelig Abstrakt (Modeller og ideer) Problem Hypotese Løsning En vitenskapelig metodikk går opp og ned fra abstrakt tenkning til virkelighet og fakta og opp igjen. Ned og opp. Opp og ned. Fakta Fakta Konkret virkelighet

Proaktiv og reaktiv forbedring Føl eller an problemet Velg et område som skal forbedres Planlegg løsningen Standardiser løsning Proaktiv Reaktiv Styring Abstrakt nivå Konkret virkelighet Fakta VW modellen til Shoji Shiba illustrerer de ulike forbedringsprosessene. Fra pro-aktiv til re-aktiv og til behandling av avvik. Fakta Fakta

5 Trinns oppdagelsesprosess 5. Varsle framtida – Arbeidshypotese og problemformulering 1. Oppdage og føle problemer (observasjon og intuisjon) 4. Lag en modell med en hypotese Abstrakt tenkning Konkret virkelighet 2. Konkretiser ved å gå ned abstraksjonsstigen 3. Lag en syntese i form av grupper Hva er fakta?

Forbedringspyramiden Lederstyrt Leder- team Oppfølging av KPI-er (3 G) Tverrfaglige KF prosjekter Kroniske problem Selvstyrt Kontinuerlige forbedringer KF-oppgaver i faste team eller arbeidslag Kjent årsak? Hverdagsforbedringer Ja Dags/ukemøter Vi-plan 

Muligheter på alle nivåer Illustrasjon av de ulike forbedringsaktivitetene som foregår i Toyota-konsernet.

Kontinuerlig forbedring Resultatmål P A S D Prestasjonsnivå S A D P Daglig drift Vedlike- hold Forbedring KF Prosjekt

Etablere, vedlikeholde og forbedre Kaos! ”Shake down” Standard Forbedringer Forbedret prestasjon Mål A P D S NTG ØTG Gj.snitt Prestasjons- nivå Innføring av totalproduktivitet (Tid) Prosess uten styring Stiller krav til prosessen Snevrere avvik Etablere prosessen og styre den Prosess- forbedring ved å fjerne årsaker Forbedret prosess Vedlikehold av ny standard

LØFT Løsningsfokusert tilnærming: Se muligheter Bygge videre på positiv atferd Gjøre mer av det du gjør når du er god. Bygge selvbilde og selvtillit

Kontinuerlig forbedring Introduksjon til KF Kartlegging av nå-situasjonen KF-team Valg av riktig oppgave Grunnleggende statistikk Trinn 1. Planlegging Trinn 2. Datainnsamling Trinn 3. Analyse av grunnårsaker Trinn 4. Forbedringstiltak Trinn 5. Gjennomføring av tiltak Trinn 6. Kontroll av resultater Trinn 7. Standardisering og sikring Trinn 8. Oppsummering og nye KF-oppgaver Denne videoen gir en kort introduksjon til kontinuerlig forbedring og følger heftet ”Kontinuerlig forbedring”.

Kartlegging

Tid Standardisering Effekt Årsaker Virkning ØTG NTG Problem Temperatur Materialer Miljø Mamn Maskiner Metoder Problem Ideer! Virkning Mennesker Temperatur Før standard Standard ØTG NTG For å gjøre prosessen forutsigbar må vi ta tak i variablene som påvirker: Menneske:-riktig person med riktig kompetanse, Metode: -en bestemt og akseptert fremgangsmåte osv. Tid

Kundens stemme og prosessens stemme Hvordan vi arbeider og bearbeider ressurser Produkt eller tjeneste Forandring av behov og forventninger. Måling av resultatet Mennesker Maskiner Materialer Metoder Miljø Prosessens stemme Kundens stemme Inputt: Tilførsler Prosess/system Leveranse Kunder/ brukere

Eksempel aviser Prosessens leveranse Prosessens variabler Utkjøring av aviser I postkassa 05.30 + 30 min Uskadd (aksept 2%) Oppmøte trykkeri før 04.00 Drivstoff: Minimum ¼ tank på bilen Prosessens variabler

Prosesskart Symra Gjester Hovmester Kelner Kjøkken Ankomst Bordsetting Bestilling Hjemreise Betaling Bespisning Velkomst Tilvisning bord og meny Informasjon og bestilling Samvær/drikke Råvare håndtering Forbehandling råvarer Kok/stek Tilberedning Servering Gjøre opp Adjø Gjester Hovmester Kelner Kjøkken

Kontroll (prosessmål) Makro- og mikronivå mikroflyt Nedbrytning Prosess- Kontroll (prosessmål) B A C D Ankomst Bordsetting Bestilling Hjemreise Betaling Bespisning Velkomst Tilvisning bord og meny Informasjon og bestilling Samvær/drikke håndtering Råvare Forbehandling råvarer Kok/stek Tilberedning Servering Gjøre opp Adjø Gjester Hovmester Servitør Kjøkken 1.

Flytskjema arbeidsprosess 4-Apr-17

Analyse av arbeidsprosess Årsaker? Forbedringsmål 4 timer reduksjon 4-Apr-17

Resultatmål og prosessmål HVA Prosessmål HVORDAN Planlegging Innkjøp diverse Kundemottak Bestilling Tilberedning Servering Betaling   1 Delikat måltid Al Dente (riktig kokt) Standard koketid/damping 2 Riktig pris 3 Presis betjening Ventetid servering Maks 25 minutter fra bestilling til servering (+ - 5) 4. Hyggelig atmosfære

Lappeteknikk

Prosessledelse 2: Kontinuerlig forbedring Resultatmål P A S D Kvalitetsnivå S A D P Daglig drift Vedlike- hold Forbedring KF Prosjekt

TURMAT Tydelig - ingen spørsmål Utfordrende - tvinge frem læring Realiserbart - ikke i strid med naturlovene Målbart - utviklingskurve Akseptert - at de som skal nå målene – virkelig vil det Tid satt - start – stopp Eksempel beskrevet i side 31- 36 i læreboken

Kontinuerlig forbedring Introduksjon til KF Kartlegging av nå-situasjonen KF-team Valg av riktig oppgave Grunnleggende statistikk Trinn 1. Planlegging Trinn 2. Datainnsamling Trinn 3. Analyse av grunnårsaker Trinn 4. Forbedringstiltak Trinn 5. Gjennomføring av tiltak Trinn 6. Kontroll av resultater Trinn 7. Standardisering og sikring Trinn 8. Oppsummering og nye KF-oppgaver Denne videoen gir en kort introduksjon til kontinuerlig forbedring og følger heftet ”Kontinuerlig forbedring”.

Team

Forbedringspyramiden Leder- team Oppfølging av KPI-er (3 G) Tverrfaglige KF prosjektteam Kroniske problem Kontinuerlige forbedringer Faste KF-team Kjent årsak? Hverdagsforbedringer Ja Dags/ukemøter Vi-plan 

Utvikling av sterke team Individuell frihet Kollektiv disiplin mot Dialog i laget! Felles spilleregler

Hva er gruppeavtale? Felles standard for atferd og samspill. Det viktigste med gruppeavtalen er at de lages av de som skal leve etter dem. Ingen kan påtvinge en gruppe eller et team bestemte regler. De fire viktigste grunnene:

De fire viktige grunnene Lager kjøreregler for problemer vi vet kan oppstå. Lage regler som bidrar til at hver enkelt medlem får gjort en god jobb Lage regler for å utvikle samspillet i prosjektet og arbeidslaget Lage regler for hvordan vi retter opp uønsket oppførsel

Klima for gjensidig læring Lære av hverandre: Det du er god på, kan også andre bli god på! Finne frem til best mulige løsninger og beste praksis. Bedre benytte hverandres kompetanse og erfaringer

Tre skjær i sjøen Disiplin, Spillerom -spillereglene for ulikheter blir ikke fulgt Spillerom for ulikheter Kommunikasjons skjæret

Opplæring i metodikken

Kontinuerlig forbedring Introduksjon til KF Kartlegging av nå-situasjonen KF-team Valg av riktig oppgave Grunnleggende statistikk Trinn 1. Planlegging Trinn 2. Datainnsamling Trinn 3. Analyse av grunnårsaker Trinn 4. Forbedringstiltak Trinn 5. Gjennomføring av tiltak Trinn 6. Kontroll av resultater Trinn 7. Standardisering og sikring Trinn 8. Oppsummering og nye KF-oppgaver Denne videoen gir en kort introduksjon til kontinuerlig forbedring og følger heftet ”Kontinuerlig forbedring”.

Valg av riktig oppgave KF-oppgave Bedriftens overlevelse Kvalitet KF-oppgave Kostnad Viktig for kundene Bedriftens overlevelse Passe stor (liten nok) Lett å skaffe data 2 måneders prosjekt Kontrollerbar Kjøre løpet selv God signaleffekt God læring PR for KF Leveranse HMS

Kontinuerlig forbedring UCL LCL 1 2 3 Problemløsning 1 2 3 4

Valg av KF oppgave Graf måloppnåelse Graf over måloppnåelse Mål Resultyat Mål Resultat

Entydig problem Ønsket situasjon (Mål) Når skal målet være nådd? Nå-situasjonen

Prioriteringsvindu Effekt Gjennomføring Stor Liten Sein/ komplisert Rask/ Lett å gjennomføre

Motivasjon / begrunnelse De viktige få HVA Forbedring HVORFOR Motivasjon / begrunnelse HVORDAN Tiltak HVOR Sted / område HVEM Ansvarlig NÅR Hyppighet / eksakt tid

KF-verktøy

KF-prosessen Avdeling eller sted Ansvarlig Aktivitet Målet med Plan Do Study Act Aktivitet Målet med aktiviteten Metoder og verktøy som skal brukes Start/stop (Gantt) HVA HVORFOR HVORDAN HVEM HVOR NÅR 1 2 3 4 5 6 Planlegge oppgaven   Samle data om nå-situasjonen Analysere grunnårsak(er) Tiltak Gjennomføring tiltakene Kontrollere resultater 7 Standardisere løsninger 8 Oppsummere lærdommer Actions Study Do PLAN 6

3 G Rapporten og forbedringsprosessen Definer Mål 1 Tregenerasjonsrapport MÅL: Avdeling Beskriv problemet Ansvarlig 2 Problem: Dato: Planlagte tiltak Utført Resultat Nye tiltak Analyser og finn grunnårsakene 3 Problemer (Hva skal vi gjøre) Mål Virke-midler (Hva er utført?) (Graf som viser resultatene (Årsaker til dårlige resultater) (Tiltak for å korrigere) Hvorfor avvik? Finn korrigerende tiltak 4 Gjennomfør tiltakene som planlagt 5 Studer resultatene 6 Dokumenter og velg ny oppgave Bra resultat? Ja 7 8 Nye tiltak 5 Standardiser Ny analyse Nei Hvorfor Nådde vi ikke målet? 3 4 Beskriv nå-situasjonen